新時期如何做好醫院人事檔案管理工作

黃月嬌

【摘要】本文通過對醫院人事檔案管理的現狀分析，找到其人事檔案管理存在的問題，并結合現有的相關理念，找到解決問題的方案，以期產生出更好的醫院人事檔案管理方法，促進醫院和每個員工的自身發展與進步。

【關鍵詞】新時期；醫院；人事檔案管理

醫院的人事檔案簡單來說，它是記載醫院工作人員的人生軌跡的重要參考物，它記載著與醫院工作人員密緊密相連的資料，比如說，學歷、品德、社會表現實踐等等。它是醫院選拔人才的重要參照，它反映著個人的德智體美等比較全面的信息，對個人進入醫院進行實習與工作，其所受的薪資待遇、社會保障、崗位提升或者調動等等都具有不可替代的作用，所以每個醫院都應該對人事檔案管理引起足夠的重視，這直接關系著每個醫院工作人員的切身利益，而醫院工作人員的工作能力、道德品質及個人修養的高低直接影響著醫院整體的發展與進步。

一、目前我國醫院人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的真實性和完整性不夠。醫院的人事檔案記載的醫院工作人員長時間的人生經歷，所以其所收集到的信息，來源渠道比較復雜，跨越的時間也比較長，導致醫院人事檔案的真實性和完整性存在疑點，再加上從醫院的工作人員的人事檔案進入醫院開始，醫院人員的人事檔案的信息，基本就由醫院所填寫或者說收集，在這一過程中，由于不規范的操作，將人事檔案信息基本都是作為一種經歷型的流水性質的記錄，不能夠全面且客觀地記錄醫院工作人員的人事檔案信息，且降低其真實性。

（二）人事檔案管理制度比較陳舊。在經濟體制改革步伐加快、人才流動頻繁、人事調動日益普遍的今日，醫院也需要與時俱進，引進更加先進的設備，聘請更加優秀的專業性人才，但是有些醫院對其變化沒有及時地采取相關策略，導致我國現有的醫院人事檔案管理制度不能很好地適應現在經濟等各方面帶來的變化，有些醫院沒有認識到人事檔案管理的重要性，存在對人事檔案進行任意改動，隨意存放的現象，有些醫院根本沒有將人事檔案與其工作人員的薪資水平、崗位晉升等聯系起來，這些問題都將直接限制醫院人事檔案管理工作的正常有序運行。

（三）人事檔案管理手段比較陳舊。醫院的人事檔案，因為其內容涉及到個人的隱私，其內容具有特殊性，使得其被蒙上了神秘的色彩，再加上，人事檔案并沒有專業人員專職對其進行保管與管理，而一旦員工進入醫院工作，評價其以后的表現或者說能力，基本都是基于其自身的實際表現，對于其在工作、生活等方面的表現慢慢地就有了大致的了解，而醫院對人事檔案管理工作的不夠重視，導致醫院還使用比較傳統的管理人事檔案模式，不能利用信息化和網絡對其進行管理與整理，一旦人事檔案數量增多、時間拉長，就容易導致人事檔案管理混亂，丟失、損壞人事檔案的現象層出不窮，這些現象對醫院人事檔案管理制度的改革與創新都是巨大的阻礙。

（四）人事檔案管理人員素質有待進一步提高。現在，由于有些醫院對其人事檔案管理工作的重要性認識不清，所以對于人事檔案管理人員的配備方面，容易受到忽視，往往認為人事檔案只需要進行簡單的保管與封存，而不需要專業水平與理論知識，所以所聘用的管理相關人員，也就比較隨意，那些沒有什么學歷、經驗，年紀比較大，計算機知識嚴重不足等完全不具備相關能力的人員，占用了醫院人事檔案管理的大部分名額，從而導致醫院人事檔案管理工作比較粗糙，嚴重影響著醫院人事檔案管理工作的進行。

二、新時期做好醫院人事檔案管理工作的相關措施

隨著我國經濟的快速發展，各項制度進行了全面而深刻的改革與發展，我國醫院的人事檔案管理制度也必須跟上時代改革的步伐，進行相應的改革，因為我國現存的醫院人事檔案管理的外部環境、內部環境等都發生了比較大的改變，這對新形勢下我國的醫院人事檔案管理提出了新的要求與條件，要想順應時代的變化和我國經濟的發展，我國的醫院人事檔案管理制度必須進行相應的改革，為了順應當前形勢的變化，我國的事業單位人事檔案改革可以從以下幾個方面進行：

