建筑施工企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新研究

文/長治市城市建設檔案館　陳美

建筑施工企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新研究

文/長治市城市建設檔案館陳美

【摘要】在信息高速化發(fā)展的今天，信息化管理顯得尤為重要，而檔案又是記錄企業(yè)發(fā)展過程的重要信息文件，它的有效化管理對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、管理提升、經濟效益增長有著重要作用。但是目前我國建筑施工企業(yè)對檔案信息化的管理不夠到位，存在著很多諸如管理缺失、創(chuàng)新不夠等問題，這些問題使得檔案無法在企業(yè)管理中最大化的發(fā)揮它的作用，甚至引起企業(yè)檔案收集困難、利用更難的后果。當今社會，信息化越來越普及，施工企業(yè)如果可以更好地利用信息化管理，就可以獲得更好的發(fā)展機會，擁有更廣闊的市場。傳統(tǒng)的手工錄入的方式已經不適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展方式，需要采取利用現(xiàn)代網絡技術、通信技術、計算機技術等現(xiàn)代信息技術手段來替代傳統(tǒng)的方式，以此解決信息的采集、加工和利用問題，提高檔案管理效率。筆者就建筑施工企業(yè)檔案信息化管理建設創(chuàng)新問題提出幾點建議，僅供業(yè)內人士參考。

【關鍵詞】建筑企業(yè)；檔案信息化；管理創(chuàng)新

一、建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀和問題

（一）在進行檔案信息化建設初期階段，對其調研力度不足。目前，我國建筑施工企業(yè)普遍存在在開展企業(yè)檔案信息化建設工作前期，對檔案信息化建設調研不充分的問題。因此，如果企業(yè)對檔案信息資源進行合理科學的分類、整合、進行檢索以及編碼工作，就可以很容易形成一套有效的管理企業(yè)信息檔案的規(guī)章制度，從而從真正意義上形成數(shù)字化檔案信息管理庫，做到真正的利用電子計算機進行檔案信息的管理，實現(xiàn)檔案信息化。有數(shù)據(jù)顯示，目前我國只有2%的企業(yè)能夠使用計算機進行企業(yè)檔案信息等相關數(shù)據(jù)的管理。由此可見，建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫是建筑施工企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的前提。檔案信息化建設的成功更有利于企業(yè)更好的收集、處理、積累具有信息價值的龐大的檔案數(shù)據(jù)。因此在檔案信息化建設初期，要加強對其調研。

（二）對檔案信息化建設重視力度不夠，針對性不強，檔案從業(yè)人員業(yè)務水平參差不齊。在我國建筑施工企業(yè)中，檔案信息化建設受到很多企業(yè)內部因素的影響，比如高層領導不夠重視，導致協(xié)調溝通不到位，又如檔案人員對檔案的管理能力不夠好，對檔案信息化建設的重要性認識不足，單純認為檔案管理工作只是簡單的對工程檔案進行收集、整理、歸檔、保管，因而不需要太專業(yè)的知識和專業(yè)人才，導致檔案管理人員專業(yè)知識水平不高、業(yè)務水平偏低、來源雜亂，這對檔案信息化管理建設有很大的阻礙作用。

（三）檔案信息化的探索、開發(fā)和建設傳統(tǒng)化。目前國內大多數(shù)建筑施工企業(yè)檔案信息化的開發(fā)都流于“表層化”，仍然以比較簡單的介紹、匯編和存儲為主。比如在數(shù)字化的掃描或者目錄錄入方面，只是由傳統(tǒng)方式轉變?yōu)閿?shù)字化的網絡化的保管，在建立開發(fā)的工作中，更多的是改變了檔案信息存儲方式，沒有從根本上改變，沒有實質上的突破，甚至有一些企業(yè)的檔案管理人員從不進行檔案的編研及相關的檢索工作，至于具有綜合性、專題性的檔案信息化的調研更是少之又少，甚至沒有。

二、關于解決建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的方案

（一）通過幾種手段提高建筑施工企業(yè)的信息化，加強對企業(yè)檔案信息化的管理。加強對檔案信息管理人員的培訓。對工作人員的培訓，要有針對的根據(jù)建筑企業(yè)檔案的實際情況進行，要著重于計算機、網絡與應用系統(tǒng)等方面的相關知識與操作的培訓。同時也要加強企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護人員的培訓，這其中包含：數(shù)據(jù)的管理、各個業(yè)務模塊使用權限的控制以及意外事故的處理等。

加強建立檔案移交、管理分類方案。對于工程項目竣工檔案，集團公司檔案管理部門要形成一整套的收集、整理、移交規(guī)范。對企業(yè)檔案、文件的分類以及其組卷原則，都要有統(tǒng)一的要求。

（二）從頂層設計入手，同時培育復合型人才，積極建設并完善企業(yè)檔案信息化管理。將檔案信息化管理規(guī)劃到企業(yè)的發(fā)展中去，依照國家及行業(yè)的規(guī)劃，同時結合企業(yè)自身檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀，制定切合實際的的發(fā)展檔案信息化發(fā)展規(guī)劃?？傮w規(guī)劃要從信息化現(xiàn)狀、建設目標、系統(tǒng)構架、行動路線、與企業(yè)信息化的關系等方面出發(fā)，既要有短期要求，又要保證檔案信息化工作的長期目標，使檔案信息化不盲從、雜亂。

要加強基礎理論、業(yè)務技能的培訓，提高對企業(yè)檔案管理人員學歷要求、專業(yè)對口性要求。加強對相關人員現(xiàn)代化信息技術方面的培訓，在恰當?shù)臅r機引進專業(yè)人才，增強團隊實力，為企業(yè)更好地服務。

（三）在檔案信息化建設中引進新的方法，用應用來促進檔案信息化管理的建立。改變企業(yè)檔案一歸檔、保管工作為主的局面，注重檔案的應用、擴展范圍，提高員工參與檔案管理的比例，形成全員參與的好局面。同時應用更加專業(yè)檔案管理方法，充分利用IT新技術。

三、結束語

企業(yè)檔案信息化是一項系統(tǒng)而又全面具體的工程，利用好這項資源有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，更好的創(chuàng)造經濟效益，為企業(yè)的改革發(fā)展創(chuàng)造動力。

參考文獻：

[1]馬春慧.我國建筑企業(yè)檔案信息化建設[J].黑龍江科技信息,2011,(18).

[2]魏麗.加強建筑企業(yè)檔案信息化管理之我見[J].城市建設理論研究（電子版）,2013,(12).