對提升高校網上報賬效率的思考

何志勤

摘 要：隨著國家教育經費投入比例的提高，科研經費量的激增，招生規模擴大帶來的事業收入增加，新校區建設貸款投入等，高校財務呈現資金來源渠道多元化，經濟活動多樣化的特點。財務人員報賬的難度和工作量日益加大，網上報賬的出現得到了越來越多高校的推崇，但同時也出現了諸多的問題，如何提升高校網上報賬效率，是亟待解決的問題。文章通過對高校網上報賬的流程、優點及存在問題的思考，提出解決的對策，以期提高網上報賬效率，促進財務管理。

關鍵詞：高校 網上報賬 效率提升

中圖分類號：F234

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-125-02

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》提出：到2020年，基本實現教育現代化，高等教育毛入學率達40%，高校辦學規模仍處于不斷擴大階段，隨之而來的是高校財務收支的復雜性和多樣性，在財務人員編制有限的情況下，報賬的難度和工作量與日俱增;多校區辦學，又使得報賬人員報賬路途上的耗時以及現場報賬排隊等候的時間延長，報賬難，難報賬的怨言與日俱增。與傳統的柜臺報賬方式相比，網上報賬實現了無時間、地點限制，不與財務人員見面即可完成報賬工作。網上報賬的方便、快捷得到越來越多高校的推崇，但在實施網上報賬后也顯現出了許多問題，使財務管理工作面臨新的挑戰。

一、高校網上報賬的基本流程

網上報賬的基本流程是：項目經費負責人通過登錄學校財務網上報賬系統，將全部經費項目或某個經費項目授權給其他教職工、研究生進行網上報賬操作;由經過授權的人員登錄網上報賬系統，選擇報銷功能選項，根據經濟業務分類，在網上填寫基礎信息、業務類型和報銷單等報賬信息，系統自動生成預約報銷單，打印預約報銷單，項目負責人在預約單上簽名確認，報賬人員連同分類張貼好的原始票據裝進網報袋，向財務部門指定投遞點投遞網報單。財務人員掃描預約報銷單條形碼或二維碼，調出預約報銷內容，審核后自動生成記賬憑證;稽核通過后，由出納人員將報銷金額，通過網銀轉入報賬人員指定的公務卡或工資卡，對公業務，通過網銀或匯款轉到對方賬戶，即完成報賬業務。

二、高校網上報賬的優點

實施網上報賬后，報賬人員不再受財務辦公時間和空間的限制，只要有網絡，可以在任何時間、任何地點進行網上填寫報賬信息和預約制單，大大節省了報賬人員的時間。網上報賬同時實現了報賬錄入工作的遠程操作，財務人員掃描預約報銷單后，只需對原始單據進行審核，在規定權限內對網上報賬系統數據進行確認或修改，網報系統會根據預約單的內容自動生成記賬憑證，這樣既縮短了報賬時間，又減輕了財務人員錄入憑證的時間，緩解財務人員的工作壓力，使財務人員更好地服務全校師生，提高報賬效率和服務質量。

三、高校網上報賬存在的現實問題

1.網上報賬返工率高，報賬效率不升反降。實施網上報賬后，報賬人員不用再到財務處，財務人員在審核過程中遇到不合規或不合法票據時，通過電話或短信與報賬人員溝通，解釋票據的合規性、經費額度超支、審批手續不齊全、業務分類不符合要求等問題。電話或短信溝通明顯沒有面對面溝通效果好，許多問題在電話中溝通不暢，有的需要報賬人員對有關票據進行情況補充說明，有的需要報賬人員到財務取回報賬單據，完善相關報賬手續后，再次進行網上預約單填報投遞。隨著網上報賬業務量的增加，待退返工單據越來越多，財務人員耗費大量的時間精力進行電話或短信溝通，報賬人員取回單據時，又要費時查找退回的單據，網上報賬返工率高，報賬效率不升反降的問題。

2.投遞單據不規范，票據整理耗時低效。報賬人員在網上報賬時，對業務分類不清楚，票據分類張貼不規范，雜亂無序，特別是差旅費報銷，計算出差天數及出差補貼時容易出現差錯，甚至有的網報袋中塞滿多份雜亂的原始憑證和預約單據，財務人員審核單據前，需要對預約單及原始單據重新進行整理分類張貼，重新計算和修改報賬金額，耗費大量的時間和精力，工作效率低下。

3.報賬人員不固定，網報問題重復出現。報賬的政策性和原則性強，相關手續繁瑣，報賬人員通常需要掌握一定的財務報銷常識，才能順暢地辦理報銷業務。有的學院、部門報賬人員不固定，報賬單據投遞后，一次性報賬成功率往往不高，特別是科研課題經費的報銷，研究生替導師報賬的情況較多，研究生流動性大，財務人員反復溝通指正后，經常報賬的研究生熟悉各項規章制度，報賬規范熟練了，也差不多到了畢業的時間，隨著新的一批研究生的到來，網報老問題重復出現，財務人員又得從頭反復糾正。

4.財務規章制度多，執行文件有偏差。報賬人員面對諸多的財務規章制度，網報時不一定及時了解詳細信息和要求，大多憑感覺填報，在有的項目開支不確定的情況下，有的報賬人員會將報銷內容隨便放在可以點擊列支的項目下，網上報賬信息填寫常常有誤。近年來，許多財務新規定、新制度相繼出臺，每個財務人員審核單據時，執行文件難免會有出入，對于部分復雜的會計業務，不同的會計人員前后解釋相異，要求報賬人員補充提交的資料不同，出現審核報銷尺度不一致的情況，導致報賬人員在辦理報賬業務時多次往返財務處，增加了報賬人員的時間成本，有的報賬人員甚至從心理上覺得財務部門故意刁難，形成怕報賬、報賬難的局面。

