淺談人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展管理策略

文/長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)絡(luò)與信息中心 熊沈凡

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淺談人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展管理策略

文/長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)絡(luò)與信息中心 熊沈凡

【摘要】本文首先闡述人事檔案的定義，然后分析當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，最后根據(jù)實(shí)際情況分析人事檔案管理的發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理策略；現(xiàn)狀

人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源工作中非常重要的組成部分，如何做好人事檔案管理，對(duì)更好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的新環(huán)境具有非常重要的作用。但是，在我國(guó)當(dāng)前人事檔案管理中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的需求，亟須采取相應(yīng)的措施解決。筆者從當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題出發(fā)，并分析人事檔案管理的發(fā)展策略，以便為今后企事業(yè)單位的人力資源管理提供重要的依據(jù)。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

所謂人事檔案就是將一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等多種情況記錄下來(lái)的文件資料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。

目前，人事檔案管理的現(xiàn)狀具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是以人為本的理念不斷深入。人事檔案涉及的內(nèi)容多，涉及的面較廣，所以加強(qiáng)人事檔案管理是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。人事檔案管理既包括宏觀方面，也涉及到微觀方面。因此，在人事檔案管理過(guò)程中，必須堅(jiān)持以人為本的理念原則。二是工作隊(duì)伍整體素質(zhì)不斷提升。隨著人事檔案管理工作的不斷深入，人事檔案管理隊(duì)伍不斷壯大，綜合素質(zhì)不斷提高，管理人員的整體素質(zhì)和整體穩(wěn)定性較強(qiáng)。三是人事檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化。所謂人事檔案管理現(xiàn)代化，主要是將現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)用到人事檔案管理工作中，能夠在一定程度上提升人事檔案管理工作效率。目前，在現(xiàn)代信息化時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，在較大程度上擴(kuò)大了人事檔案資料的利用范圍和服務(wù)水平。四是人事檔案管理制度基本社會(huì)化。當(dāng)前各個(gè)單位與個(gè)人根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī)，在堅(jiān)持平等自愿和協(xié)商一致的基礎(chǔ)上，簽訂了聘用合同，確定了單位和個(gè)人的聘用關(guān)系，能夠充分調(diào)動(dòng)起工作人員的積極性和創(chuàng)造性。同時(shí)，通過(guò)大力開(kāi)展人事檔案管理代理制，在較大程度上實(shí)現(xiàn)了人才資源的優(yōu)化配置。

二、目前人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。目前，在人事檔案管理工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠，簡(jiǎn)單地認(rèn)為人事檔案管理只要不泄露秘密，不丟失文件，能夠合理應(yīng)對(duì)查檔和工作人員外調(diào)工作即可。因此，在當(dāng)前人事檔案管理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注度較低，經(jīng)費(fèi)投入較少，人事檔案管理室建設(shè)不規(guī)范，從而嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）人事檔案管理人員工作素質(zhì)較低。在當(dāng)前各個(gè)單位人事檔案管理過(guò)程中，由于管理人員的入職門(mén)檻較低，很多管理人員的管理水平較低，管理手段較為落后，無(wú)法較好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，一些單位人事檔案管理人員更換較為頻繁，部分新人尚未接受工作培訓(xùn)就參與到人事檔案管理中，對(duì)人事檔案管理工作的重要性、主要要求內(nèi)容和業(yè)務(wù)都不了解，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開(kāi)展。除此之外，由于部分人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，無(wú)法較好地推進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，人事檔案管理內(nèi)容不完整，整合不規(guī)范，在較大程度上影響了人事檔案管理的利用效率。

（三）人事檔案管理內(nèi)容單一、手段陳舊。目前，在一些單位人事檔案管理過(guò)程中，管理內(nèi)容較為單一，管理手段陳舊。同時(shí)，在當(dāng)前各個(gè)單位的人事檔案管理過(guò)程中，一般政治性材料多，而反映檔案管理工作人員工作業(yè)績(jī)的材料較少，部分檔案資料信息不真實(shí)，在一定程度上增加了人事檔案管理的難度。除此之外，部分單位人事檔案資料在歸檔和整理的過(guò)程中不規(guī)范，存在資料檔案褪色、字跡擴(kuò)散等問(wèn)題，這對(duì)人事檔案長(zhǎng)時(shí)間保存較為不利。

（四）人事檔案管理的信息化技術(shù)含量低。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)逐漸滲透到人事檔案管理中，人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，而部分單位人事檔案管理的信息化技術(shù)含量較低，無(wú)法充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。這樣的現(xiàn)象影響了人事檔案管理的效率，部分資源浪費(fèi)較為嚴(yán)重。

三、人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）人事檔案管理現(xiàn)代化。在單位人事檔案管理事業(yè)快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多，數(shù)量急劇增長(zhǎng)，增加了檔案資料保管和利用的難度。但是，人事檔案管理現(xiàn)代化，主要是通過(guò)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備處理人事檔案資料，傳遞人事檔案信息，在一定程度上節(jié)省了人事檔案管理的時(shí)間。同時(shí)，通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)硬件設(shè)備，依托電子信息技術(shù)管理個(gè)人資料，構(gòu)建起準(zhǔn)確完善的人事資料信息數(shù)據(jù)庫(kù)，合理地將紙質(zhì)檔案和電子檔案管理結(jié)合起來(lái)，較好地解決了當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題，為提升人事檔案資料利用效率創(chuàng)造了良好的條件。

（二）人事檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前，人事檔案社會(huì)化管理的目標(biāo)之一就是整合人才信息資源。其中，人事檔案信息既包括本地的人才信息和資源，也包括其他地區(qū)的人才信息，所以依托信息技術(shù)，快速整合人事檔案資源，能夠較好地實(shí)現(xiàn)人事檔案資源信息整合的目的。其中，除了應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)備之外，還需要制定一套完善的管理制度，逐漸形成一套適合現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方法，從而保障人事檔案管理制度更加嚴(yán)謹(jǐn)完善，最大限度發(fā)揮人事檔案管理工作在人

力資源管理工作中的作用。

（三）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。所謂人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化就是在人事檔案管理電子信息化技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格遵守人事檔案管理的內(nèi)容，充分利用人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)條件，較好地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享。因此，在人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理中，應(yīng)該統(tǒng)籌思考，賦予具備人事檔案保管權(quán)利的部門(mén)相應(yīng)的權(quán)限，以此規(guī)范人事檔案資料查閱。同時(shí)，由于現(xiàn)代社會(huì)管理的科學(xué)化，所以更需要構(gòu)建起一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，強(qiáng)化人事檔案管理人員培訓(xùn)，以便更好地適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理工作的需求。

四、結(jié)論

在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，也是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。由于當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。因此，本文筆者根據(jù)存在的問(wèn)題，提出人事檔案管理以后的發(fā)展趨勢(shì)，詳細(xì)分析了當(dāng)前人事檔案管理的目標(biāo)和改革方向，為之后人事檔案管理工作提供了重要的理論依據(jù)。因此，只有不斷探究，清晰地認(rèn)識(shí)到所存在的問(wèn)題，才能夠促進(jìn)人事檔案管理更好地為社會(huì)服務(wù)。

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