試論燃氣公司人事檔案管理信息化建設(shè)

戴勉

【摘要】信息和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，促使企業(yè)也朝向現(xiàn)代化發(fā)展的模式邁進，工作流程化、管理規(guī)范化、檔案工作信息化，這些都是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的表現(xiàn)。燃氣公司也必須制動科學(xué)、合理的管理體制，積極進行信息化建設(shè)，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，尤其針對人事檔案的管理，才能實現(xiàn)企業(yè)人事的良好管理，增加企業(yè)的核心競爭力，促進燃氣公司的全面發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】燃氣公司；人事檔案管理；信息化建設(shè)

一、實行人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.適應(yīng)社會需求

在日新月異的社會之中，想要不被社會淘汰就要做到能夠適應(yīng)社會的發(fā)展，與時俱進，而人事檔案的信息化建設(shè)便是社會發(fā)展的必然結(jié)果，這是一個信息化社會，掌握重要的信息是成功的關(guān)鍵，隨著信息化進程的加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達到為社會發(fā)展服務(wù)的最終目的，人事檔案信息化建設(shè)的提出在一定程度上促進了人事檔案的改革，并且使檔案的發(fā)展適應(yīng)社會發(fā)展的潮流，是一項偉大的舉措[1]。

2.有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在二十一世紀(jì)這個信息瞬息萬變的時代，信息資源，這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實現(xiàn)信息資源的共享，從而促進經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，推動我國早日實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

3.有利于開發(fā)和利用

檔案資源為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，所以，為了滿足當(dāng)今時代對檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進了經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步[2]。

4.有利于方便對人事檔案信息的查閱

所謂的人事檔案管理信息化，就是利用計算機的整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。

二、燃氣公司人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.把數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為重點

數(shù)據(jù)庫作為信息的源頭，具有很重要的地位，要想實現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)就必須做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫和文字信息數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性，不能一味的把數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點放到硬件設(shè)備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現(xiàn)數(shù)據(jù)老化、不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象。注重已有信息的整合和對未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優(yōu)質(zhì)更加有意義的數(shù)據(jù)，使人事檔案的信息化建設(shè)達到最優(yōu)狀態(tài)，當(dāng)然，主要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)進行的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證其硬件設(shè)施的先進性也是必要的，比如說，通過優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施做到更長時間的對信息的保存，在數(shù)據(jù)采集的時候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優(yōu)質(zhì)的多媒體信息，有助于以后信息查詢時信息的識別，人事檔案包括的不僅僅是一點個人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應(yīng)該注意人事檔案信息化建設(shè)時它內(nèi)容的豐富性，我們只有認識到信息化建設(shè)的重要性，做好每一個細節(jié)，才能更進一步推進人事檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

2.規(guī)范檔案建設(shè)的各個環(huán)節(jié)

檔案作為數(shù)據(jù)信息，是很容易出現(xiàn)錯誤的，所以我們要對檔案建設(shè)的所有步驟都進行有效的規(guī)范，提出科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，優(yōu)化以前檔案建設(shè)的步驟，實現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo)，打破傳統(tǒng)的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優(yōu)，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對人們真正有用的信息檔案。

三、加強燃氣公司人事檔案管理的信息化建設(shè)的有效對策

1.加大對信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的投資

我們已經(jīng)分析了落后不完善的基礎(chǔ)設(shè)施對我們工作帶來的極大障礙，我們就應(yīng)該意識到想要推進人事檔案的信息化建設(shè)，加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施投資的重要性。這些基礎(chǔ)設(shè)施作為開發(fā)和利用各種信息的基本條件和數(shù)據(jù)文檔傳輸?shù)幕痉绞剑加兄匾牡匚唬覀冎挥屑哟笸顿Y購買先進的基礎(chǔ)設(shè)施，才能優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)，保證工作效率，提高我們信息化進程的速度，做到實現(xiàn)人事檔案信息化的目標(biāo)。

2.統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)對于做任何事情來說都是很重要的，所以在檔案管理中要根據(jù)實際情況來制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo) ， 從而提高員工工作效率，進而實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建。

3.提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

進行人事檔案管理就是為了更好的滿足于人們對檔案資料的需求，所以就要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這樣就需要利用計算機技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，然后再通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠距離傳輸和交流，這樣就能滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也就實現(xiàn)了檔案管理的真正目的。

四、結(jié)語

信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，對于燃氣公司人事檔案管理來說，也是必須要實現(xiàn)的。對計算機可以有效利用，對于燃氣公司的人事檔案管理來說，無疑是在人力和物理上都實現(xiàn)了成本的節(jié)約，但檔案信息化建設(shè)仍舊是一項復(fù)雜且長期的系統(tǒng)工程的工程，需要我們長期的細致工作，并在不斷經(jīng)驗總結(jié)基礎(chǔ)上，不斷完善和發(fā)展，才能使檔案的管理運行達到效率和質(zhì)量的最優(yōu)狀態(tài)。

參考文獻

[1]韋宇.企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].中山大學(xué)，2013.

[2]劉慧婷.人事檔案數(shù)字管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2010.