對公司內(nèi)部控制有效實施的探討

唐維

摘要：隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的迅速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度逐漸形成，現(xiàn)代化管理體系成為加快企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的一個重要支點。內(nèi)部控制是整個現(xiàn)代管理體系的核心，加強物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制決定著企業(yè)未來的發(fā)展空間。因此物業(yè)公司必須深入了解內(nèi)部控制在公司現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用，提高對內(nèi)部控制的認(rèn)識，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制在企業(yè)發(fā)展中的強大優(yōu)勢和當(dāng)前存在的問題，制定出相應(yīng)策略保證內(nèi)部控制的有效實施，以促進(jìn)物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。文章將以國有物業(yè)公司為例，就企業(yè)內(nèi)部控制的有效實施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司；內(nèi)部控制；現(xiàn)代化管理體系

一、目前國有物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制問題

作為高度專業(yè)化服務(wù)的服務(wù)企業(yè)，國有物業(yè)企業(yè)對制度的要求相當(dāng)高。經(jīng)過30幾年的發(fā)展，相關(guān)政策法規(guī)雖得到不斷完善和改進(jìn)，但是國有物業(yè)公司內(nèi)部制度未能實現(xiàn)與時俱進(jìn)，仍然停留在原始管理模式上。缺少完整有效的內(nèi)部控制體制成為制約國有物業(yè)企業(yè)發(fā)展的重大屏障，整個物業(yè)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和效率得不到實質(zhì)性的突破，各種企業(yè)內(nèi)部關(guān)系混亂得不到有效改觀和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致管理效率相對私營企業(yè)低下。

（一）國有物業(yè)公司對內(nèi)部控制的認(rèn)識和重視不足

國有物業(yè)企業(yè)在管理上一般較為松懈，缺乏市場競爭下的自覺性，在管理上表現(xiàn)為拖沓、滯后、忽視等問題。管理者往往不重視內(nèi)部控制在物業(yè)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用，對內(nèi)部控制的重視程度不足，甚至將內(nèi)部控制視為增加企業(yè)成本負(fù)擔(dān)的累贅。即使一些國有物業(yè)企業(yè)建立了內(nèi)部控制體系，也存在認(rèn)識不足、執(zhí)行不當(dāng)、具體落實困難的問題。在認(rèn)識上，國有物業(yè)企業(yè)認(rèn)為內(nèi)部控制僅僅是從制度上明確企業(yè)部門和員工的職責(zé)，把整個內(nèi)部控制的重心放在了制度建設(shè)上，忽視了內(nèi)部控制是管理的一項具體工作，內(nèi)部控制制度最終必須運用到公司日常經(jīng)營和運轉(zhuǎn)中；在執(zhí)行上，國有物業(yè)公司明顯執(zhí)行力度不足，內(nèi)部控制制度幾乎流于形式，并沒有完全落實到企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制形同虛設(shè)，同時在內(nèi)部控制執(zhí)行中缺乏引導(dǎo)，忽視了內(nèi)部控制是一個循序漸進(jìn)的過程，如建立系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程控制方案和評價考核方案，不但需要大量的時間和精力，而且這些方案還要根據(jù)企業(yè)實際需求和市場發(fā)展變化進(jìn)行完善，并付諸實施；在具體落實上，因為國有物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境較為復(fù)雜，加上落實對象長期受原有管理模式和觀念的影響，整個具體落實面臨的困難更加艱巨。此外，國有物業(yè)企業(yè)為加強內(nèi)部控制在教育培訓(xùn)方面的投入與產(chǎn)出不成正比，雖然在對企業(yè)內(nèi)控相關(guān)部門和員工的專業(yè)化教育培訓(xùn)方面投入相對較多，但是整個教育培訓(xùn)投入所取得的效益并不理想，主要是受企業(yè)管理懈怠和企業(yè)全體不重視的影響，原有的管理理念和模式依然占據(jù)主導(dǎo)地位，內(nèi)部控制管理僅僅的按部就班，并沒有實現(xiàn)和企業(yè)發(fā)展的融合，最終影響企業(yè)的業(yè)績和長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）國有物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全

