新時期中職學校檔案管理工作優化研究

朱麗紅

摘要：檔案管理一直是中職學校重點，通過檔案管理水平就可以了解到學校管理狀況，檔案記錄著學校發展歷程與教學重要信息，同時也涵蓋教育工作者的合法權益，可見，檔案管理工作十分重要。通過長期實踐工作得知，中職學校的檔案管理工作中依然存在不少問題，這就需要采取有效措施加以調整。因此，本文將從中職學校檔案管理工作存在問題入手，重點研究新時期中職學校檔案管理工作優化對策。

關鍵詞：新時期 中職學校 檔案管理

隨著教學體系改革，也對中職學校檔案管理提出了新要求，為更好的適應時代發展，就需要不斷優化檔案管理工作，使其適應教學改革要求。因此，一定要重視檔案管理工作，增強中職學校在社會中的影響力。

一、現階段中職學校檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理重要性認識不足。檔案涵蓋內容較多，通過檔案管理水平就可以了解學校發展狀況。但實際上很多中職學校并不能認識到這一點，并認為學校與政府機關不同，檔案管理不必過于重視，只要檔案不被損壞即可。這些都與其沒有認識檔案管理重要性有很大關系，這樣就導致檔案管理出現了經費不足、管理不科學的情況。

2.相關工作人員專業水平差。由于對檔案管理重要性認識不足，使得很多中職學校并沒有專門的檔案管理人員，即便有，這些工作人員的專業水平也很差，難以獨立承擔檔案管理工作。很多檔案管理者所學專業也不是檔案管理，接受崗前培訓的更是少之又少，他們不僅專業水平差，更不了解基本檔案知識，無法完成檔案分類、歸檔與整理等工作，這樣就使檔案管理缺乏規范性。

3.管理方式落后。由于傳統管理思想影響較深，很多中職學校依然在采用原有管理方式，導致檔案管理工作與新時期要求不符。部分學校還存在手工填寫檔案的形式，即便歸檔后也要由管理人員進行再次加工，這樣不僅增加了相關工作人員的工作量，還降低了檔案真實性，致使檔案利用價值大大下降。

4.檔案收集不完整。檔案收集不完整、質量不達標也是中職學校檔案管理中常見問題，究其原因主要與管理人員流動性大有關。管理人員的更換很容易使管理工作脫節，檔案信息也容易丟失。再加上部分工作人員不重視檔案管理，對于檔案資料的收集與整理也不用心，經常出現重要資料被當做無用資料被處理的情況，這樣就很容易使檔案資料出現不完整現象。

二、新時期中職學校方案管理工作的優化對策

1.對檔案管理工作有新的認識。要做好新時期中職學校檔案管理工作，最關鍵的就是要求相關工作人員對檔案管理工作有新的認識，不斷用新理念與新行為強化自己。如相關工作人員應通過學習了解檔案管理的重要性，并用新思想、新理念開創新路徑，根據學校實際情況建立可行規章制度。中職學校管理者也要經常在會議上強調檔案管理的重要性，要求相關人員細心工作，發現問題及時上報，采取有效措施加以解決，只有這樣才能是做好新時期檔案管理工作，促進中職教育改革。

2.不斷提高相關工作人員的素質。工作人員素質高低將直接影響到管理水平。首先，增加檔案管理人員數量，提升對從業人員質量的要求，所有從業者都要具有檔案管理經驗，最好為檔案管理專業畢業。其次，重視檔案管理軟件培訓工作，要求所有人員通過考核才能上崗工作，確保其專業技能熟練。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守規章制度，是否做到檔案保密等。

3.規范檔案管理建設。為使檔案管理建設更顯規范化，首先，應重視現代化的融入，認識中職學校檔案管理的重要性，將其看做是學校寶貴資源。其次，所有工作都要做到與時俱進，構建完善、科學的管理機制，保證檔案管理能夠與現代社會發展要求相一致。最后，應用現代檔案管理軟件等辦公設備，無論是檔案歸檔還是查詢都要實現現代化，只有這樣才能提高檔案管理水平。

4.重視檔案收集與整理。所有檔案資料的收集與整理都要做到分門別類，并加強對重要會議資料的管理。同時，還要不斷強化檔案室硬件設備，如計算機等，此外，做好檔案室清潔與管理工作，經常通風、消毒，防止檔案資料受潮或生蟲等，確保檔案安全，減少檔案資料丟失或損壞。下班前要檢查好門窗，確保外人不會輕易進入檔案室，降低檔案資料被盜取機率。

通過以上研究了解到，中職學校檔案管理工作中依然存在不少問題，難以與新時期教學改革相一致，尤其是管理思想、管理方式較為落后，這樣一來就導致檔案管理工作達不到標準。針對這種情況，本文聯系實際提出中職學校在新時期優化檔案管理工作的措施，認為檔案管理工作應首先轉變相關工作人員思想意識，并提高其從業素質等方面入手，只有這樣才能做好檔案管理工作。

參考文獻

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