（一）提高對醫院人事檔案管理的認識水平。醫院要想適應新時期對人事檔案管理的要求，就應該對其重要性引起足夠的重視，這就必須從醫院的管理者和醫院專門進行人事檔案管理的人員入手，醫院的管理者必須充分認識到醫院人事檔案管理工作對醫院自身和醫院全體工作人員的重要性，在對醫院進行整體規劃和改革的過程中，將這一因素充分考慮進去，設立專門的醫院人事檔案管理部門，并將其進行部門考核，加強對人事檔案的管理工作；而從另一方面，應該在醫院人事檔案管理人員的配備上，進行比較嚴格的篩選，就像篩選醫院的醫生護士一樣，對醫院的人事檔案管理人員的專業素養，掌握計算機的能力，個人的品格等等都需要進行驗證，爭取讓更加專業更加適合的工作人員進入到這個崗位，為醫院人事檔案管理工作添磚加瓦。

（二）加強醫院人事檔案管理的制度建設。對于醫院員工的管理工作，相關的工作人員應該根據被記錄的員工的人生經歷按照時間先后順序和相應的流程進行記錄，不能隨便隨意地記錄。首先，做好收集資料的工作，對于員工的檔案，應該根據相應的規章制度，對員工的資料進行全面的收集，對其工作的表現、變動，尤其是對與其切身利益緊密相關的各類合同等進行收集，并不斷補充，爭取形成有效的檔案管理工作。其次，加強檔案的鑒定工作，對于這個環節，現在是比較薄弱的，對于員工的鑒定，一定要對其真實性進行全面的檢查，這才有利于醫院的全面發展。最后，加強檔案保管工作。現在比較流行的醫院人事檔案保管方法已經嚴重不能適應現在經濟的發展，現在要求人事檔案保管的范圍和方法都適應現代化發展的需求，對醫院人事檔案管理進行信息化處理，因為原來紙質的醫院人事檔案管理方法已經不能適應變化發展的需求，紙質的材料因其天生的弱勢，使得其保管年限有限、不易流動，且其保管成本比較高，如果檔案太多也不好查詢，且容易丟失與腐爛。

以計算機為主要管理的手段和方法，將所有醫院人事檔案輸入到計算機系統當中，進行統一化管理，通過圖像、表格、文字等多種信息化語言，對人事檔案進行有利的處理，這樣不僅能夠隨時查詢到每個醫院工作人員的人事檔案信息，還能實時對醫院工作人員的人事檔案進行更新處理，將醫院工作人員的實際人生軌跡通過數字化進行同步更新，使得人事檔案信息與個人實際經歷共同成長。

（三）提高醫院人事檔案管理者的人員素質。第一，在人事檔案管理者的人員聘用上面，盡量聘用那些知識文化水平比較高，綜合素質比較好的年輕人員，他們雖然社會實際經驗不足，但是他們知識儲備比較完善，學習能力強，塑造力強，對他們進行相應的崗前培訓，他們就能夠比較快速且全面適應工作的需求。第二，定期進行崗位的職業培訓，因為醫院的人事檔案管理工作所涉及的內容豐富，更新變化也比較大，只有不斷注入新的知識與能力，才能順應新時期對醫院人事檔案管理工作的變化。第三，加強工作人員的思想道德修養，畢竟醫院人事檔案管理工作涉及的都是個人的隱私，這就要求醫院人事檔案管理人員的素質能夠達到要求，讓他們能夠客觀、全面、真實地記錄被記錄人員的人事檔案信息，且必須對其隱私進行充分的保密工作。這樣才能夠真正促進醫院人事檔案管理工作的進行。

三、結語

綜上所述，人事檔案作為醫院的重要人事資源，應該受到醫院的足夠重視，這不僅僅是為了順應新時期對醫院人事檔案管理的變化，更是為了促進醫院的長遠發展，人事檔案管理人員應加強自身專業水平和綜合素養的培養，爭取為醫院人事檔案的管理工作出一份力，這也有利于人事檔案管理者自身的發展。

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