高校試卷檔案規(guī)范化管理路徑及意義研究

傅榮根

摘 要：高校試卷是檢測高校學(xué)生學(xué)習(xí)水平和學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，而試卷檔案管理，則是學(xué)校管理水平的重要體現(xiàn)。高校建立科學(xué)、合理的試卷檔案管理制度，是提升學(xué)校管理水平的重要手段，可以有效地提高學(xué)校的管理水平，提升學(xué)校的知名度。因此，主要研究高校試卷檔案管理的規(guī)范化道路和意義，為高校的試卷檔案管理提出一點意見和建議。

關(guān)鍵詞：高校；試卷檔案；紙質(zhì)試卷；技術(shù)性問題

高校試卷內(nèi)容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學(xué)院、各個系和相關(guān)的老師。試卷的歸檔是一個復(fù)雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學(xué)合理的管理方法，就會出現(xiàn)管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學(xué)合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學(xué)校的管理水平。

一、試卷檔案管理存在的問題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗的，但是在管理的過程中，還會出現(xiàn)紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學(xué)校和老師充分利用，以便改善教學(xué)質(zhì)量和明確教學(xué)方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規(guī)范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時俱進(jìn)

當(dāng)今社會是信息化社會，因此學(xué)校要與時俱進(jìn)，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學(xué)院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進(jìn)，進(jìn)行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學(xué)的、先進(jìn)的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。

2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能

（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用

試卷管理是教務(wù)管理的職責(zé)之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢試卷有關(guān)信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學(xué)院、班級、科目和老師進(jìn)行整理。同時可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學(xué)校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。

（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計與優(yōu)化

優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯誤，而且數(shù)據(jù)庫的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時間。科學(xué)合理地設(shè)計數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計查找條件，比如學(xué)院、科目、班級等。實現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。

3.簡化試卷歸檔程序

由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學(xué)院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進(jìn)行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實性

試卷是檢驗學(xué)生學(xué)習(xí)成果和學(xué)校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學(xué)校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調(diào)取檔案的時候輕易地找到。

5.簡化試卷檔案查詢程序

高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學(xué)校的管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是學(xué)校的教學(xué)成果。試卷記錄的不僅僅是學(xué)生的成績，還有考核老師和學(xué)校之間的配合，這就間接地考核了學(xué)校各部門之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時老師還可以根據(jù)試卷的測試結(jié)果，調(diào)整接下來的教學(xué)方向和重點，讓學(xué)生更容易接受老師所教的內(nèi)容。

高校建立科學(xué)合理的試卷檔案管理機(jī)制，可以提高學(xué)校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認(rèn)識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。

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編輯 李建軍