淺談檔案人員在信息化建設中的素質提高

楊禎（中國電子科技集團公司第49研究所信息中心，哈爾濱150001）

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淺談檔案人員在信息化建設中的素質提高

楊禎
（中國電子科技集團公司第49研究所信息中心，哈爾濱150001）

摘要：新形勢下的檔案管理具有綜合性、系統性、整體性等特點，是一項復雜的系統工程。作為檔案的管理者，檔案人員保管著檔案本體，承擔著重要作用，其素質直接影響檔案事業的發展。從檔案管理信息化出發，對現階段信息化背景下檔案工作存在的問題及難點進行了分析，重點探討了新形勢下檔案工作人員的素質培養。

關鍵詞：信息化建設；檔案人員；素質提高

時代在進步，社會在發展，隨著信息化的逐漸推進，越來越多的數據被統計，越來越多的資料被保存。面對繁復駁雜的檔案資料，信息的保存、檢索、使用面臨著新問題，檔案管理的價值日益提升。檔案工作的任務、工作環境、服務職能、管理方式等都發生了很大的變化。

1　現階段檔案人員存在的不足

1.1工作思想，落后時代

信息化檔案管理方興未艾，檔案工作人員不適應信息化檔案管理，有一大部分檔案工作人員思想因循守舊，依然持有“檔案工作人員要求僅包括熟悉業務，編研，館藏，并能夠保守機密文件”這種理念。與以前簡單的紙質資料相比，新時代資料無論是從數量還是質量都有著爆炸式的瘋狂增長。如果不能改變工作思想，因循守舊，故步自封，必然會使得檔案管理的速度和質量的下降，產生一系列的不良影響。除此之外，觀念的陳舊會使一些人缺乏創新的思考，更不愿和外界交流，不利于檔案管理的發展。

1.2不思進取，方法陳舊

新時代的檔案管理是以信息技術廣泛應用為主導,檔案信息資源建設為核心,信息網絡為基礎,信息人才為依托，不同于以前簡單的以保管檔案為目的，它是一個以處理各類材料，管理檔案工作室，監督檔案的流動為核心，以檔案信息法規、政策、標準為保障的綜合體系，需要大量的創新型、能力型人才。而當前的檔案人員多數能力不足，有的甚至存在檔案工作是“檔案工作是一生一階段受一次性教育就一勞永逸的”觀念而不思學習，導致專業知識匱乏，難以有力的利用各種新型技術對檔案進行管理與處置。檔案處理歸類速度下降，拖慢了檔案被檢索、應用的效率，可能產生拖慢社會建設的腳步，引起一系列不利影響。

1.3自我約束，統一監督

我國信息化檔案管理還處于起步階段，難免會存在較多的問題，檔案工作不像薪酬等工作，對錯立竿見影，有時很多年后才會發現錯誤，由于錯誤不易及時發現，甚至出現檔案人員鉆空子篡改檔案資料，扭曲檔案內容。這會影響檔案的真實性，讓檔案的使用者蒙受不必要的損失，同時對檔案的提供者的信譽造成影響。工作者不規范的行為也會對我國廣大人民群眾產生不利的引導與影響。這種現象的解決單純依靠檔案人員的自我監督與檢查核實是遠遠不夠的，更需要檔案管理部門的監督與約束。只有兩者并行，才能提高服務質量，讓檔案更好的服務于社會主義建設。

