對檔案信息化建設的思考

李丹辰

摘 要：檔案信息已成為社會發展重要的戰略資源，知識和信息的生產、分配和使用將成為世界經濟發展的新的增長點。加快信息資源和基礎設施建設，高效科學地利用信息資源，使信息資源充分體現其社會價值和經濟價值，為社會發展服務，是信息化建設的最終目標。結合本單位實際，本人就檔案信息化建設問題談點個人的見解。

關鍵詞：檔案；信息化；思考

1 檔案信息化是社會發展必然

檔案信息化對于政務信息化有著巨大的推動和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響著政府的競爭力和服務管理質量。政務信息化的發展將以電子政府成為信息化建設的重要標志，互聯網將成為政府職能的重要表現形式和媒介，政府的信息披露、網上辦公、政府采購與招標等活動將更多地通過網絡來實現；電子政府將成為一個跨越政府部門和管理行業的綜合平臺，將成為各級政府機關與企業和民眾的連接中心，它是社會信息化重要標志之一。

原始信息，無可厚非的是信息資源的重要組成部分，隨著社會信息化進程的加快，民眾的檔案意識的增強，其價值日漸提升，社會對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于"管好"檔案，更多地要求是"用好"檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現代管理方式轉變，為社會提供高效、優質的檔案信息服務。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理"正式成為一種必然趨勢。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機，社會及每個單位網絡基礎設施不斷改進完善，也為檔案信息化建設創造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統實現，以高度集成的網絡信息為基礎，實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務，是檔案部門和檔案工作者當前和相當長時期艱巨的系統工程。

2 檔案信息化建設的特點

檔案信息化建設是信息社會建設的一部分，其建設的過程和目的雖然與其他信息化建設有共同之處，但由于檔案的特殊性，就有其自身的特點，主要表現如下：

1、檔案信息化是政務信息化建設的重要組成部分。

社會信息化快速發展對檔案工作影響巨大。信息化導致檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案內容分散交叉。必須改變傳統管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應用，不宜用傳統的檔案管理方法來管理；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足這種需要，這就要求采用新技術，特別是信息技術改變管理模式和方法，取代傳統的管理手段和方法。當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，我國電子政務的進程勢不可擋，依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理，是當今電子政務建設的重要組成部分。實際應用中，各級機關單位"辦公"的一個重要內容就是日常的收文、辦文和發文，公文的處理是政府機關處理公務和行政管理的重要工具。因此人們越來越意識實現公文的自動化處理，提高政府辦公效率和領導決策能力的必要性，并如火如荼的實踐著。但是作為公文處理的另一環節--檔案管理，卻面臨著如何與時俱進的問題。其實，文、檔（文書，檔案）有著首尾、因果關系，并貫穿于政務機關工作的始終。因此，檔案信息化建設必須緊跟電子政務建設步伐，檔案部門信息化建設要納入同級電子政務體系。

2、信息的正確性、可靠性要求高。

檔案信息化建設的核心是資源建設，在資源建設過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關鍵。檔案信息資源包含的內容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，最終影響信息化建設的成敗。

3、信息的安全性必須得到保證。

檔案信息化建設的目的是為社會提供檔案信息服務，不可避免地借助現有的各種網絡設施，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產比傳統的實物資產更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網絡為社會提供信息服務的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

4、建設時間周期長，是一項長期的系統工程。

政治傳統延緩了檔案信息化建設的提出，傳統的社會經濟使檔案信息化缺乏應有的經濟動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應有的精神動力，盡管當代社會環境為檔案信息化建設提供了良好的社會基礎，有著獨到的"天時地利人和"，但檔案信息化建設與政府其他的信息化建設比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財力、技術力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設時間周期長，必須采取分步實施和邊開發邊利用原則，將信息化工作穩步推進。

5、必須采用成熟、通用的技術及產品。

在檔案信息化建設的過程中，將采用多種信息處理技術和產品，這些技術和產品必須是成熟的，以保證信息資源建設和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、永久的，這樣必須要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。

3 檔案信息化建設面臨的問題

1、數字化檔案管理標準規范：

目前各種數字化檔案管理系統采用的管理模式基本是沿用傳統的管理模式，功能主要是查詢利用，僅僅是管理和利用手段的變化，研究一套適合計算機系統檔案管理規范，方便查詢利用，以及對檔案信息進行更深層次的統計分析，是具有非常重要的意義。

2、怎樣使檔案管理工作容入到電子政務中

由于電子政務的廣泛使用，電子文件的大量產生，以及由此而來的電子文檔管理，是信息時代檔案工作面臨的重大課題，如何加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督指導，保證歸檔電子文件完整、有效、真實，是值得研究的。

3、加強橫向聯合，實現檔案信息資源共享

在社會信息化加速時代，人們對信息要求全面、準確、快速、方便。由于信息需求量的增加，人們的注意力就不只局限于某一方面，而會更多地注意到檔案部門之間的聯系，著眼于檔案信息與其他信息的聯系，因我們管理體制的問題，檔案管理存在條塊分割、橫向聯系堵塞，各系統間溝通少，標準規范不統一，造成檔案信息交流的困難。需要政府宏觀控制，大力加強橫向聯合，共同進行檔案信息化建設過程中涉及到的相關標準研究、制訂、實施，在檔案信息化建設過程中規范相關責任者的行為，按照標準統一實施，借助信息資源的網絡化管理，最終形成一個更大的信息系統，建立一個范圍更大的信息管理體制，實現檔案信息資源的共享。

4、數字化檔案應用系統的網絡安全性

數字化檔案信息通過網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，必須要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數據和應用系統不被破壞，系統時刻保持正常運轉，信息傳輸的過程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的內容很多，需要在管理上制定嚴格的管理制度，提高系統管理人員的技術水平，在技術上，設計實施切實可行網絡安全策略，如采用嚴格的身份認證和權限管理，配置防火墻產品，配備入侵檢測系統和信息傳輸加密產品，安裝防病毒系統，另外一套備份與災難恢復系統也是必不可少的，利用災難恢復系統可以實現快速恢復。