“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題與對策

馬仁杰+費燕+高元昕

摘 要：“互聯網+”時代的到來為檔案部門的發展帶來了機遇和挑戰，檔案部門為向用戶提供更加便捷、優質的檔案信息服務，需要借助檔案服務外包加快檔案館數字化建設進程。本文從檔案服務外包安全、檔案外包行業水平、檔案服務外包的工作質量、檔案外包人員這四個方面闡述了“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題，并提出了相應的解決措施，旨在促進“互聯網+”時代檔案服務外包事業的不斷發展。

關鍵詞：互聯網+；檔案；服務外包；問題；對策

在第十二屆全國人民代表大會第三次會議上，李克強總理首次提出“制定‘互聯網+行動計劃，推動移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等與現代制造業結合，促進電子商務、工業互聯網和互聯網金融健康發展，引導互聯網企業拓展國際市場”。[1]“互聯網+”戰略的提出是站在一個新的高度來看待互聯網行業與傳統行業的結合，可以預見在政府的引導下，“互聯網+”將更加快速地向服務業各領域進行全面滲透。檔案部門作為一個用戶面極廣的公共服務機構，在“互聯網+”時代，為順應社會發展趨勢，必須依托互聯網技術將互聯網與檔案部門相結合，通過館藏資源數字化、檔案數字網站建設等途徑完成檔案部門的轉型。因此，全國各級檔案部門都在陸續開展檔案數字化建設，為互聯網行業與檔案部門的結合做好前期準備工作。而檔案部門受人力、物力資源緊缺等多方面因素制約，大多選擇了借助檔案服務外包降低檔案部門的業務成本，提高檔案工作效率，緩解檔案工作者的工作壓力，加快數字化建設進程。目前學界對“互聯網+”時代檔案服務外包的研究還不夠深入，理論研究和實踐的結合也不夠緊密。因此，本文從理論與實踐結合的角度出發，通過對“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題及其原因進行分析，從而給出了相應的解決措施。希望對檔案部門進行服務外包有所幫助，能夠促進檔案部門和檔案服務外包行業的共同發展。

1 “互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題

1.1 檔案服務外包面臨安全風險

1.1.1 檔案實體的損毀風險。檔案實體在服務外包過程中面臨著潛在的安全問題，主要體現在以下兩個方面：一方面，部分檔案外包公司的工作條件較差，溫度、濕度等條件不能達到檔案的保存要求，容易造成檔案實體的損失。另一方面，檔案服務外包過程中必然會涉及檔案的搬運、取出、拆盒、裝盒等工作環節，例如在對檔案進行分頁掃描和信息錄入時，會對案卷進行拆解。如果外包工作人員的檔案意識不強，不能小心謹慎地對待檔案，很容易造成檔案實體的損毀。

1.1.2 檔案信息的失密風險。檔案涉及的信息面很廣，以高校學生類檔案為例，新生登記表上面詳細記載了學生及其家庭情況等眾多信息，一旦泄露，會造成嚴重的社會影響，帶來巨大的危害性。檔案外包人員在對檔案進行掃描、錄入及核對等過程中，必然會知曉大量的檔案信息。某條信息的泄露可能造成的影響相對較小，若檔案外包人員出于個人利益，將檔案信息轉賣給不法之人，后果將不堪設想，不僅會使檔案信息涉及的有關人員受到傷害，還會對檔案部門的形象造成惡劣影響。

1.2 外包行業整體水平低，缺乏統一管理

1.2.1 檔案外包行業發展不均衡。我國檔案外包公司最早出現于20世紀90年代，興起時間不長，仍處于發展的初期階段。全國目前有數百家檔案外包公司，其中經濟發達地區的檔案外包公司的水平相對較高。例如北京、上海等地的檔案外包公司相對其他地區數量較多、規模較大、技術更為先進、業務水平相對較高。而中西部地區的檔案外包公司大多存在資金短缺、設備不齊全、技術水平落后、員工的專業素質較低等眾多問題，目前只能提供一些技術含量低的外包服務，服務種類較少、服務水平較低，不能夠發揮檔案外包公司獨有的專業優勢。[2]以北京量子偉業信息技術股份有限公司和安徽省檔案縮微技術服務中心為例。量子偉業注冊資金1000萬元，員工總計100余人，擁有一大批高素質的技術人員，致力于檔案信息化領域新技術的研發，多次獲得國家檔案局優秀科技成果獎。而安徽省檔案縮微技術服務中心注冊資金為5萬元，注冊員工人數3人，只能提供檔案錄入等勞動密集型工作。中西部地區類似這樣的小規模檔案服務公司較多，發達地區和中西部地區的檔案外包公司發展程度存在較大差距，我國的檔案外包行業發展水平整體較低，未來尚存很大的發展空間。

