實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設

朱麗娟

【摘要】不斷提升檔案資源的利用和開發力度，加強高校檔案信息化建設，是高等教育院校檔案管理工作的重要研究課題和基本工作內容。本文將對實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設進行研究分析，以期給相關研究者以有益借鑒。

【關鍵詞】文檔一體化；檔案管理；信息化建設

當前，隨著信息科學技術的迅猛發展，信息技術對人們生活和生產的影響越來越大，并逐漸成為人們生產和生活的重要手段。隨著互聯網技術的快速發展和逐漸普及，信息技術在檔案管理工作中的運用越來越多，在很大程度上推動著我國檔案管理工作的發展。對于廣大高等教育院校而言，檔案管理工作水平的高低對高校文化水平的建設具有直接的影響，而網絡技術的普及則為高校檔案信息化建設提供了堅定的支撐。文檔一體化管理的實施，不但能夠有效推動高校檔案信息建設，而且也能在一定程度上提升檔案管理的功效性。

一、高校檔案信息化建設概述

高校檔案信息化是指在檔案管理、檔案資源開發和整合中通過信息技術的有效運用，把現代信息技術與高校檔案管理工作進行有機結合，提升高等教育院校檔案管理工作的成效性，推動信息化文檔管理發展的一種檔案管理方式。這對于信息利用的有效性和公平性具有非常現實的作用。就當前來講，檔案信息化建設包括兩個階段：一是電子檔案管理階段，二是計算機檔案管理階段。

二、文檔一體化管理的實施對檔案信息建設的作用

（一）可以提升高校檔案管理的有效性。高等教育院校的檔案樣式不一、多種多樣，采用傳統的檔案管理模式進行檔案管理很難達到預期的效果，也很難滿足社會發展的實際需要，而文檔一體化管理模式的實施則可以通過信息技術的運用進行檔案和文件管理，能在很大程度上實現檔案管理效率和管理質量的提升，進而提升檔案管理工作的有效性。

（二）社會發展的客觀要求。隨著高等教育院校的持續擴招，高校畢業生數量越來越多，畢業生面臨的就業壓力越來越大，文檔一體化管理的推行可在管理平臺上進行學生檔案信息推送，社會用人企業可以對學生的成長信息、學習成績、獎懲情況進行隨時隨地的查詢，進而對學生形成更為詳細、更為全面的認識，適當地進行就業擇取。同時，檔案一體化的實施，使得信息全方位的共享成為了可能，學生可以通過信息平臺的利用獲取各項學習資源，進而為他們的學習提供方便。

三、實施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設的措施

（一）完善檔案管理規范。用文檔一體化管理促進高校檔案信息化建設需要以一定的財力、人力和物力投入作為支撐，特別是需要投入很大精力進行系統平臺的構建，這就需要高校檔案管理機構強化管理力度，構建和健全檔案管理規范，為規范化的檔案信息管理提供必要的保障。同時，在辦公用品的采購問題上，需要嚴格遵守各項規定，對文件信息實行科學的分類。同時，要定期對高校檔案信息管理工作人員進行培訓和培養，讓他們對檔案管理工作形成更加全面、深刻的認知，全面掌握各項檔案管理工作技能，提升工作的積極性和自主性，確保檔案管理工作朝著正確的方向發展。

（二）構建統一的檔案管理機構。檔案與文檔密切相關，二者之間存在著息息相關的聯系性，從本質上來講，檔案與文檔的主體和內容并沒有特別大的差別，僅僅是在時間和范圍上存在著一定的區別。為了文檔一體化管理的實現，高等教育院校需要在自身內部構建統一的檔案管理機構，讓組織管理充分發揮優勢，對各種檔案管理工作實行全面的考察與監督，并對各個職能部門的工作職責進行明確的劃分，讓他們能夠各司其職、各安其政，切實提升高校檔案信息化建設工作的有效性。

（三）系統性的規劃檔案管理軟件。當前，很多高等教育院校有自己的檔案管理軟件，但是，軟件的種類各式各樣，與其他部門的軟件或多或少地存在一定的不兼容現象，十分不利于檔案作用的發揮。因此，必須對高校檔案管理軟件進行系統性地規劃，全面樹立整體性的管理理念。實用性強、智能程度高的檔案管理軟件，可以在內部使檔案與文件進行便捷的調用和傳輸，這同樣也是檔案一體化實施的基本前提。同時，還要根據高校的實際情況和自身內部機構的實際工作職責制定不同的、相互包容的保管期限與保管方式，統一著錄和標引。

（四）提升檔案管理工作人員的安全意識。病毒入侵、黑客攻擊、信息泄密和丟失等問題在文檔的使用過程中是現實存在的，對于檔案管理的工作人員而言，必須具備較強的責任意識和安全意識，在檔案信息管理中及時進行文件信息分級，合理的進行文檔加密，對于那些比較重要的、保密要求較高的文檔，需要在專用的儲存器中進行儲存，對于文檔歸檔載體要進行合理安全處理，避免擦傷、劃傷問題的出現。此外，為確保檔案的完整性，在儲存初期盡量采用紙質文件與電子文檔相結合的方式進行儲存，在能確保電子文檔無誤后銷毀紙質文件。

四、結語

總之，檔案信息是高校的重要信息資源。隨著社會的發展，傳統的檔案管理模式已很難滿足社會發展的需要，檔案一體化管理模式的實施勢在必行。檔案一體化管理模式的推行不但可以大幅提升檔案的利用效率，讓檔案充分發揮自身作用，而且還可以在一定程度上促進高校文件建設工作的開展，降低管理成本，讓檔案管理工作更加規范化。

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