風(fēng)險評估、信息交流、內(nèi)部環(huán)境、監(jiān)督管理、控制活動是內(nèi)部控制的5大基本要素，要素之間相互協(xié)調(diào)、相互作用。在國有物業(yè)公司實際運營中并沒有將這5大要素系統(tǒng)化，體系建設(shè)缺乏全面性和針對性，并缺乏相關(guān)規(guī)范準(zhǔn)則的有力支撐。一方面，國有物業(yè)公司的內(nèi)部控制僅僅是借鑒其他公司的經(jīng)驗，照搬照抄，內(nèi)部控制制度無法適應(yīng)公司的實際需求，內(nèi)部控制體系與公司不協(xié)調(diào)而出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象；另一方面，公司的內(nèi)部控制體系沒有全面的體現(xiàn)上述5大要素，內(nèi)部控制的全面性無法體現(xiàn)出來，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營管理水平不斷降低，制度約束力逐漸失效。具體來說，內(nèi)部控制體系出現(xiàn)的問題主要有以下幾個方面：1、組織結(jié)構(gòu)不完善。企業(yè)組織設(shè)置沿用傳統(tǒng)物業(yè)公司管理模式，內(nèi)控部門和人員的職能出現(xiàn)缺位、錯位等現(xiàn)象，導(dǎo)致部門中間地帶的工作難以得到有效監(jiān)管和控制，不同崗位間的協(xié)作也存在不和諧的情況。2、權(quán)責(zé)制度不規(guī)范。企業(yè)決策過程不夠規(guī)范、內(nèi)控制度不夠完善，在權(quán)責(zé)審核方面出現(xiàn)“真空地帶”，這無疑會導(dǎo)致事后責(zé)任的推卸，進(jìn)而降低內(nèi)控質(zhì)量。3、財務(wù)管理不到位。物業(yè)企業(yè)在財務(wù)方面并沒有一套完備的制度體系，缺乏對資產(chǎn)的控制，一旦企業(yè)經(jīng)營管理者以權(quán)謀私，將大大增加了資產(chǎn)挪用和侵占的風(fēng)險，給企業(yè)的資產(chǎn)帶來巨大威脅。

（三）國有物業(yè)公司的預(yù)算管理制度不完善

預(yù)算管理和內(nèi)部控制是相輔相成的關(guān)系，預(yù)算編制的效果直接關(guān)系到內(nèi)部控制的最終效果。預(yù)算管理中的預(yù)算編制是一個系統(tǒng)全面的工程，難度系數(shù)較大，尤其對是高度服務(wù)專業(yè)化的物業(yè)企業(yè)。預(yù)算編制的要素主要涉及到公司內(nèi)外部的經(jīng)濟因素，包括公司內(nèi)部經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、未來發(fā)展目標(biāo)、同行公司的競爭、市場變化等。目前物業(yè)企業(yè)的預(yù)算管理缺乏有效的前期調(diào)查研究，內(nèi)部信息收集不足、不全、不準(zhǔn)確，外部信息分析太淺薄、太片面，同時不能將公司的內(nèi)部信息和外部環(huán)境結(jié)合起來。信息的缺乏使預(yù)算編制出現(xiàn)不符合實際的情況，企業(yè)資金的預(yù)算和評估也就失去科學(xué)有效的分析，導(dǎo)致企業(yè)資金利用效率較低，預(yù)算結(jié)果的準(zhǔn)確性也難以得到保障。

二、加強國有物業(yè)公司內(nèi)部控制的方案

（一）提高管理者和員工的認(rèn)識

首先，企業(yè)管理者必須重視內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的重要作用，尤其是在市場競爭不斷加劇的經(jīng)濟背景下，物業(yè)企業(yè)所面臨的問題逐漸凸顯，內(nèi)部控制成為企業(yè)提高競爭力、降低經(jīng)營風(fēng)險的重要手段。一方面，管理者通過制度規(guī)范來明確權(quán)責(zé)關(guān)系和范圍，將制度規(guī)范貫穿于整個企業(yè)經(jīng)營流程，提高經(jīng)營環(huán)節(jié)中部門和人員的責(zé)任意識，避免權(quán)責(zé)關(guān)系混亂，運營失控。另一方面，建立嚴(yán)格的考核制度，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營過程中的問題并做出緊急措施處理，防止運營受阻終斷。

