對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

文/鄖陽(yáng)師范高等專(zhuān)科學(xué)校　萇燕

對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

文/鄖陽(yáng)師范高等專(zhuān)科學(xué)校萇燕

【摘要】推動(dòng)高校人事檔案的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，也是體現(xiàn)高校管理和服務(wù)水平的重要標(biāo)志。因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)在高校檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用，充分發(fā)揮其管理效率顯得十分必要。本文立足于當(dāng)前高校在檔案管理方面的信息化建設(shè)現(xiàn)狀，簡(jiǎn)要分析其存在的問(wèn)題，著重從系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍、工作機(jī)制、資源共享等方面對(duì)高校檔案管理的信息化建設(shè)展開(kāi)思考，希冀能夠?yàn)橥苿?dòng)檔案信息化工作提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；思考

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案管理工作迎來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。推動(dòng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的便捷化和效率化，在很大程度上體現(xiàn)著高校的管理和服務(wù)水平，有利于推動(dòng)檔案管理工作踏上新臺(tái)階。因此，加快高校檔案管理的信息化建設(shè)步伐，推動(dòng)檔案管理水平的跨越式發(fā)展，在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下顯得日益迫切。本文研究立足當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合前人有益經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校檔案如何加快信息化建設(shè)進(jìn)程與水平進(jìn)行思考。

一、我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

所謂檔案管理信息化，就是將網(wǎng)絡(luò)信息化手段運(yùn)用到檔案管理中去的過(guò)程，通過(guò)科學(xué)合理的配置、開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，提高檔案利用率。我國(guó)高校對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理始于20世紀(jì)90年代，到目前為止也取得了不小的成績(jī)。各地高校在檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展方面持續(xù)投入資金，一些重點(diǎn)高校如清華、北師大積極開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，已取得可喜成就。但是由于存在發(fā)展時(shí)間短及經(jīng)驗(yàn)不足等現(xiàn)實(shí)因素，我國(guó)高校在檔案管理信息化的過(guò)程中仍存在不少問(wèn)題亟待解決，如對(duì)高校檔案信息工作重視力度不足、檔案管理人員素質(zhì)普遍較低、缺乏資源共享理念以及數(shù)據(jù)庫(kù)與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)等。

二、高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

高校檔案管理過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題，很大程度上放緩了其信息化建設(shè)的步伐。我們迫切需要從以下幾方面著重思考，以推動(dòng)信息化管理的快速發(fā)展。

（一）建立健全高校檔案信息管理系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)適應(yīng)高校檔案管理的信息化系統(tǒng)軟件有利于對(duì)檔案工作管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，具備方便、快捷、高效的特點(diǎn)。這就要求各高校或相關(guān)部門(mén)積極研發(fā)適用于高校檔案管理的軟件系統(tǒng)，并加強(qiáng)檔案系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范統(tǒng)一化，方便資源共享。尤其在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)方面，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量更新工作和維護(hù)工作，使得數(shù)據(jù)在完整性和質(zhì)量上能夠及時(shí)完善。

（二）加強(qiáng)高校檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案管理信息化建設(shè)水平的高低除了表現(xiàn)在信息管理系統(tǒng)本身之外，還取決于信息化專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的構(gòu)建。首先，檔案工作者需要具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)、技術(shù)水平，能夠順利開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)在實(shí)踐過(guò)程中不斷更新自身知識(shí)儲(chǔ)備，做到與時(shí)俱進(jìn)，活到老學(xué)到老；其次，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，提高信息化人才技術(shù)水平，更新工作理念。在這個(gè)過(guò)程中，要培養(yǎng)主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)進(jìn)步的精神，滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的檔案信息用戶(hù)要求，通過(guò)打造高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

（三）完善高校信息化工作機(jī)制。加快建立和完善當(dāng)前高校檔案的信息化工作機(jī)制，可以有效推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展。在網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的大背景下，創(chuàng)新適合于高校檔案管理的工作機(jī)制，以“職責(zé)分明，齊抓共管”為管理理念，做好檔案管理的源頭工作；同時(shí)，在國(guó)家層面，要積極推動(dòng)相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)，以立法形式做好檔案管理的監(jiān)督工作，保證檔案信息管理順利進(jìn)行。另外，針對(duì)檔案管理人員可能出現(xiàn)的惰性問(wèn)題，要相應(yīng)地建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)定期考核，激發(fā)工作動(dòng)力，有力推動(dòng)檔案工作的開(kāi)拓創(chuàng)新。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享。對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的初衷除了管理方便外，還必須要做到在整個(gè)系統(tǒng)之內(nèi)能夠達(dá)到資源的合理配置，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享。考慮到網(wǎng)絡(luò)資源的復(fù)雜性，要著重建立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的高校檔案網(wǎng)絡(luò)，有效協(xié)調(diào)高校檔案信息，通過(guò)統(tǒng)一的規(guī)章制度達(dá)到對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的合理配置，方便為學(xué)生、老師以及全社會(huì)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)水平。而只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫(kù),才能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。

總之，高校檔案管理信息化的提升不是一蹴而就的，離不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的健全、專(zhuān)業(yè)人員的優(yōu)化以及工作機(jī)制的完善。加快高校檔案管理的信息化進(jìn)程是社會(huì)發(fā)展的需要也是信息化時(shí)代的要求，全國(guó)各高校要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的必要性和迫切性，轉(zhuǎn)變思想、改革創(chuàng)新，從信息管理系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)、工作機(jī)制、信息共享等多方面入手，為高校教育和科學(xué)研究做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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