高校重大活動檔案管理研究

文/成都體育學院　魏麗平；成都中醫藥大學　吳麗娜；四川國際標榜職業學院　張麗；西南財經大學　陳東寶

高校重大活動檔案管理研究

文/成都體育學院魏麗平；成都中醫藥大學吳麗娜；四川國際標榜職業學院張麗；西南財經大學陳東寶

【摘要】隨著教育改革的不斷深入，高校重大活動越來越多，由此產生的檔案材料在內容和載體形式上呈現愈來愈珍貴和豐富的特點，它們是高校檔案信息資源的重要組成部分，能夠真實、客觀地反映高校發展的重要歷程和辦學特色，具有重要的研究利用價值，因此，如何科學有效地管理高校重大活動檔案，為其開發利用奠定良好基礎，是高校和高校檔案部門應該引起重視和思考的問題。本文首先提出要科學認識高校重大活動檔案材料的價值，然后分析總結其管理現狀，最后探究建立其長效管理機制的對策和措施，目的是希望能為高校同仁提供借鑒和幫助。

【關鍵詞】高校；重大活動；檔案

一、高校重大活動檔案的科學認識

2005年之前，對于重大活動檔案，檔案學界已經逐漸達成一種共識：具有重要的保存利用價值，收集和管理必須引起相關部門的高度重視，出臺法規性文件予以規范極為迫切。2005年2月浙江省人民政府公布實施《浙江省重大活動檔案管理辦法》，首次以政府規章的形式將重大活動檔案納入法制化管理，此后，很多省市陸續出臺重大活動檔案管理的相關辦法和措施，重大活動檔案的管理得以進一步制度化、科學化、規范化。

從高校方面來講，《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令）中沒有明確重大活動檔案管理的具體范圍和管理方式，也沒有在歸檔范圍中把重大活動檔案單獨設類。目前，形成制定重大活動檔案管理實施辦法或細則的高校并不多。隨著教育改革的不斷深入，高校在自身發展的過程中，重大活動也越來越多，由此形成的檔案材料從內容和載體形式來看也越來越豐富，這些檔案材料是極其珍貴的信息資源，是高校發展脈絡的真實記錄和反映，有的還具有里程碑式的意義，因此具有非常重要的研究和利用價值。高校檔案部門能否對重大活動檔案材料進行科學規范的收集和管理將直接影響高校檔案資源體系的建設，影響今后的查考利用工作，甚至可能對高校本身的發展產生不利影響。

那到底哪些檔案材料才可以納入高校重大活動檔案呢？以多個省市出臺的重大活動檔案管理辦法為基礎，以高校自身發展特點為依據認為：高校重大活動檔案是指高校在重大活動過程中直接形成的對學校和社會具有保存價值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實物等不同載體形式的歷史記錄，主要包括黨和國家領導人、知名人士到校視察調研，學校領導出訪考察、著名教授學者及代表團來訪，舉辦重大慶典和紀念活動、召開各類重要會議，申報重大建設項目，接受重大考核、評估、驗收，處置重大突發事件和解決重大糾紛等各項重要活動中形成的文件材料。

二、高校重大活動檔案的管理現狀

（一）制度缺失，導致收集歸檔工作不能有效開展。目前很多省市雖然出臺了重大活動檔案管理辦法，部分高校也制定了重大活動檔案管理辦法或者“三重活動”（重大活動、重大事件、重要會議）檔案管理辦法，從歸檔范圍、保管期限、歸檔時限、基本原則、各方職責等方面對重大活動檔案材料收集、整理和開發利用工作進行規范，但此舉并不具有普遍性。在實際工作中，還有相當一部分高校根本沒有認識到重大活動檔案材料蘊含的寶貴價值，認為沒有必要建立專門的管理制度，或者雖意識到重大活動檔案應引起高度重視、區別于普通檔案進行管理，但由于多種原因仍未建立重大活動檔案管理的規章制度，沒有明確界定重大活動的范圍及重大活動檔案材料的收集、整理、歸檔要求，仍是遵照27號令采用年度歸檔辦法將重大活動檔案等同普通檔案進行收集、管理，這樣既不能凸顯重大活動的重要影響和重要意義，也不利于從整體上研究和利用重大活動檔案材料。①

（二）職責不明，重大活動檔案材料分散無序。由于高校重大活動通常規模較大，參與部門較多，有時還會從多個職能部門抽調人員成立臨時機構負責活動的籌備和實施，因此具有臨時性和階段性特點，人員組成也極不穩定。實際工作中，由于一些高校對檔案工作的重視程度不夠，檔案部門很少能夠直接參與重大活動，重大活動檔案材料的收集整理和歸檔要求在籌備之初也沒有納入總體計劃，沒有明確承辦部門、協辦部門和檔案部門在其中各自的職責和任務，也沒有設立專人負責、建立相應的考核制度，因此在重大活動結束、臨時機構撤銷、組成人員各歸各位時，檔案材料就處于分散無序的狀態，得不到及時、完整、安全的收集整理。事后檔案部門再去開展這項工作時，由于時過境遷，就很容易出現不愿歸檔進行推諉扯皮、檔案材料散存于職能部門個人手中、甚至出現損毀丟失等情況②，很難確保重大活動檔案歸檔工作能有序、有效、科學地進行。

