“知識型”高校數字檔案館建設要求及方案

邱玥

摘 要：知識管理就是將知識視為某種資源加以管理。對“知識管理”的概念可從狹義和廣義的不同角度理解。所謂狹義的知識，包括對知識的創造、獲取、管理主要是針對知識本身的管理加工、存儲、傳播、應用和管理；而廣義的知識管理不僅包括對知識進行管理而且還包括與知識有關的各種資源和無形資產的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識管理人員的全過程的管理。本文旨在借助知識管理的理念思考闡述“知識型”高校數字檔案館建設的要求與方案。

關鍵詞：知識型；高校；數字檔案館

1 高校數字檔案館實施目標

高校數字檔案館的目標是通過檔案信息化建設進行檔案統一、標準、規范管理，利用信息化網絡技術，以檔案信息資源建設為核心，建立具有管理標準化、服務網絡化、安全可靠的數字化檔案館，構建高校行業標準、規范的檔案業務管理體系，并為各級領導和管理人員提供決策支持和信息服務，使之成為通貫高校歷史，橫聚知識精華的行業內示范性數字檔案館。

2 基于知識管理的高校數字檔案館建設要求

高校涉及到行政部門、教學系部、基礎研究室等不同部門。為此建立的檔案信息服務系統系統要能夠覆蓋整個高校的處室、及個人，使其建立不同層次的檔案知識庫，滿足檔案管理的需求及實現檔案的規范化管理，并可滿足高校分級管理的目的。

在高校檔案信息服務系統建設上，概括起來要滿足以下幾點要求：

1、檔案信息服務集成化。

（1）要實現檔案館內外部知識的集成化。數字檔案館平臺要能成為一個綜合性的檔案信息利用平臺。可以針對互聯網上與本部門工作有關的熱點信息、最新動態、相關政策等信息，設計關鍵詞進行抓取，進入自建檔案庫，供日常工作參考利用。

（2）是對數字檔案館藏檔案信息的知識管理。數字檔案館平臺對高校各種檔案信息要素進行融合集成，如文書檔案、科研檔案、教學檔案等等，通過集成，形成統一的檢索平臺、一次性用戶認證以及不同系統間的無縫鏈接，從而建立起完整的、綜合的、集成化的檔案信息服務平臺體系。檔案網站信息服務集成能夠為檔案網站的用戶提供快捷、全面、結構化、經濟性的檔案信息服務。同時保證批量檔案信息的快速導入導出。

2、檔案信息服務動態化。

檔案信息服務動態化，即檔案信息服務的更新。數字檔案館平臺通過信息服務動態化建設，將用戶的信息需求擺在首要地位，充分注重用戶的反饋情況，并據此不斷調整服務策略與方式。同時，通過建立對用戶需求的調查與預測以及與用戶的交互，對用戶需求做出更加敏捷的反應，形成一個面向用戶的動態化檔案網站系統。

3、檔案信息服務知識化。

檔案知識服務強調在分析的基礎上對檔案資源進行深層的開發和利用，從文獻單元深化到知識單元，提供知識服務。數字檔案館平臺應利用自己獨特的知識能力，通過信息的分析和重組形成符合用戶需要的，為用戶創造價值的檔案知識產品，通過顯著提高數字檔案信息用戶的知識應用和知識創新效率實現其價值增值。

可以在數字檔案館信息管理平臺的基礎上構建館內知識管理平臺，構架館內知識管理平臺并不是要拋棄原有的信息管理平臺另建一套系統，可以充分利用原有的網絡平臺及建設好的系統，當然需要在原有的平臺上增加補充某些功能。

3 基于知識管理的高校數字檔案館建設方案

根據以上要求，系統應具備一下幾種功能，從而滿足知識管理的要求。

1、系統提供情報搜索的功能，通過定義主題，并根據主題定義其包含關鍵詞信息，系統可以根據主題包含的關鍵詞從互聯網上自動搜索相關信息并自動歸入到對應主題下，為所有用戶的日常業務工作提供素材。

2、系統提供管理信息平臺化、全文檢索、通用接口以及數據導入導出等功能。通過利用信息化平臺功能，管理員可以建立對多種檔案類型的管理規則，包括檔案類型、報表、檔號規則、字段值設置、數據查重等業務規則；通過利用全文檢索功能，系統提供統一的檢索平臺，系統所有用戶均可利用該平臺完成權限范圍內檔案信息的檢索；通過利用數據導入導出功能，用戶可以將系統內的檔案信息導出以供其它系統利用，也可以將外部信息導入到系統中；通過利用通用接口功能，任何遵循接口標準的其他系統均可將其歸檔數據接入到本系統中。通過與用戶統一身份認證系統的集成，可以實現與其他系統的單點登錄。

3、系統提供在線交流的功能。通過利用該功能，普通用戶可以將自己意見和建議及時地反饋給管理員，管理員可以及時地對用戶的意見和建議給與答復，并根據用戶的意見及時對系統進行改造和提升，以滿足廣大用戶的要求。

4、系統利用數字技術和網絡技術，以及檔案知識對數字資源進行分類組織，將最新檔案信息“推送”到用戶面前，開展各種個性化服務，包括的內容有創建個人的收藏夾、保存檢索結果和檢索歷史，創建個人的數據庫檢索集和電子檔案列表，并可定制專題檔案資料。

總之，基于知識管理的數字檔案館對檔案信息的處理轉變為對知識的識別、挖掘和重組，知識管理的目的是在檔案信息管理的基礎上，通過知識挖掘和知識重組，實現知識共享和知識創新，提高組織的創新能力、反應能力以及技術技能。知識管理在管理對象、管理方式和技術以及管理目的等方面對檔案信息管理予以拓展和深化。

將目前基于信息管理的數字檔案館建設上升到基于知識管理的數字檔案館建設是知識經濟的要求，尤其對于大量即將建設的國家數字檔案館來說，直接進行基于知識管理的體系結構建設，可以使其具有先進性，省去信息管理向知識管理轉換的環節，同時為社會提供更好的知識服務。