試論燃?xì)夤救耸聶n案管理信息化建設(shè)

戴勉

【摘要】信息和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，促使企業(yè)也朝向現(xiàn)代化發(fā)展的模式邁進(jìn)，工作流程化、管理規(guī)范化、檔案工作信息化，這些都是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的表現(xiàn)。燃?xì)夤疽脖仨氈苿?dòng)科學(xué)、合理的管理體制，積極進(jìn)行信息化建設(shè)，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，尤其針對(duì)人事檔案的管理，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事的良好管理，增加企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)燃?xì)夤镜娜姘l(fā)展。

【關(guān)鍵詞】燃?xì)夤荆蝗耸聶n案管理；信息化建設(shè)

一、實(shí)行人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.適應(yīng)社會(huì)需求

在日新月異的社會(huì)之中，想要不被社會(huì)淘汰就要做到能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，而人事檔案的信息化建設(shè)便是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，這是一個(gè)信息化社會(huì)，掌握重要的信息是成功的關(guān)鍵，隨著信息化進(jìn)程的加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達(dá)到為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的最終目的，人事檔案信息化建設(shè)的提出在一定程度上促進(jìn)了人事檔案的改革，并且使檔案的發(fā)展適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，是一項(xiàng)偉大的舉措[1]。

2.有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在二十一世紀(jì)這個(gè)信息瞬息萬(wàn)變的時(shí)代，信息資源，這一各國(guó)必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)早日實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

3.有利于開(kāi)發(fā)和利用

檔案資源為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，所以，為了滿足當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求，必須開(kāi)發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用效率，從而極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步[2]。

4.有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱

所謂的人事檔案管理信息化，就是利用計(jì)算機(jī)的整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時(shí)可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價(jià)值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。

二、燃?xì)夤救耸聶n案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.把數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)作為重點(diǎn)

數(shù)據(jù)庫(kù)作為信息的源頭，具有很重要的地位，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)就必須做好人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)和文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，要做到保證所有信息來(lái)源的完整性和可靠性，不能一味的把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重點(diǎn)放到硬件設(shè)備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現(xiàn)數(shù)據(jù)老化、不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象。注重已有信息的整合和對(duì)未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優(yōu)質(zhì)更加有意義的數(shù)據(jù)，使人事檔案的信息化建設(shè)達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)，當(dāng)然，主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證其硬件設(shè)施的先進(jìn)性也是必要的，比如說(shuō)，通過(guò)優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施做到更長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)信息的保存，在數(shù)據(jù)采集的時(shí)候能夠提供畫(huà)面更加清晰聲音更加優(yōu)質(zhì)的多媒體信息，有助于以后信息查詢時(shí)信息的識(shí)別，人事檔案包括的不僅僅是一點(diǎn)個(gè)人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應(yīng)該注意人事檔案信息化建設(shè)時(shí)它內(nèi)容的豐富性，我們只有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能更進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.規(guī)范檔案建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)

檔案作為數(shù)據(jù)信息，是很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的，所以我們要對(duì)檔案建設(shè)的所有步驟都進(jìn)行有效的規(guī)范，提出科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，優(yōu)化以前檔案建設(shè)的步驟，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo)，打破傳統(tǒng)的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優(yōu)，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對(duì)人們真正有用的信息檔案。

三、加強(qiáng)燃?xì)夤救耸聶n案管理的信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1.加大對(duì)信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的投資

我們已經(jīng)分析了落后不完善的基礎(chǔ)設(shè)施對(duì)我們工作帶來(lái)的極大障礙，我們就應(yīng)該意識(shí)到想要推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，加大對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施投資的重要性。這些基礎(chǔ)設(shè)施作為開(kāi)發(fā)和利用各種信息的基本條件和數(shù)據(jù)文檔傳輸?shù)幕痉绞剑加兄匾牡匚唬覀冎挥屑哟笸顿Y購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)，保證工作效率，提高我們信息化進(jìn)程的速度，做到實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的目標(biāo)。

2.統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于做任何事情來(lái)說(shuō)都是很重要的，所以在檔案管理中要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo) ， 從而提高員工工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建。

3.提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

進(jìn)行人事檔案管理就是為了更好的滿足于人們對(duì)檔案資料的需求，所以就要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這樣就需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類(lèi)、提取和加工，并通過(guò)不同的載體來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，然后再通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，這樣就能滿足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求，從而也就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正目的。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于燃?xì)夤救耸聶n案管理來(lái)說(shuō)，也是必須要實(shí)現(xiàn)的。對(duì)計(jì)算機(jī)可以有效利用，對(duì)于燃?xì)夤镜娜耸聶n案管理來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是在人力和物理上都實(shí)現(xiàn)了成本的節(jié)約，但檔案信息化建設(shè)仍舊是一項(xiàng)復(fù)雜且長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程的工程，需要我們長(zhǎng)期的細(xì)致工作，并在不斷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)基礎(chǔ)上，不斷完善和發(fā)展，才能使檔案的管理運(yùn)行達(dá)到效率和質(zhì)量的最優(yōu)狀態(tài)。

參考文獻(xiàn)

[1]韋宇.企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].中山大學(xué)，2013.

[2]劉慧婷.人事檔案數(shù)字管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2010.