淺談高職院校檔案管理人員職業(yè)前景

祝彩鳳

【摘要】本文論述了高職院校檔案管理人員職業(yè)前景的重要性；高職院校檔案管理人員的工作狀態(tài)及職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀；規(guī)劃高職院校檔案管理人員職業(yè)前景的思路。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理人員；職業(yè)前景

高職院校的檔案工作是促進(jìn)學(xué)校全面健康發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，為高職院校發(fā)展提供全方位檔案信息服務(wù)，高職院校檔案管理人員的工作狀態(tài)和檔案職業(yè)發(fā)展的質(zhì)量對高職院校的檔案工作具有正比例影響。如何在靜默的檔案工作中使檔案管理人員找到自己的位置和歸屬，充分發(fā)揮檔案專業(yè)技能，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，進(jìn)而為高職校園建設(shè)作貢獻(xiàn)，這是值得所有維度參與者深深思考的問題。

一、關(guān)注高職院校檔案管理人員職業(yè)前景的重要性

（一）高職院校檔案人才結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型的需要。信息時(shí)代高職院校的檔案工作需要的是高學(xué)歷、多技能、高素質(zhì)的人才進(jìn)行高效的檔案管理工作。但在現(xiàn)實(shí)工作中，高職院校的檔案管理人員多身兼數(shù)職，學(xué)歷不高、業(yè)務(wù)素質(zhì)也較低，然而學(xué)校又難以在短時(shí)間內(nèi)招聘到足夠的檔案高級人才補(bǔ)充檔案人員的人才結(jié)構(gòu)。因此，為了高職院校全面的健康發(fā)展，高職院校需要建立一套適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的職業(yè)前景規(guī)劃體系，促進(jìn)部分檔案管理人員在職稱、職務(wù)、業(yè)務(wù)技能等方面的提升和提高，進(jìn)而滿足檔案館現(xiàn)代管理的人才需求。

（二）健全檔案人才隊(duì)伍的有力手段。高職院校的檔案人員在學(xué)校中的地位一直不高，存在著工作量大，收入低的問題，因此很難留住高學(xué)歷、高素質(zhì)的專業(yè)人才，高職院校檔案管理人才流失嚴(yán)重。關(guān)注高職院校檔案管理人員的職業(yè)前景，改善檔案人員的工作環(huán)境和發(fā)展前途，可以作為吸引人才、留住人才的有力手段，推動(dòng)和健全高職院校檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。

（三）調(diào)動(dòng)檔案人員工作熱情，提高檔案人員的工作效率。高職院校檔案人員的職業(yè)前景規(guī)劃會(huì)使檔案工作變得更為明確、具體和富有挑戰(zhàn)性，這樣就可以大大提高檔案管理人員的工作熱情，主動(dòng)性和積極性的提升自然而然也就提高了檔案人員的工作效率，從而促進(jìn)和推動(dòng)了高職院校整體工作的進(jìn)步和發(fā)展。

二、高職院校檔案管理人員的工作狀態(tài)及職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

從國家角度，2008年8月20日教育部、國家檔案局根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號令），這是高校檔案工作的綱領(lǐng)性文件。2014年5月5日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，國家針對檔案工作和檔案隊(duì)伍建設(shè)提出了指導(dǎo)性意見，展現(xiàn)出我國加強(qiáng)檔案工作的決心。但是在實(shí)際工作中，由于檔案自身價(jià)值的滯后性和封閉性，導(dǎo)致高職院校檔案工作一直處在學(xué)校教學(xué)、科研、管理的邊緣地帶，很難得到學(xué)校重視。檔案管理人員的自身價(jià)值得不到發(fā)揮，職業(yè)前景渺茫，主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

（一）高職院校檔案管理部門人員少，任務(wù)多。目前的高職院校中雖有不少學(xué)校建立了檔案館，但多數(shù)是下設(shè)在學(xué)校辦公室或與辦公室合署辦公，檔案管理人員多數(shù)配備在1-2人。檔案管理人員不僅肩負(fù)檔案工作的重?fù)?dān)，與此同時(shí)還需為辦公室工作隨時(shí)補(bǔ)臺，一身扮演著綜合統(tǒng)計(jì)員、外事干事、機(jī)要員、會(huì)議接待等多種角色。名為檔案專職人員，實(shí)為檔案兼職人員。面對負(fù)荷越來越重的檔案工作，還要應(yīng)付各種事務(wù)性工作的檔案人員，很容易感覺到力不從心，更無暇顧及個(gè)人的職業(yè)前景發(fā)展。

（二）高職院校檔案管理人員職業(yè)發(fā)展上升空間小。很多高職院校的檔案工作是游離在學(xué)校教學(xué)、科研等中心工作周圍的邊緣角落，對于檔案人員的職務(wù)晉升，更由于職數(shù)原因，只有極少數(shù)人才能夠?qū)崿F(xiàn)。在檔案職稱晉升過程中，從助理館員到館員相對比較容易實(shí)現(xiàn)，但是從館員到副研究館員、研究館員的高級職稱就很難了。要實(shí)現(xiàn)副高的晉升，要有指標(biāo)、學(xué)歷、成果等種種限制，可謂困難重重，因此晉升的人數(shù)也較少。可以說檔案管理人員職業(yè)發(fā)展上升的空間小，檔案人員難以找到自我價(jià)值，工作中會(huì)缺少成就感。