2　如何提升檔案人員素質

2.1拋棄固守，溝通交流

不同于以前的檔案管理，新形勢下檔案的信息化建設工作范圍廣，工作難度大，對檔案工作者提出了新的、全方位的工作要求。讓檔案工作人員改變陳舊固守的思維方式是一項巨大挑戰。新的工作要求檔案人員虛心開放，接受并借鑒有意義的、國內外新的工作思路與方式，用發展的眼光看待檔案工作，有針對性的、有序、高效的解決工作中遇到的問題，處理新情況。同時檔案人員也應將視野放開，不僅僅把檔案工作放在檔案館里。長期以來，檔案館資源導向型服務方式是制約檔案信息化和檔案價值廣泛實現的重要瓶頸。因此檔案人員應轉換為以用戶需求為核心，滿足用戶各層面需求的服務。比如檔案館可以和科研單位建立合作，也可以與企業單位建立聯系，以一種開放的姿態面對世界，可以對雙方起到互利共贏的作用：二者橫向聯系，各取所長并共同發展。對于前者，科研人員是檔案的直接使用者，在使用過程中，科研工作者可以給予檔案館的各項業務工作指導或參與檔案館的科研培訓工作，使檔案館的基礎工作有極大改變，檔案館人員的素質得到了提高。對于后者，可以對檔案工作者提供經濟上、技術上的支持，這種三位一體、共同發展的模式使得檔案工作的效率及質量穩步的提高。

2.2開拓創新，掌握知識

信息化檔案建設工作意義重大，在互聯網飛速發展，網絡溝通日益頻繁的今天，以計算機和軟件應用為標志的檔案網站的建立與維護，可以及時有效地讓檔案發揮其應有的作用，讓檔案更好地服務于社會。除了簡單的提供資料查詢外，還可以通過網站普及宣傳國家一些新的政策，提供在線答疑等服務，而這一切的基礎都是檔案人員能夠熟練的使用計算機，可以說熟練使用計算機是新時代對檔案人員的基本要求。因此，檔案部門對檔案人員的定期技術培訓，考核來強化工作人員對新工具的使用，以組建一支高素質的檔案管理隊伍勢在必行。目前檔案機構只有增加高學歷的專業人員，加快專業人員知識更新速度，檔案人員才能跟上時代發展的步伐，實際技能才能滿足現代化檔案館服務手段和服務職能的要求。技術在迅猛發展，社會在不斷進步，面對新的機遇與挑戰。為適應檔案事業的需要，檔案部門的領導應站在新的高度，以開拓進取的精神，緊密結合新的工作要求，用新的眼界、新的思考方式，研究新的管理理論、探索管理方法、創造新技術、解決新問題，與時俱進，擔負起推動檔案事業現代化建設的歷史使命。檔案人員本身也應該改變觀念，以新的知識學習為工作的主要內容之一，進行以系統進修、培訓或自學為主要形式的素質教育，將成為檔案工作者任職的繼續教育與“終身”教育合二為一。

2.3統一規范，加強管理

檔案信息化建設拓寬了獲取檔案信息的渠道，使檔案信息的檢索、獲取、使用更加便利。但是，檔案人員工作的失職導致的檔案泄露、丟失現象也日趨嚴重。檔案的泄露會給檔案的提供者和獲取者雙方造成不可估量的影響和損失，尤其是一些重要的檔案，其損失和影響甚至不低于一場小規模的戰爭。因此，更要求檔案工作人員認真學習黨的政策、法規。國家也可以設立法律，以法律的力量規范和約束檔案工作人員，讓檔案工作更加透明，更好地服務于社會發展。

3　結語

信息化時代，檔案管理工作要求工作人員具有更高的道德素質和文化素質，這兩種素質將直接影響檔案工作的效率與質量。檔案工作者只有與時俱進的不斷學習，不斷實踐，才可以不斷提高自身綜合素質。檔案部門也應當加強對檔案人員的素質培養及監督，使用新思想、新要求，加倍努力，才能提高檔案管理系統人員的整體素質，讓檔案管理更加科學、有效，為實現中華民族的偉大復興的美好藍圖貢獻力量。

參考文獻：

［1］韓曉梅.信息化背景下檔案工作者的素質培養［J］.林區教學，2013，（04）：195.

［2］鄭超仙.淺談提高檔案工作者的素質加快檔案信息化建設的步伐［J］.黑龍江科技信息，2011，（21）：231.

中圖分類號：G270

文獻標志碼：A

文章編號：1674- 8646（2016）02- 0095- 02

收稿日期：2015- 12- 25

作者簡介：楊禎(1984- )，男，山東掖縣人，學士，助理工程師，從事檔案信息化研究。