1.2.2 檔案外包行業缺乏統一管理。檔案服務外包行業的長遠發展需要規范化的市場環境，然而目前我國的檔案外包公司基本處于分散的狀態，尚不存在一個統一的行業管理標準，也沒有一個公認的組織對其進行統一管理。主要表現在以下兩個方面：一方面，我國檔案外包公司的興起時間不長，發展時間較短，行業發展不成熟，檔案業務外包行業還沒有形成一個完整的體系對檔案外包公司進行約束，檔案外包公司容易因為追求利潤最大化，進行惡意競爭，較難形成一個良好的發展環境。另一方面，檔案外包公司的員工素質參差不齊，部分檔案外包公司中的工作人員在上崗前甚至沒有進行過專業的培訓，檔案意識比較薄弱，檔案專業素質比較低，行業內缺乏系統的從業考核規定對檔案外包公司工作人員進行約束。

1.3 檔案外包公司的工作質量有待提升。檔案部門選擇將部分檔案工作外包給檔案外包公司，前提是保證工作質量，目的是提高檔案工作效率。但是在實際的檔案服務外包工作中，我們發現檔案服務外包的工作質量還有很大的提升空間。分析原因，檔案外包公司的工作質量較低主要是由以下幾個方面造成的：一方面，檔案部門在確定了檔案外包公司后，通常會選擇將外包的檔案工作完全委托給檔案外包公司，給予檔案外包公司足夠的自主權，全程交由檔案外包公司自由安排，其間檔案部門的工作者和檔案外包公司的員工很少會溝通交流，使得檔案外包公司的工作人員不能準確把握檔案發包方的工作要求，最終導致檔案服務外包的工作質量達不到預期的目標。另一方面，檔案部門針對外包工作缺乏一套科學而合理的驗收標準。檔案部門很少會在服務外包過程中進行分階段的驗收，大多是在檔案服務外包工作完成后對其進行統一驗收，此時需要驗收的檔案數量龐大，時間有限，容易忽略掉一些問題。檔案部門也沒有針對檔案服務外包工作情況制定獎懲辦法，這些管理上的欠缺勢必會影響到檔案外包公司的工作質量。

1.4 檔案外包人員專業素質欠缺。檔案外包公司的工作者專業素質較低是檔案服務外包行業整體發展較為緩慢的一個重要原因。檔案外包公司為了追求利潤最大化、不斷降低成本，公司運作基本以業務為中心，招聘的全職人員非常少，通常根據業務情況增減員工。雇的員工多為低學歷的工作者和兼職的在校生，一方面是因為需要支付給他們的報酬相對比較少，另一方面是因為檔案外包公司目前提供的外包服務多為簡單的勞動密集型工作，不需要高層次的檔案工作者。檔案外包公司吸納這樣的員工從短期來看是能夠給企業帶來一定的利潤，但是從長期來看，會阻礙公司的長遠發展。檔案外包公司因為員工的專業素養欠缺，只能提供一些技術水平比較低的檔案整理和檔案數字化轉換工作等，不能為檔案部門提供系統軟件開發和檔案數字網站建設等高層次、高利潤的外包服務，將會錯失很多的發展機會。

2“互聯網+”時代應對檔案服務外包問題的對策

2.1 采取有效的檔案安全風險防范措施

2.1.1 外包場所的安全管理。檔案服務外包工作的安全問題不容忽視，國家檔案局于2014年12月8日頒布的《檔案數字化外包安全管理規范》對數字化場所做出了明確的規定，能夠更加有效地保證檔案外包加工的順利進行。因此，檔案外包場所做好以下幾個方面工作能降低安全風險，保證檔案的實體安全和信息安全。首先，檔案外包加工場所必須裝有視頻監控設備，監控設備要求遍布各個角落，不能出現無監控死角，檔案部門需要定期對視頻監控內容進行檢查。其次，檔案外包加工場所應備有足夠的檔案裝具，分開存放待處理和已經完成處理的檔案，以免造成混淆。再次，檔案外包場所的所有檔案加工設備都不能帶有無線網絡功能，防止造成檔案信息的外泄。最后，工作人員不得將和工作無關的私人物品帶進工作場所，特別是各種電子設備和各種移動存儲介質，更不能將檔案外包場所的物品帶走。這一系列的規定都有助于保護檔案安全。

2.1.2 信息內容的安全管理。保障信息安全需要借助法律手段，檔案部門與檔案外包公司簽訂合約時，應該將保密條款列入合同中，要求檔案外包公司不能以任何理由和形式將檔案實體帶離工作場所，不能向第三方泄露檔案信息。一旦發生泄密事件，檔案部門有權追究檔案外包公司的刑事責任，從而以法律形式明確規定檔案服務外包機構的責任和義務。不僅檔案部門與檔案外包公司需要簽訂保密協議，檔案外包公司在選擇員工時，鑒于檔案工作的特殊性，除了要求員工在入職前提供公安部門出具的《無犯罪記錄證明》，更應該在簽訂合同時向員工說明檔案信息保密的重要性以及泄密的嚴重后果，與員工簽訂保密協議，并對員工進行信息安全方面的知識培訓。