5.網上報賬系統維護不及時，工作效率受影響。網上報賬主要依靠財務系統運行，一旦系統出現故障，網上填報信息和網上審核報銷都會受到極大地影響，甚至癱瘓。有的系統問題需要技術人員遠程操作，有的問題需要現場解決。由于財務人員多以會計專業出身，專業系統維護人員缺乏，近年來全國高校大力推進網上報賬，軟件供應商售后服務人員有限，基本在全國各地飛來飛去，軟件售后維護及響應速度慢，網上報賬系統維護不及時，直接影響了網上報賬的效率。

6.簽字審批沒有網絡化，耗費大量的時間。不同類型的經濟業務報銷，需要相關經費審批人根據不同的權限簽字審批，部分經費報銷需要多個部門領導簽字審批才能報銷，只要其中哪一個環節的領導因出差、開會等原因不在崗，就可能延誤報賬時間，報賬人員辦理簽字審批手續過程中耗費了大量的時間和精力。實行網上預約報賬以后，網上報賬和網上簽字審批沒有達到網絡化對接，報賬人員填報完網上報賬預約單后，依然要拿著單據找有關領導簽字審批，耗費了大量的時間精力，網上報賬的優勢沒有充分發揮出來。

四、提高網上報賬效率的對策

1.建立有效的溝通渠道，加強溝通聯系。財務部門通過校園網或財務網站，將報賬流程、常見問題處理、分類填制單據、張貼票據規范要求等，制作成視頻或PPT演示在網上發布;及時更新網站上的財經法規、學校財務相關的規章制度及財務規定;建立財務報賬QQ群、微信群等交流平臺，專人負責收集意見及答疑網上報賬問題;定期或不定期到各學院、部門走訪調研，及時傳遞財務信息和要求;分析現有網上報賬流程，進一步優化網上報賬流程。通過有效的溝通渠道，增強報賬人員對財務人員的理解和支持，提高網上報賬成功率。

2.分層次開展網上報賬培訓，提升財務信息質量。財務部門可以針對學校不同層次的人員，定期開展一些網上報賬知識的宣傳和培訓，例如針對全校教職工，印發網上報賬指南或手冊，詳細介紹報銷的各種要求及規范;針對項目經費負責人開展如何網上授權審批，各類經費的使用規定，常用財務規章制度的講解等培訓;針對報賬人員開展如何網上填報單據，如何將相同的經濟業務進行合并操作，網上報賬流程、常見問題處理、真假發票的辨認、發票的分類整理、票據的規范粘貼等培訓;針對財務人員開展業務交流座談會、日常財務政策解讀、業務工作手冊指南、網上報賬操作等培訓。通過分層次培訓，提升網上報賬財務信息質量，減輕財務人員工作量，提升報賬效率。

3.現場接收網上報賬單據預審，減少返工率。對沒有固定專、兼職報賬人員的部門或學院，取消到投遞點投遞網上報賬單據流程，財務處現場接收網上報賬單據，收單員對項目經費開支范圍、開支標準、簽字審批手續、票據真假、票據張貼是否規范、報銷單據是否齊全等簡要預審，發現問題及時指出，由報賬人員及時更正或進一步完善報賬手續。通過現場收單預審，事前發現問題，及時溝通規范，提高網上報賬單據的質量，避免事后財務人員大量的電話或短信溝通，減少返工率，提高網上報賬效率。

4.部門或學院確定網上報賬聯系人，架起溝通聯系的橋梁。部門或學院確定報賬聯系人，財務部門定期召集這些人員進行培訓和座談，同時由聯系人收集和反饋學院部門網上報賬存在的問題建議。聯系人在各自單位負責協助報賬人員完成網上報賬工作指導，宣傳和解釋財務規章制度。通過聯系人這個橋梁，加強財務部門與報賬人員之間的交流與溝通，有利于報賬人員方便、快捷、規范的辦理網上報賬及投遞單據業務，提高網上報賬效率。

5.培養或引進系統管理員，確保網上報賬系統高效運轉。網上報賬推行后，財務信息系統管理員的工作變得更加重要。高質量快速的軟硬件維護工作，可以保障網上報賬系統的高效運行。系統管理員需要具有計算機專業知識及財務管理知識的人才，能夠解決一些日常的技術問題，精通財務系統的操作方法，保障設備的正常運行。財務部門可以在部門內培養或引進系統管理員，在系統出現故障時，及時處理，或聯系軟件公司通過遠程操作解決問題，確保網上報賬系統高效運轉。

6.完善網上簽字審批功能，實現經費審批網絡化。高?？梢栽贠A網絡辦公系統上，完善網上經費審批簽字功能，使經費審批人無論在什么地方，只要有網絡，登錄系統，即可完成簽字審批手續。為了讓經費審批人清楚審批內容，可以將原始憑證掃描上傳，作為附件，方便審批人查閱。財務人員將項目經費負責人電子簽名模板存入財務審核報銷系統，審核時比對簽名，確保簽名的真實性。通過網上經費審批功能，報賬人員不用來回找領導簽字，為報賬人員提供高效便捷的服務。

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（作者單位：昆明理工大學 云南昆明 650500）

（責編：呂尚）