基于網絡普及化高校電子檔案管理研究

文/河南城建學院　李熙利

基于網絡普及化高校電子檔案管理研究

文/河南城建學院李熙利

【摘要】隨著我國進入信息技術發展時期，各個行業和企業發展都將信息化作為發展的基本目標，網絡技術已經成為行業的優勢競爭力。我國高校同時也進入了政務電子化時代，對學生信息和檔案管理工作也是以信息技術作為支撐，構建學生、教師檔案管理電子化成為當前各大高校檔案管理的重要工作目標。但就當前情況來看，我國高校忽視對電子檔案系統的建設，各項工作的進程開展都十分緩慢，而且各大高校之間的電子檔案管理系統發展不平航。本文根據高校學生檔案管理的必要性進行分析，以育人目的和服務學生為角度進行分析，重點從高校學生電子檔務系統建設模式方面進行研究，探索高校學生檔務工作的新思路。

【關鍵詞】電子檔案；網絡環境；高校；措施

信息技術時代給大眾的生活、工作都帶來巨大的影響，檔案管理的電子化也應運而生。具體來看電子檔案主要是網絡信息化的產物，當前理論學界對其沒有一個統一的界定，電子檔案主要是以信息技術和網絡技術作為技術支撐，通過對檔案信息內容進行電子處理，對電子信息進行收集、處理、存貯，通過網絡平臺進行傳輸和共享利用，以實現檔案信息內容共享的最大的檔案。本文將對網絡環境下高校電子檔案進行管理必要性進行分析，提出依托當前高校已有的網絡管理平臺進行電子檔案管理，通過新興網絡技術進行高校電子檔案管理系統構建，學校也需要進行相應的制度建設。

一、網絡環境下高校電子檔案管理的必要性

（一）提高高校電子檔案管理的技術性。當前信息技術作為各個行業發展的關鍵技術，不僅對企業生產帶來了巨大影響，而且影響到了大眾生活。正是因為信息技術的高速發展，這對高校檔案管理帶來了新的挑戰：第一，因為網絡時代的普及，信息的傳遞和儲存都發生了巨大的變化，所以這對傳統的高校檔案管理方式帶來了挑戰。因為校園網絡平臺的構建，校園教師和學生對檔案管理信息的需求增長了，除此之外，因為對一些文書檔案資料的查找需求增加，書面的檔案材料已經有效地實現檔案信息的供銷，這里就需要將校園的檔案信息內容進行電子處理和轉化，這更要求高校電子檔案管理需要向信息技術化、網絡化方向發展。第二，因為高校電子檔案安全保障的需求。電子檔案雖然提高了資源的共享性，方便了大眾進行信息的獲取，但是其中存在的技術和安全隱患也是不可忽視的，這里需要高校檔案管理機構及時的更新技術，適應信息技術發展對高校檔案管理提出的新挑戰。

（二）明確高校電子檔案管理的基本目標。高校進行電子檔案管理也是為了適應當前高等教育的改革，我國為了推進高等教育的高速發展，對教育內容進行了一定的改革，例如，很多專科院校幾年都升成了本科高等院校，這里進行的升格對咬對各個方面進行全面的評估；因為為了提高當前高等院校的教學質量，教育部分會定時對高校的辦學情況和辦學條件進行檢查；當前我國高等教育進入了高速發展時期，校園的規模都不斷擴展，學校的教師人數和招生人數都大幅增加，同時這也對學校的內部管理提出了新的要求，管理任務的難度大大增加了，特別是在檔案管理方面，因為學生人數大大增加，根據電子檔案的特性來看，方便存貯所以能夠解決學生人數增多帶來的書面文件保存困難，能夠提高檔案管理效率。從這個角度來看，這檔案管理的電子化能夠讓高校電子檔案適應當前高等教育的發展趨勢。