2.2 完善檔案服務外包的行業管理

2.2.1 強化國家檔案行政管理部門的職能。國家檔案行政管理部門需要定時定期地對檔案外包公司進行專項檢查，檢查內容可以量化、制度化。對于檢查不合格的機構，國家檔案行政管理部門應該記錄在案，超過一定的標準，應該取消其職業資格，從根本上對檔案外包公司進行約束，為檔案外包公司營造一個良好的經營環境。

2.2.2 加強外包公司的資質管理。目前我國還沒有一個統一的標準對檔案外包公司進行資格認證，僅有部分省份出臺了本省的檔案管理條例，但是規定相對比較簡單，不夠細致。而現階段由于檔案服務外包行業比較混亂，需要一個明確的標準對檔案中介機構的成立條件、注冊資金和人員進行規定，也需要對檔案外包公司的業務范圍、收費標準和工作者的職業道德做出明確的要求。

2.2.3 發揮檔案學會的作用。中國檔案學會是中國檔案工作者的學術性群眾團體，是中國科學技術協會的組成部分，在我國的檔案學界有較大的影響力。檔案學會有能力對檔案外包公司進行理論和實踐方面的指導，也可以根據檔案外包公司的發展狀況提出適當的建議。檔案學會還可以通過吸納檔案外包公司的負責人成為其會員，對他們進行新技術、新知識的培訓，從而提升檔案外包公司的整體行業水平。[3]

2.3 優化檔案服務外包的過程管理

2.3.1 施行質量控制績效管理。質量控制績效管理能夠有效地提高檔案外包公司的工作質量，因此檔案部門可以根據本部門的情況制定一套完整的績效評估體系。在選擇了檔案外包公司后，檔案部門應將績效計劃和工作目標告知檔案外包公司，為檔案外包公司順利開展工作提供依據。在檔案服務外包工作實施過程中，檔案部門應該指派專人負責檔案外包工作。隨時了解檔案外包公司的工作進展。檔案外包的績效評估指標也應根據實際情況隨時調整，如果遇到問題，雙方應該共同協商解決。檔案部門采取質量控制績效管理的方法對檔案外包工作進行全程監督，能夠促進檔案外包公司不斷提高工作效率，在規定時間內保質保量地完成工作。

2.3.2 采取獎懲制度。檔案部門和檔案外包公司擬定合同時，可以協商制定獎懲條約。檔案外包公司在最后進行業務驗收時，如果準確率達到規定的要求，檔案部門應該按照合同對其進行獎勵。反之，如果準確率尚未達標，檔案外包公司不僅要修正錯誤的問題，還要接受相應的處罰。采取獎勵和懲罰相結合的制度，有助于提高檔案外包公司的工作質量。

2.4 提高檔案外包公司的技術水平及員工素質。部分檔案外包公司規模小、服務種類單一與其單位負責人落后的經營理念密不可分，再加上公司員工的專業水平整體較低，造成現階段檔案外包公司的整體水平有待提升。為此可以從以下幾個方面進行：

2.4.1 改變管理者的經營理念。檔案外包公司管理者的經營理念直接決定了外包公司的業務水平和發展前景。例如量子偉業時代信息技術有限公司，憑借先進的技術，自主研發了多款PDE檔案管理軟件，獲得了多項國家級認證，成為該行業的領先者。因此，檔案外包公司負責人首先應轉變自己的經營理念，在現階段提供勞動密集型服務的基礎之上，擴大業務范圍，多提供一些高質量、高水平的技術服務。

2.4.2 引進檔案專業人才。檔案外包公司缺乏一批掌握專業知識和熟練操作技能的專業人才，專業人才能夠運用自己的專業優勢，引導整個團隊為顧客提供高水平、有針對性的外包服務。因此，檔案外包公司應大力引進專業人才，帶動整個機構的發展。

2.4.3 提升檔案外包人員的綜合素質。人才是一個機構發展的源泉，現代化的檔案服務外包工作需要外包人員具備一定的專業知識和強烈的檔案意識。因此檔案外包公司需要定期給工作人員進行職業培訓，讓他們了解檔案的分類體系和特點，熟悉檔案法律法規，掌握新技術的操作，成為合格的檔案工作者。

“互聯網+”時代檔案部門采取服務外包，在一定程度上幫助了檔案部門節約成本，提高工作效率，檔案服務外包有著巨大的市場潛力和良好的發展前景。但是檔案外包過程中的各種問題也日益凸顯，只有針對問題采取有效的解決措施，才能更好地運用檔案服務外包。相信隨著檔案外包公司的發展，檔案服務外包能夠在檔案工作中發揮更加重要的作用，從而推動檔案事業在“互聯網+”時代的持續發展。

參考文獻：

[1]政府工作報告（全文） http：//www.gov.cn/guowuyuan/2015-03/16/content_2835101.htm.

[2][3]許風風.我國檔案業務外包研究[D].安徽大學，2013.