（三）高職院校檔案部門在校內(nèi)地位較低，乏于重視。高職院校檔案館是學(xué)校信息資源服務(wù)的重要部門，也是學(xué)校全面發(fā)展的重要基礎(chǔ)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案部門是圍繞在學(xué)校教學(xué)、科研、管理之外的邊緣部門，在學(xué)校各部門中的地位較低，不受領(lǐng)導(dǎo)重視。檔案管理人員開展工作缺少足夠的支持，因此高職院校的檔案工作發(fā)展比較緩慢、落后。

（四）高職院校檔案部門規(guī)模小，難以吸收高素質(zhì)人才。目前的高職院校人才招聘工作，大多數(shù)是傾向研究生及以上學(xué)歷的人員，招聘檔案管理人員時(shí)也是傾向檔案專業(yè)研究生，較少招聘檔案專業(yè)本科生。雖然招聘的人員學(xué)歷提升了，但是由于高職院校檔案館規(guī)模不大，學(xué)術(shù)科研平臺也比較狹小，加之日常工作繁雜瑣碎，導(dǎo)致很難吸引高層次高素質(zhì)人才的眼球。

（五）高職院校檔案管理人員外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流的機(jī)會(huì)少，工作缺乏積極性。由于高職院校檔案館得不到領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，用于檔案工作的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足，除保障正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)外，檔案管理人員鮮有機(jī)會(huì)外出進(jìn)修和培訓(xùn)。這樣的結(jié)果就是致使高職院校的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平難以提高，不能及時(shí)吸收和學(xué)習(xí)領(lǐng)先的工作方法和新鮮的工作理念，工作熱情下降，工作缺少積極性和主動(dòng)性，這些都影響了高職檔案整體工作的發(fā)展。

三、規(guī)劃高職院校檔案管理人員職業(yè)前景的思路

高職院校的檔案工作主要是以學(xué)校教學(xué)工作為中心，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等開展全方位的檔案信息資源服務(wù)，檔案工作屬于學(xué)校基礎(chǔ)保障性工作。但由于傳統(tǒng)檔案工作封閉性的慣性認(rèn)知，以及檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)本身具有選擇性和滯后性的特點(diǎn)，致使高職院校的檔案工作一直處在學(xué)校管理活動(dòng)的邊緣，難以得到學(xué)校的重視。作為歷史沉淀的檔案工作，其公益性顯著，沒有功利可言，如何讓公務(wù)繁忙的領(lǐng)導(dǎo)真正感受到檔案工作的重要性，從而重視檔案工作難度是非常大的。因此，由于種種原因，高職院校檔案管理人員一直缺失職業(yè)存在感和職業(yè)榮譽(yù)感。社會(huì)檔案意識不強(qiáng)，加之檔案職業(yè)競爭力弱，這就需要高職院校的檔案管理人員必須立足檔案工作崗位，找準(zhǔn)自我定位，規(guī)劃好檔案職業(yè)前景，不僅要促進(jìn)高職院校檔案工作的發(fā)展，改變對檔案職業(yè)的偏見，還要實(shí)現(xiàn)檔案管理人員自我價(jià)值的升華。

為了有效提高高職院校檔案管理人員的生命質(zhì)量，筆者試從社會(huì)環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷和個(gè)人意識等三個(gè)方面提出改善檔案管理人員職業(yè)發(fā)展前景的思路。

（一）社會(huì)環(huán)境角度。從社會(huì)環(huán)境方面，高職院校檔案人員要加強(qiáng)對檔案法律法規(guī)、檔案工作及其作用的宣傳力度，提高檔案工作的社會(huì)認(rèn)知度。可以通過辦展覽、掛標(biāo)語、廣播宣傳、網(wǎng)絡(luò)宣傳等多種形式宣傳檔案法律法規(guī)；通過辦講座、校園公告等渠道，把檔案是什么、檔案有什么作用，怎么利用檔案等檔案常識向廣大師生普及，從而加強(qiáng)全體師生檔案意識的培養(yǎng)，爭取獲得學(xué)校大環(huán)境的關(guān)心和支持。在學(xué)校環(huán)境中，畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案利用率最高，也是最能具體體現(xiàn)檔案價(jià)值、最具說服力的例子，在學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、移民等事件中檔案發(fā)揮了重要作用。通過宣傳這些具體的價(jià)值體現(xiàn)和效益發(fā)揮的實(shí)例，既能體現(xiàn)檔案價(jià)值，又能反映出高職院校學(xué)校檔案存在的重要意義。

