淺談新時期的圖書與檔案工作

張淑杰

（黑龍江省醫院，150036）

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淺談新時期的圖書與檔案工作

張淑杰

（黑龍江省醫院，150036）

【摘要】社會的進步，現代化技術的發展，職業環境的改善，信息化的普及，都在一定程度上改變了傳統生活模式，各行各業也都發生了改變，圖書與檔案工作也受其影響發生了很大改變，下文就來探討在這樣的環境下如何做好圖書與檔案工作。

【關鍵詞】新時期；圖書；檔案；信息資源

前言

檔案、情報、圖書都是記錄人類知識的載體，是社會經濟發展的重要記錄，都可以被存儲、傳遞與利用，在一定條件下可以互相轉化。這三者都十分注重科學性與社會性及服務性，其最終的目的都是為了實現存儲、開發與利用，發揮其最大價值，在當前環境下，圖書、檔案、情報都被賦予了新的內容，也發揮了新的作用。

一、圖書與檔案的關系分析

一直以來，人們對圖書與檔案的認識上都存在一定的差異性，從概念上來說，二者存在一定的相同性，但也存在一定的差異，下文就對二者間的關系進行闡述。

（一）圖書與檔案的概念

檔案資料是資料收集的過程，那么在眾多的資料中如何區分哪些是檔案所需的資料呢，所謂資料就是在檔案形成過程中對學習、工作與生產等有參考價值而收集與編寫的一切相關的材料，其涵蓋的內容較廣，可以是圖書館中被束之高閣的書籍，也可能是街上隨意派發的傳單，也可能是一幅地圖或者是一張照片。圖書則與其不同，是以文字或圖像等手段，記錄或描述的信息進而達到目的的出版物，是人們表達思想、總結經驗與傳播知識的一種重要文化工具。

（二）圖書與檔案的共同特征

從上文的分析中我們可以看到，檔案與圖書都是知識的載體，因此，二者最大的共同點就是知識性與載體性。二者涵蓋的內容、載體的材料、目的與作用、現代化的管理方式都有一定的重復性。從古至今，人們積累的知識大多記載于文獻中。文獻則是由檔案、圖書、情報構成的，不論是傳統的文字、還是現代化的視頻、音頻，亦或是圖片、符號都可以被歸納為文獻。檔案與圖書都是社會實踐的產物，都是通過一定的方式記錄人類的實踐活動，對人類知識的發展具有不可替代的重要作用。后人可以通過前人所著的圖書、或者是收集的檔案資料來查閱其所需的知識，利用這些知識武裝自己，不斷地戰勝自然，提升自我，進而改善社會環境，創造新的歷史，豐富檔案資料。因此，檔案與圖書都是社會發展重要的信息來源。

（三）圖書與檔案的不同

二者存在相同之處，自然也會存在一定的差異，從其差異情況來看，最大的區別在于用途上，檔案屬于權威性的資料，而圖書則屬于藝術加工品，參考價值遠遠小于被不斷完善的檔案資料，檔案資料是檔案文獻經過多次加工后的產品，參考價值與情報價值毋庸置疑。同時，檔案具有界定性，其內容所呈現出的就是歷史，基本上可以還原真實歷史。圖書則不同，其屬于精神與藝術產品，多是當時歷史的一種演變，也是一種延伸，作者的個人主義色彩濃厚，無法作為一種檔案來反映某一人或者某一件事的真實情況，杜撰成分較大。另外，檔案具有一定的區域性，但圖書則不受地域限制。最后檔案與圖書最大的區別就在于根據分類，部分檔案具有嚴格的保密性，唯有在一定范圍內方可開放，但圖書則與其相反，圖書是發行范圍越廣越好。檔案是為特定人群服務的，缺乏普遍性。但圖書內容的廣泛性與商品屬性決定了其服務的范圍涵蓋較廣，公眾性較為明顯。

二、圖書與檔案的未來發展

從上文的分析中我們看到圖書與檔案存在著一定的差異，但二者又存在一定的聯系性，互相影響，具體來說，二者在未來的發展呈現出以下幾個特點：

（一）紙質檔案向電子檔案轉變

隨著科技水平的提高，檔案也逐漸脫離傳統模式，從紙質載體向電子載體轉變，管理系統也從傳統的館藏向數字化管理轉變。從其特征來看，傳統的紙質檔案原生信息強，因此其原始性較強，憑證作用大。電子檔案則是利用現代化的設備，在信息存儲、輸出與處理上與傳統的檔案都存在較大的差異，其效率較高，優勢明顯，不受時空的限制，資源共享性較強。但是電子檔案也存在一定的缺陷，其具有不穩定性，降低了其可靠性與真實性。從長遠的發展來看，電子檔案要想完全取代紙質檔案仍需一段較長的時間，但相信隨著信息化的發展及人們意識的不斷轉變，紙質檔案將不斷向電子檔案轉變，這是未來必然的發展趨勢。

