現代檔案管理必須保證電子檔案的真實性

姚葶

摘 要：本文強調的是檔案管理現代化的發展趨勢是走電子檔案的管理方式，所以要求必須保證電子檔案的真實性。

關鍵詞：現代檔案管理;電子檔案;真實性

隨著信息技術的迅猛發展，電子檔案作為新的檔案載體已得到了普遍的關注與重視。特別是加強電子檔案的管理。為了配合全國發展計劃的落實，同時也為了盡快地提高檔案的服務效率，要求檔案管理要引進現代化管理手段——采取電子檔案的管理方式。這里以城建檔案為例加以說明。

作為城區檔案，不同于其他檔案形式，它不僅記載了城市建設各項活動的經驗及技術成就，而且是舊城面貌的歷史見證，是城市發展改造不可缺少的權威憑證和城市建設管理的可靠依據。

由此可見，城區檔案管理的重要性是不言而喻的。就目前城建檔案現狀而言，基本上都屬于傳統的紙質檔案管理，在歸檔、查檔方面工作量極大，如果全面實施電子檔案管理則會大大提高工作效率，節約勞動時間。但是由于電子檔案的信息都是以數碼方式存在，具有信息與載體的分離性、信息的物理結構與邏輯結構的差異性、可變性及相對獨立性，因此它不再具有傳統意義上的原始性，這樣以來，電子檔案的易修改特征對我們城建檔案的價值體系就產生了極大的影響。

如何保證城建電子檔案的真實性，筆者認為，除了要從法律法規方面加以保護以外，還應從技術措施方面著手，建立完整的保障體系，保證城建電子檔案的真實性，使之能夠健康有序的發展。

真實性是檔案的生命線。城建電子檔案的真實可靠性就存在于人機兩方面：

首先，從“人”的角度講，由于城建電子檔案的管理工作必須要有計算機操作人員參與，那么操作人員的主觀意志、客觀技術能力等諸多因素都可能在不同程度上影響計算機系統的運行，影響城建電子檔案的真實性。

其次，從另一方面“機”的角度講，由于計算機系統并非不可侵犯，目前已經進入互聯時代，就連世界上最機密的情報網站都經常有黑客光顧，所以，有計算機的侵襲，就要有計算機的反侵襲，我們要在城建電子檔案的設置程度上采取嚴密的高技術手段，防止這種現象的發生。

再有涉及計算機，還要防范計算機病毒，我們要防止病毒造成城建電子檔案的信息混亂或丟失，這些都是需要從信息技術的角度解決，所以，我們既要提高檔案操作人員的綜合素質，同時，還要從電子技術方面尋求突破，來確保城建電子檔案的真實性。

一、提高操作人員的素質

由于城建電子檔案屬于高科技的產物，所以原有的檔案操作人員的工作手段已經遠遠不能適應城建電子檔案的管理工作，這就要求大力提高操作人員的素質。這并不是簡單地要求工作人員會操作計算機就可以，這需要其具備多方面知識的綜合素質。因為，城建電子檔案的管理，涉及到電子計算機軟、硬件及網絡技術、信息處理技術、文件檔案管理的基礎知識以及相應的法律知識、外語知識等，只有具備這樣素質的操作人員才能勝任城建電子檔案的管理工作，才能適應發展中的信息時代。

二、所輸入城建檔案來源必須是真實的

在建立城建電子檔案時，必須要保證原始的檔案憑證是真實的，來源是真實的，城建檔案信息轉換成機讀格式的過程也是真實的，這樣就能為城建電子檔案的真實性把好第一道關，杜絕虛假的檔案資料。

三、城建電子檔案真實性的技術控制

首先，在城建電子檔案的防盜技術控制方面，我們要對城建電子檔案修改復制技術嚴格控制，如對城建檔案代碼加密、設置簽發密碼口令等，就可以保證檔案信息的保密性，防止信息會被非法修改或非法截留、破壞。

其次，在城建電子檔案傳遞的技術控制方面要采用（ ARQ）自動重發請求等差錯控制技術，在應用軟件中提供密碼保護自動加密及在操作系統中采取“密鑰”控制等手段。

最后，在城建電子檔案利用的控制方面，我們要對系統訪問權限加以控制，限制利用者身份、保障城建電子檔案不被入侵、破壞。城建電子檔案必須保留背景信息，一旦檔案被破壞可提供發現機制，并控制到最小程度，實現城建電子檔案的外部安全和完整。

四、關于城建電子檔案格式轉換技術控制

城建電子檔案的產生就要區別于紙質等傳統檔案所歸檔的方式，城建電子檔案是由簡單的二進制代碼組成，它的原始記錄符號只有“O”和“1”，所以對格式轉換技術加以控制，在城建電子檔案系統設備升級過程中，保持系統兼容性、通用性，達到電子檔案格式轉換的“無縫鏈接”，保持電子檔案的真實、可靠性。

五、關于城建電子檔案的防病毒、防黑客技術

計算機病毒是一種惡意程序，它通過不同的途徑潛伏或寄生在系統的正常程序或存儲媒體里，當某種條件或時機成熟時就會滋生并感染系統，使信息資源受到不同程度的損害。

目前，計算機病毒的危害越來越大，輕者占用系統資源，影響運行速度，重者破壞系統文件和數據，甚至使系統癱瘓，無法正常工作。而計算機黑客，是指有造詣的電腦程序設計者，而現在專指在計算機網絡中那些利用自己掌握的技術，偷閱、篡改或竅取他人的機密數據資料，甚至在電腦網絡上進行犯罪活動的人。

作為城區檔案，不同于其他檔案形式，它不僅記載了城市建設各項活動的經驗及技術成就，而且是舊城面貌的歷史見證，是城市發展改造不可缺少的權威憑證和城市建設管理的可靠依據。

據了解，在我國負責提供國際互聯網接入服務的單位，絕大多數都受到過黑客的攻擊和侵入。所以，我們在城建電子檔案的管理工作中，要加強反病毒技術研究，開發功能強大、完善、智能化的反病毒軟件，以達到保證城建電子檔案的安全、保護城建電子檔案的目的。