電子時代人事檔案管理系統的構建與實踐

趙慶鵬

摘要：在今天信息時代不斷發展的，電子檔案管理從西方走進了中國，為人力資源的管理和利用創造條件，為各種重要的活動提供相應的人事數據和信息支持。但是，人事檔案的管理公里較為繁雜，涉及內容較為廣泛，因此，文章主要通過對電子人事檔案管理系統的構建進行探討和分析，努力將電子人事檔案管理工作做到規范化，促進檔案管理的價值的提高，增加企業的效益。

關鍵詞：電子人事檔案管理；系統構建；實踐

當前，各企業之間都實現信息化辦公，根據目前我國的企業信息化的辦公形式，其電子人事檔案的管理也必須實現電子信息的現代化，在檔案管理的構建、使用和保存等方面都要求互聯和共享。企業中的人事的管理是個復雜的管理方式但目的都是為企業的發展和增收提供服務。因此，要實現人事檔案的電子化，必須在人事檔案的建立、具體工作的開展等問題進行電子信息化。電子人事檔案管理系統在實際操作中，能夠對因行政管理分割導致分散在不同管理部門的信息，為提高企業的服務質量、效益等提供了客觀的依據。

1電子人事檔案管理系統的構建

因企業的發展時間和規模均不相同，因此，各企業間的人事檔案資料也有所不同，要想讓全企業上上下下的員工都滿意，就必須建立起一套完善的電子人事檔案管理系統，確保各項工作的順利開展。一般來說，電子人事檔案管理系統的構建主要包括：建立認識檔案管理系統、形成電子人事檔案管理機制、建立人事檔案特征模型、聯動運行電子人事檔案管理系統、電子人事檔案管理風險控制、電子人事檔案管理效果評估等六個方面，通過建立符合企業要求的人事檔案特征模型，對檔案收集和整理進行全面檢查，聯動人力資源相關業務崗位，做好檔案完善；控制檔案管理風險，做好管理效果評估。

然而，建立起一臺完整的電子人事檔案管理系統需要考慮到以下幾個方面：識別，在一個電子人事檔案管理周期開始之際，需要識別檔案管理的目標、工作程序、員工考核標準等，以便日后的工作的開展；評價，從開始制定計劃時，需要計劃的實施、考核等緩解需要落實并按系統規定要求操作，評價正是衡量這些環節的標準，使其能夠更好的實行；確定相關組織成員，人事相關組織成員主要包括人事經理、人事專員以及相關單位的認識管理人員；管理制度，電子人事檔案管理系統的構建需要一套明確的管理制度，用制度去規范檔案的收集、轉遞、查借閱以及日常管理等活動；明確相關工作流程，這主要包括認識檔案手機整理工作流程、人事檔案轉入工作流程、認識檔案轉出工作流程以及檔案查閱工作流程等；確定工作標準，包括人事檔案收集整理工作標準、人事檔案代管工作標準；配套支持表單，包括人事檔案轉入確認表、人事檔案轉出清單、在職在崗人員名冊等；做好風險控制，包括人事檔案真實性風險控制、紙質檔案與信息化數據匹配風險幾個方面。

2電子人事檔案管理系統的構建工作的具體開展

2.1建立人事檔案特征模型

電子人事檔案管理系統的構建需要建立起一套與之相匹配的特征模型，便于指導具體的工作。人事檔案特征模型主要包括的內容存履歷材料、自傳或報告個人有關的事項材料、考察或考核所需要的相關材料、學歷學位或職稱以及相關的培訓材料、政審材料、黨組織材料、表彰或獎勵材料、違法違紀等相關材料、工作任免等材料、其他具有參考意義的材料。看過上述這些，人事管理人員便很容易對企業員工的相關檔案進行檢查，然后再據此進行修訂等。

2.1建立相應的工作制度

對于企業的具體工作，需要根據企業的實際情況，對于每年發生的人員變化情況、工資變化情況等做好相應的記載，同時，公司在開展項目時，除了提交相應的紙質材料之外，還需要提供相應的電子材料，以便存檔之用。此外，針對人事檔案轉遞工作，當員工的管理權限出現變動時，需要形成相應的紙質材料以及電子材料，按照企業的要求轉往人力資源部進行相應的管理，直到相關崗位得到確認之后，移交人力資源部檔案室進行存檔。同時，材料的存檔必須做到填寫合乎規范、取得相應的手續或流程、前后所出現的信息抑制等，否則，需要對材料進行進一步的考核或拒收。

2.3電子人事檔案查閱

針對企業中部分員工出于工作需要或個人要求等原因，需要查閱檔案時，首先需要填寫相關申請，經人力資源部負責人簽字同意后，才能查借閱，否則不能無故進行查閱。

3電子人事檔案管理系統的構建工作的具體維護

3.1做好電子人事檔案管理系統管理

建立統一的管理標準建立健全電子人事檔案管理系統，對電子人事檔案做好統一規劃和管理，設立統一的管理標準。要加強對電子人事檔案管理的監管，設立相關部門執行監管的職能，每一個工作環節需要在監管下執行。同時，還要建立科學、統一的管理標準，并對需要存檔的電子信息的真實性進行確定其真實性，從而提高信息的有效性。

3.1.1做好電子人事檔案系統的保密工作

電子認識檔案是利用網絡系統對電子文檔進行管理保存的，網絡的特點之一是具有很強的開放性，即使相距很遠依然可以通過網絡直接獲取數據，實現數據通信，而電子人事檔案作為國家單位重要的數據，需要很強的保密性。由于網絡的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當的手段竊取或更改檔案信息，這樣會導致重要信息的流失，檔案的保密性失去了作用，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網絡的開放性是無法改變的，保密也是電子人事檔案管理的要求，那么怎樣才能在保持網絡開放性的前提下不失電子人事檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

3.1.2做好電子人事檔案原始文件保存和管理

電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運行，也可以通過某些軟件把格式進行相互轉換，然后電子計算機的復制粘貼功能能夠把它的內容完全一樣的呈現，這一定程度上方便了人們對電子人事檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實性，但是卻無法確認原來的文檔格式。雖然如此，計算機的強大功能能夠能夠對電子人事檔案等資料進行保護。電子文檔的格式可以輕易的通過計算機轉換，并且電子人事檔案被轉換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉換或修改，最原始的資料就會消失。為了防止這種情況的發生，在轉換或改動文檔之前，要在系統保存一份未被改動的原始文件資料，并對其進行備份，這樣能確保以后使用文檔資料的準確性。

3.2培養建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應該不斷提高自身的素質，加強對電子計算機的學習，培養專業化的電子人事檔案資料管理的人員。從一個角度上來說，要引進先進的電子計算機的專業技術，通過不斷的學習電子計算機的知識，培養高素質、思想端正、擁有高度的責任感的人從事檔案的工作。從另外一個角度上說，專業的培訓對現有的電子人事檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機技術。隨著電子人事檔案系統的不斷完善，高要求是對電子人事檔案工作人員應該追求的目標，現代化的檔案管理的程度，其的關鍵性因素主要包括電子人事檔案管理工作人員的專業知識水平以及他們對電子計算機知識的補充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子人事檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優化專業結構，轉變傳統單一的檔案管理方法，建立一支高素質，專業結構合理，順應信息時代的電子人事檔案管理的隊伍。

4結語

隨著社會經濟的不斷發展，各企業對于電子人事檔案管理系統的工作的重視程度越來越深，通過構建和開展于電子人事檔案管理工作，能夠將企業人力資源管理系統的內容轉化為實際行動，利于企業的長遠發展。