（二） 檔案、圖書、情報將朝著一體化的方向發展

在社會科學研究領域中，檔案學、圖書館學與情報學的發展淵源相似，發展歷程大致相同，但二者分屬于不同的學科，卻存在一定的聯系性。隨著網絡技術的發展，網絡無處不在，發揮了前所未有的作用，縮短了圖書、檔案與情報間的距離，文獻信息資源網絡化、數字化將是檔案與文獻信息的必然發展方向，圖書與檔案將實現一體化的發展目標。

三、圖書與檔案間的聯系是實現共享共建的前提

（一）圖書與檔案的共通性

從工作性質上來看，二者屬于服務性行業，同時具有科學性與管理性的特點，其目的都是為社會的發展提供文化類的服務支持，為現代化社會的政治、經濟及科研發展奠定基礎，提供科學化的信息，推進社會的發展。從工作對象上來看，二者都是以文獻信息為工作對象；從內容上則是做好信息的采集、加工、存儲與利用；同時二者都十分重視管理與利用；方法上也存在一定的共通性，都是通過編目、檢索等方式完成的。另外二者都屬于重要的知識財富，只是載體不同而已。二者都是利用不同的載體將有價值的文獻信息存儲起來，便于后期使用。另外，二者間還可以互相的轉化，如果經過分析，圖書的書稿具有考察價值則可以將其轉化為檔案保存，而檔案也可以通過專業人員的修訂，重新改編，將其轉化為圖書，供更多讀者使用，提高其利用價值。正是由于這種共通性，為實現信息資源的共建與共享奠定了堅實的技術基礎，為實現統一管理創造了良好的條件。

（二）二者相輔相成

眾所周知，保密是檔案最大的特征，正是由于這一特點，同時受到傳統觀念的制約，我國諸多檔案從建檔至今都被束之高閣，利用率較低，而圖書行業則不同，其一直緊隨時代發展步伐，實現了信息化辦公的目標。隨著科技化的發展，信息網絡化的建立，傳統的檔案管理也必須做出相應的調整了，發揮其檔案文獻特有的本源優勢，為更多讀者提供服務。檔案管理部門必須要走出傳統的管理模式，脫離固有的思想，走出封閉狀態，加大開發力度，為社會各界提供更加優質與高效的服務。在這一點上，檔案管理人員可以學習圖書管理人員，完善自我，學習更多現代化的專業知識，提高管理技能，滿足時代發展的需求。圖書行業亦如此，必須要不斷完善管理技術，與社會化服務步伐相一致，增加圖書的門類，滿足不同行業對圖書的需求。

四、圖書與檔案工作發展的基礎

要想實現圖書與檔案行業的長遠發展，必須從現在起步，不斷完善自身條件，加強基礎建設，具體來說，要做到以下幾點：

（一）建立并完善現有的管理機制，增強法制化建設

管理人員必須要根據實際情況協調二者間的信息資源，建立全國性的管理機構，制定合理且全面的共建共享發展規劃，對自動化與網絡化的建設發展實行統一化的管理。同時，要立足實際，完善信息資源共享的法律與法規，實現資源共享的同時也要做好權益的保障工作，保障各自的利益。

（二）加大技術保障，吸引更多專業人才

從根本上來看，發展是人的發展，圖書與檔案行業亦不例外，這就要求，圖書與檔案行業人員不斷完善自我，善于利用現代化的技術進行管理，整合現有的管理體系，同時要對不斷更新的知識有一定的了解，不斷學習，方能滿足發展的需求。在經濟高速發展，國際化進程加快的環境下，信息資源已經成為決勝性的資源，檔案、圖書行業的開發與利用對推進社會信息化進程具有不可替代的重要意義，因此，相關人員必須要做好準備，加強技術實力，更好地為社會發展服務。

五、結束語

綜上所述，我們看到二者要想實現長遠的發展，不能脫離實際，不能單獨行動，必須要聯合起來，實現優勢互補的目標，將二者融合起來，實現雙贏的發展計劃，推進我國的現代化進程。

參考文獻：

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【中圖分類號】J270

【文獻標識碼】A