其次，提高部門員工對內(nèi)部控制的認(rèn)識是保證內(nèi)部控制措施有效實施的重要前提。員工的內(nèi)部控制意識主要從以下兩個方面解決：一是，完善內(nèi)部控制下的運營流程，在保證運營流程不影響整體公司運轉(zhuǎn)的情況下簡化流程，使流程方便快捷，便于員工準(zhǔn)確把握運營流程、掌控各個細(xì)致環(huán)節(jié)，從而為員工創(chuàng)造認(rèn)識內(nèi)部控制的經(jīng)營環(huán)境；二是，通過制度宣傳、規(guī)范教育、控制技巧等手段來增強員工內(nèi)部控制的意識，提高員工內(nèi)部控制的執(zhí)行能力，主要方式有：制度手冊的制作和發(fā)放，開展不定期的教育培訓(xùn)，內(nèi)部控制執(zhí)行效果考核等，最終使部門和員工能在制度范圍內(nèi)展開工作，有效避免工作風(fēng)險，提高工作效率，構(gòu)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

（二）建立完善的內(nèi)部控制體系

公司組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是內(nèi)部控制建立的前提。因此必須首先完善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，合理分配企業(yè)職能，科學(xué)界定機構(gòu)職權(quán)，使企業(yè)相關(guān)條線部門和居民區(qū)物業(yè)管理經(jīng)理各司其職，而又相互協(xié)作和制約。在保證組織結(jié)構(gòu)合理的前提下，建立健全內(nèi)部控制體系。如，實施輪崗制度，即將工作交予兩個及以上的人來完成（非共同完成此工作），當(dāng)其中一個人在開展工作的同時，其他人負(fù)責(zé)監(jiān)管和控制，從而有效防止違規(guī)行為，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制不善的問題。

對企業(yè)資金采用集權(quán)式管理，控制企業(yè)的資金命脈，有效收集和利用閑置資金，提高資產(chǎn)的使用效率，避免資金浪費和資金流失。同時加強實物監(jiān)管，建立健全實物安全管理制度，確保企業(yè)固定資產(chǎn)的安全。

（三）加強預(yù)算管理，提高預(yù)算編制效率

提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確度，發(fā)揮預(yù)算管理在內(nèi)部控制中的重要作用。1.信息量化：通過對企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營狀況和未來發(fā)展情況的有效量化，準(zhǔn)確分析出經(jīng)營、財務(wù)等活動的動向，并且對分析結(jié)果做出相應(yīng)的管理計劃，實現(xiàn)對企業(yè)現(xiàn)在和未來的控制，從而為企業(yè)部門提供執(zhí)行方向和目標(biāo)，進(jìn)而增強預(yù)算管理的控制力和約束力。量化，即會計信息的統(tǒng)計和處理，會計信息反映的是公司近期經(jīng)營狀況，準(zhǔn)確的會計信息能保證預(yù)算的針對性和有效性。量化的經(jīng)營信息不僅能有效控制當(dāng)下的經(jīng)營進(jìn)程，還能對未來發(fā)展方向、投入力度和實際運轉(zhuǎn)做出合理預(yù)測，制定出準(zhǔn)確的預(yù)算編制。2.預(yù)算流程：除了預(yù)算信息的準(zhǔn)備外，把握預(yù)算流程成為保證預(yù)算編制效率的重要方面，如財務(wù)預(yù)算中需要將財政資金和自有資金區(qū)分開來，分別進(jìn)行預(yù)算評估。預(yù)算流程的簡便和嚴(yán)謹(jǐn)能為預(yù)算管理減輕很多工作量，對預(yù)算準(zhǔn)確性也有極大是保障作用。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：上海曹楊物業(yè)有限公司）