（三）服務高校教育教學。基本上高校的教育、教學都是通過對學生教育實現，廣義上的教育教學包括了四個方面的內容，教育培養、管理培養、服務培養、環境培養，從教育培養來看，主要責任主體是高校教師，因為教師需要制定專門的課程目標和學習內容，同時還要控制學生的學習進度，登陸特定平臺進行成績評估；[5]從管理培養來看，高校需要對大學生發展的基本情況有個系統的了解；從服務培養方面來看，高校要對內部服務設施進行維護，同時了解學生基本服務需要；從環境培養來看，高校主要是通過學院的各種活動和獎勵以及文體活動檔案對大學生全方面發展進行促進。這幾個方面的培養里面都包含了電子檔案的運用，例如教師的成績登錄會影響到學生的評優，還有文體活動以及學校榮譽也會記錄到電子檔案中，而且基本信息是教師和學生共同享有，這能夠一定程度促進高校育人目標的實現。

二、加強網絡環境下高校電子檔案管理的措施

（一）高校電子檔案管理系統的開發與完善。高校電子檔案管理系統的開發主要就是通過計算機網絡對電子檔案進行體系化的管理，這里需要各大高校根據本校的檔案管理需求，開發技術成熟、平臺穩定的電子檔案管理系統。具體來看，電子檔案管理包括了軟件系統、硬件系統，系統開發與完善也主要是針對這兩個系統，軟件系統主要管理系統建立，這主要是包括了查詢軟件系統的涉及和管理端口；硬件的系統的建立包括了網絡服務器、輸入設備、存儲設備、輸出設備、計算機。除了兩個基本系統的構建，還需要各大高校根據電子檔案的類型進行立卷歸檔、查閱等內容設置不同的查閱權限，根據這個基本學校再進行電子檔案的管理、使用和存儲，最終目的都是為了提高高校電子檔案改的管理效率。

（二）提高高校電子檔案的保密性和安全性。電子檔案存在的主要風險就是電子檔案的以被轉移和泄露，所以電子檔案管理的安全和保密都對高校電子檔案管理工作提出了新的要求，這對電子檔案的真實性、一手性有著重要的影響。所以各大高校都在這兩個方面做出了工作改進：第一，高校需要提高檔案管理人員的安全風險意識，強化管理人員的保密責任；第二，因為電子檔案的還是有一定的載體，具體考慮到了磁盤、光盤等物質存貯容易受到物理性的損害，所以為了防止丟失和損壞，學校都要及時備案。

（三）促進高校電子檔案管理與紙質和實物檔案。結合傳統檔案管理工作的優勢管理方法，雖然檔案管理的電子化已經成為不可逆的趨勢，但是不能完全摒棄紙質檔案以及其他實物檔案。因為比較起電子檔案來看，紙質等檔案載體還是有著不可忽視有點，其檔案信息表現直觀，而且實物檔案能夠讓人更加直接的獲得信息，同時有著較長的保存期限，環境安全性比較能保證。所以，高校在進行檔案管理的時候可以結合這兩類檔案管理的優勢，特別彌補高校電子檔案的存在的功能缺陷，提高電子檔案管理工作的可操作性和安全性。高校可以從以下幾個方面進行優勢互補：第一，具完善各類檔案的分類與代碼編制，讓紙質檔案編號與電子檔案連接起來，不斷的升級電子檔案的文件版本；第二，將電子檔案信息庫的目錄與紙質檔案關聯起來，提高用戶的查閱效率；第三，文字內容的紙質檔案進行電子備份，保證紙質檔案的安全；第四，保存好現有的紙質和實物檔案，留住珍貴史料，做好檔案編研及利用工作。

高校檔案電子化管理離不開國家到地方以及高校自身的配套制度的完善，從人、財、物、技術提供基本的供給，全國范圍內的高校電子檔案管理系統建設也是十分必要的，這也是為了提高高校管理的技術化和現代化。本位針對當前網絡環境普及的情況，分析了高校電子檔案管理的必要性分析，同時提出一些管理對策，以對我國高校電子檔案的管理工作起到借鑒和幫助。

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