推進聲像檔案管理信息化建設的對策研究

文/泉州廣播電視臺　陳秋香

推進聲像檔案管理信息化建設的對策研究

文/泉州廣播電視臺陳秋香

【摘要】現有的聲像檔案管理存在的問題比較普遍，諸如存儲軟件功能不全、使用不到位、管理方式欠缺科學化，以及網絡化程度不夠高，制約了聲像檔案管理效率與管理工作水平的進一步提高，因此亟需全面推進聲像檔案管理工作的信息化，本文提出從培育信息化管理環境與優化工作流程方面，推進聲像檔案管理信息化進程。

【關鍵詞】聲像；檔案；信息化

聲像檔案相較于文字檔案，在當下數字技術如此發達的條件下，其形象直觀的特點深入人心。既不同于文字檔案，也不同于早期聲像檔案中唱片、錄音帶、錄像帶等聲像材料，當前以互聯網、數字技術為基礎的聲像檔案載體的數字特征更為明顯，即對實體物資載體的依賴性降低，對互聯網的“云”儲存網絡空間依賴度增強，因此，聲像檔案隨著信息化技術的推廣應用，其檔案管理的信息化建設十分重要且必要，是增強聲像檔案管理科學化的必要途徑，是提高聲像檔案管理效率的必要手段。顯然，聲像檔案管理效率與聲像檔案管理工作水平的進一步提高，亟需全面推進聲像檔案管理工作的信息化，本文擬從以下幾個方面建議，提出聲像檔案管理信息化建設工作的對策。

一、健全聲像檔案管理制度

聲像檔案管理相較于傳統的檔案管理，技術性更強，對于檔案管理人員的業務素質要求更高，工作的技術性更為全面。顯然，聲像檔案管理制度的建立健全，以及管理工作的操作流程的規范化，通過日常工作的記錄就可以檢查聲像檔案管理工作的完成情況，實現管理工作的高效與可控。完善的制度建設總是工作流程科學化的開始，針對聲像檔案管理制度的完善，還需設置一系列管理技術流程的培訓與檢驗，為提高聲像檔案管理人員的專業素質提供制度上的保證。

二、在實務工作中充分挖掘管理系統的需求

在信息技術的推進下，集中處理的檔案越多，越能體現出聲像檔案管理工作信息化建設的價值。當前，聲像檔案管理工作往往采用具有大容納量的聲像檔案管理系統，便于檔案的存儲、調取以及有序的日常管理。但，就當前的管理系統來說，由于使用得并不全面，導致了管理系統存儲功能有余，而其他功能使用不足，這需要檔案管理人員，基于管理系統進行日常的檔案管理工作，不斷挖掘出對聲像檔案管理系統的各種需求，如基于大量聲像檔案的有效分類，基于聲像檔案信息的進一步挖掘，以便探索出更有效的管理節點。

三、強化聲像檔案儲存的安全性管理

采用集中式管理系統對聲像檔案進行管理，提高了檔案管理的效率，同時也使置于互聯網技術的信息安全性受到前所未有的考驗。首先需要完善聲像檔案管理有關安全的工作制度，如備份制、備用系統制度以及基于數字簽名技術的應用；其次管理權責上的隔離與監督，設置不同崗位職責，如儲存、調用聲像檔案的崗位分離，原始檔案的數字簽名以確保聲像信息的準確、完整與不會被輕易篡改。最后，在管理內部盡可能采用局域網絡而非互聯網，便于對聲像檔案信息尤其是某些機密信息的安全性保存。建立系統日常運行日志及安全日志，由專人負責管理、監督、檢查、分析，定期對系統的安全作出評價。有效開展對計算機病毒的監測及查殺工作，及時升級病毒服務器的病毒庫并進行病毒檢測，及時更新補丁。

四、注重聲像檔案信息化人才培養

聲像檔案信息化工作的推進，需要具有信息技術與檔案管理工作經驗的復合型人才，從事聲像檔案管理工作的人員需要具備優質聲像信息采集與處理的技術，建立合乎規范的聲像檔案，以及能按照規范對檔案進行編目的基本管理職能。在崗聲像檔案工作人員，也需要積極研修計算機專業知識，參與到檔案信息化開發、管理的進程中，并能充分利用信息化的成果。單位需要在原有檔案管理工作人員中進行選拔培訓，使其具有使用現代信息技術的能力，能在工作中發現與總結聲像檔案管理工作的問題，并不斷發掘管理信息系統的使用功能，實現對聲像信息管理系統的充分使用；也需要引進具有信息技術的人才，促使聲像檔案管理信息化當前工作水平的不斷提升。

五、結語

總之，全面推進聲像檔案管理工作的信息化建設，必須充分利用當前信息技術的先進手段，樹立強烈的超前意識和發展意識，開創聲像檔案管理的新方式，構筑聲像檔案管理工作的新框架。具體而言，需要從培育信息化管理環境、挖掘信息管理系統的使用需求到提高從事聲像檔案信息管理工作人員的技能，全方位地打造出聲像檔案管理的科學化工作流程，為聲像檔案信息化管理的高效、便捷與安全奠定堅實的基礎。

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