（二）領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷角度。所謂領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷，就是指高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層面要重視檔案工作，了解檔案工作的重要性，側(cè)重對檔案工作及檔案管理人員的關(guān)懷。在進(jìn)行學(xué)校工作計(jì)劃、工作要點(diǎn)的規(guī)劃時(shí)，將檔案工作納入其中。學(xué)校應(yīng)全面部署和落實(shí)檔案工作的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，按照檔案工作的業(yè)務(wù)規(guī)范對檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理。

在學(xué)校政策導(dǎo)向方面，學(xué)校應(yīng)盡可能平衡教學(xué)、科研等多種管理活動(dòng)，使檔案人員也有職務(wù)晉升、職稱評定、薪資待遇提高的機(jī)會(huì)，盡量營造一個(gè)公平的環(huán)境，建立公平的利益分配機(jī)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改變對檔案工作的偏見，改變檔案人員在學(xué)校里弱勢群體的現(xiàn)狀。

在檔案人員崗位職責(zé)方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)給予明確。只有明確崗位職責(zé)，才能最大限度地發(fā)揮人力才能，保證工作質(zhì)量和效率。現(xiàn)在多數(shù)高職院校檔案專職人員還肩負(fù)著辦公室中多項(xiàng)事務(wù)，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視這一問題，合理調(diào)配辦公室人員結(jié)構(gòu)，重新明確辦公室業(yè)務(wù)分工，界定檔案管理人員的崗位職責(zé)，使高職院校的檔案管理人員能夠全身心投入檔案工作，有精力和時(shí)間在檔案科研、編撰等方面有所作為，充分發(fā)揮檔案工作的基本職能。

高職檔案工作需要強(qiáng)有力的資金支持以維持檔案管理工作正常進(jìn)行。硬件環(huán)境方面，根據(jù)檔案法律法規(guī)的要求，檔案館應(yīng)做到檔案庫房、閱檔室、辦公室的三室分開；檔案庫房做到“八防”；檔案信息化建設(shè)需要配備電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)布線，另外還需購置檔案管理軟件等。軟件環(huán)境方面，學(xué)校應(yīng)關(guān)心檔案管理人員的業(yè)務(wù)提升需求，提供業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、參觀交流、座談經(jīng)驗(yàn)等各種提高檔案人員自身素質(zhì)的平臺，并且在校園內(nèi)與其他部門之間建立良好的人際關(guān)系，促進(jìn)和鼓勵(lì)和諧的工作關(guān)系，互相尊重、互相信任，使高職院校檔案管理人員的工作效能、工作熱情得以提升。

（三）個(gè)人意識方面。從個(gè)人層次角度講，高職院校檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變職業(yè)觀念，要對自己的檔案職業(yè)進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃管理。抓住機(jī)會(huì)不斷進(jìn)修和學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素質(zhì)。對于檔案管理人員而言，豐富自己的業(yè)余生活，培養(yǎng)和修煉健康的工作心態(tài)和情趣也很重要。

高職院校的檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變職業(yè)觀念，從新入職開始，檔案管理人員就要對自己的檔案職業(yè)做出合理的科學(xué)規(guī)劃。檔案管理人員的職業(yè)前景規(guī)劃應(yīng)該詳細(xì)具體，層次清晰，按照計(jì)劃開展工作可以達(dá)到比較好的效果。高職檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)，加強(qiáng)各種培訓(xùn)，堅(jiān)持不斷地提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能，為自我職業(yè)規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，要根據(jù)自己的興趣、特長和優(yōu)勢，結(jié)合自身不足，不斷爭取外出進(jìn)修、掛職鍛煉和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)檔案職業(yè)的認(rèn)同感。檔案管理人員應(yīng)該將枯燥、單調(diào)的檔案工作活化，使之變成一項(xiàng)具備生動(dòng)和挑戰(zhàn)性質(zhì)的工作，能夠展現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的工作。另外，檔案職業(yè)規(guī)劃的具體性也非常重要，檔案管理人員應(yīng)該了解學(xué)習(xí)和掌握哪些知識技能更有利于自己的職業(yè)發(fā)展，可以通過哪些途徑提高自我綜合業(yè)務(wù)能力，還需要弄清楚采取哪種工作方法更利于提高檔案工作的效率等等。檔案管理人員要對自己的職業(yè)努力方向清楚明確，同時(shí)，隨著教育體制的不斷變革，檔案管理人員還需要隨時(shí)注意對自己的職業(yè)前景規(guī)劃作出適當(dāng)調(diào)整和及時(shí)修正，保證檔案職業(yè)規(guī)劃的正確和有效實(shí)施。

總之，高職院校的檔案事業(yè)的健康發(fā)展，離不開檔案管理人員的努力和付出，學(xué)校各個(gè)維度的參與者都要積極參與到提高檔案管理人員職業(yè)前景規(guī)劃中，切實(shí)發(fā)揮各方面的積極作用，使檔案管理人員的自我潛能充分發(fā)揮出來，為高職院校的全面發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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