（三）管理方式不一，單獨建檔缺乏相關依據。27號令將高校應歸檔的檔案材料歸納為11類，沒有針對重大活動檔案單獨設類。在實際工作中，高校重大活動檔案采用的管理方式主要有兩種：一種是遵循27號令，按照誰形成誰歸檔的部門立卷原則，在次年六月底之前按照檔案所屬類別分別收集、整理、保管。另外一種是單獨設置重大活動檔案類別，將高校重大活動檔案材料全部實行集中管理（專題管理）。③采用第一種管理方式的結果是，高校重大活動檔案材料分散保管于多個檔案類別中，在查閱利用時，雖然借助現代檔案管理軟件和技術還是能夠成功檢索出來，但調閱檔案原件時要從多個門類當中進行，極為不便，同時也割裂了文件案卷之間的有機聯系，不利于從全局和整體上了解活動的概況和歷程，不利于這部分檔案材料的進一步研究和利用。第二種管理方式在文件利用方面即具備了“一次文獻”編研的效果，實現了重大活動檔案材料的集中排架，方便檔案借查閱利用，同時使得檔案館藏資源顯得更豐富飽滿、富有特色。

三、建立高校重大活動檔案管理機制

（一）提高認識，增強意識，重視重大活動檔案材料的歸檔工作。高校重大活動檔案材料是高校十分珍貴且不可再生的資源財富，它真實客觀地記載、展現了高校的發展歷程和脈絡，反映了高校的辦學成就和特色，在高校發展的歷史長河中具有舉足輕重的意義，對于后續發展也有很強的借鑒和參考作用。但很多時候，高校在開展重大活動的過程中只注重活動本身，而對作為活動真實歷史記錄的檔案材料沒有引起足夠的重視，很多省市重大活動檔案管理辦法的出臺，在一定程度上推動了高校對重大活動檔案管理的重新認識和持續關注，要避免出現活動結束片紙記錄的尷尬局面，就要充分認識重大活動檔案的價值和作用，在實際工作中增強檔案意識和責任意識，站在為今人服務、為后人負責的高度，從思想上真正重視這項工作的開展，納入重大活動議事日程和總體預案。

（二）建章立制，明確職責，確保重大活動檔案收集歸檔“有法可依”。高校應以各省市出臺的重大活動檔案管理辦法為依據，結合自身發展實際，制定高校重大活動檔案管理的相關規章制度，從重大活動界定、歸檔材料范圍、歸檔時間、整理原則、各方職責等方面加以規范。明確高校重大活動范圍，一方面有利于科學建檔，另一方面可提高針對性、可操作性，對后續研究和利用活動也有重要指導作用。高校重大活動是指涉及學校重要工作、關系學校發展及具有重大影響力的活動，不能單純以規模大小來界定，如高校大學生文化藝術節、校運會等，雖然參與人數多，具有一定影響力，但屬于常規性工作，不必作為重大活動來對待；明確歸檔材料范圍，規定紙質文件與電子、實物、聲像檔案等其他載體形式記錄要同步歸檔，確保歸檔材料的齊全完整，同時建立完善的檔案移交接收手續，避免出現不必要的糾紛；重大活動檔案材料歸檔時間一般應在活動結束之后的三個月以內，不能按照年度歸檔法來收集歸檔，避免檔案材料長期散存在承辦部門或個人手中造成損毀丟失；以現有規范為基礎，遵循誰形成誰整理的部門立卷原則，承辦部門指定專人負責，檔案部門全程參與其中，主要負組織協調、教育培訓、業務指導和監督檢查等職責，各方職責明確，獎懲分明，有利于重大活動檔案工作的有序開展。

（三）提前介入，增強監督，使制度得到真正貫徹落實。現實中，由于文書與檔案工作環節的相互獨立，高校發生的很多事件和開展的很多活動在籌備之初檔案部門并不了解，提前介入文件材料的收集整理就顯得力不從心，所謂前端控制并不是一件容易的事。針對重大活動檔案工作，除了要從制度上賦予檔案部門相應的職責和權利外，更應該在實際操作過程中，加強檔案部門的監督職能，使制度得到真正的貫徹落實。從重大活動籌備階段開始，將建檔工作作為重要的基礎性工作進行統籌安排，納入總體計劃，明確檔案部門或者檔案人員為小組成員之一，負責各階段檔案工作計劃的制定和具體實施，全程跟蹤、監督指導檔案材料的收集、整理和流向，還可定期或不定期召開檔案工作通報通氣會，協調處理好各部門關系，及時發現問題，解決問題，確保檔案材料完整、安全。④

（四）單獨設類，科學管理，為檔案利用提供便捷。由于受諸多因素影響，高校重大活動檔案管理方式不盡相同，主要有上述文字中提到的兩種。雖然目前檔案管理現代化水平日益提升、信息檢索技術不斷發展，檔案查全率和查準率得以大大提升，但將重大活動檔案材料單獨設類進行整理和保管，這樣既遵循了檔案管理的相關標準和原則，維護了文件材料之間的有機聯系，同時對于檔案部門提供借查閱服務來講十分便捷，而且集中保管也能夠凸顯重大活動檔案的重要價值，從不同記錄形式中真實、完整、生動反映活動本身的全貌和概況，體現其珍貴性和完整性。這種管理方式對檔案部門的綜合協調能力要求較高，在文件收集整理方面檔案部門要統籌安排，根據重大活動的不同階段、按照一定的邏輯順序協調各職能部門先后整理歸檔，確保歸檔工作有條不紊地進行。

(此文為四川省高校檔案工作協會課題，課題編號為140304)

注釋：

①胡鵬飛.對高校重大活動檔案歸檔工作的思考[J].黑龍江史志,2013 (19):148,150.

②許昌國,方立億,牛朝陽.加強高校重大活動檔案專項建設的對策措施[J].蘭臺世界,2014(4):67-68.

③葛贊.試析高校重大活動文件材料的建檔工作[J].上海檔案,2010(12): 16-17.

④黃雅君.高校重大活動檔案管理現狀分析及對策研究[J].焦作師范高等專科學校學報,2013（9):72-73,79.