網絡環境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究

郭玲

【摘要】隨著社會信息化進程的不斷深入，人們的信息意識也逐步加強，對檔案信息的要求也隨之提升，更快捷、更高效地獲取檔案信息資源已成為檔案管理領域的主要研究方向。本文中，筆者就以互聯網環境為研究背景，從校內共享、校際共享、社會共享三方面探討高職院校檔案信息資源管理的模式，并針對此提出一些具體共享策略。

【關鍵詞】網絡環境；檔案管理；信息資源共享

高職院校是高素質技能型人才的培養搖籃，同時也是我國崗位實踐領域信息的重要來源。高職院校的檔案管理工作作為日常管理工作的一部分支撐著學校教研工作的順利進行，輔助著人事工作的正常開展，對于高職院校信息化發展具有十分重要的意義。尤其是在網絡科技高速發達的現在，高職院校檔案管理工作更應順應形勢作出積極的變革，以更快捷、更優質、更準確的信息服務助力院校發展。

一、網絡環境下的高職院校檔案信息資源共享模式

（一）校內共享模式。校內共享模式要求高職院校檔案部門建立局域網實現檔案信息在線共享與服務網絡化。從建設基礎條件上講，高職院校要協同網絡通信專業人事與檔案管理工作者成立平臺建設隊伍，在充分考慮院校地理布局、樓層結構、組織狀況、檔案信息資源現有狀況、計算機設備使用狀況等諸多因素的情況下開展平臺建設。從實現手段上講，高職院校檔案信息校內共享平臺的開端與基礎應為院校檔案館或檔案辦公室，平臺將以此為信息源借助通信軟件和網絡連接校內其他計算機終端，從而實現校內網絡檔案資源共享與信息快速傳輸。從共享類型上講，校內共享模式是典型的網絡拓撲結構，設計前院?？梢罁W絡建設費用、系統靈活性要求從星型、環型或是總線型三種拓撲結構中選擇一種，以滿足高職院校的實際需求，通?？偩€型符合大部分院校檔案局域網情況，應用最為廣泛。

（二）校際共享模式。高職院校檔案信息校際共享模式是借助校外網絡實現不同高職院校之間檔案信息資源共享的一種模式，其依據地緣因素與高職院校類型不同又可具體分為兩種模式：1. 同一區域內高職院校共享。如省級教育部門以及檔案管理部門可以對區域內所轄高職院校檔案進行聯網統籌管理，搭建覆蓋全域的檔案信息資源共享平臺，促使院校間的互助合作。2. 同類高職院校共享?？捎墒〖壷鞴軉挝粐L試將醫學類、計算機類、機械類、護理類等同一類型高校檔案信息進行整合，方便同類院校間檔案資源共享。無論是上述何種類型的校際共享模式均需依托省級主管機關電子政務平臺作為依托，利用電子政務網為各高職院校提供信息通道和網絡資源，實現檔案網絡信息主干通道功能。

（三）社會共享模式。社會共享模式是指在高職院校檔案部門聯網基礎上，利用云技術等先進理念，以專業檔案網站為節點向用戶提供檔案資源的服務模式。這一模式是檔案信息資源共享模式的最高層級，其能夠突破時空與地域限制向任何擁有權限的用戶提供檔案資源，具有共享主體多、應用范圍廣的優勢，但其也同時具有檔案資源安全風險大、實現方式復雜等劣勢。具體來講，檔案資源的社會共享模式需要以檔案網站為核心站點，所謂檔案網站則是指檔案局、檔案協會、學院內部檔案機構在互聯基礎上建立的公共信息站點，其以主頁的方式提供相關信息和服務，是整個平臺的信息來源。整個模式以檔案網站為核心，將高職院校檔案聯通到一個服務器上，組成檔案集群式網絡系統，從而實現用戶與檔案信息網站之間、檔案部門與其他部門之間的互動與溝通。

二、高職檔案信息資源共享策略研究

（一）構建高職院校檔案信息資源共享的實現機制。網絡環境下高職院校檔案信息資源共享機制，主要是指借助現代化的信息資源和科技手段來避免不利因素，以順利構建起信息資源共享機制，從而實現真正意義上的信息共享。具體而言，高職院校檔案信息資源共享的實現機制主要包括以下兩個方面：其一，運行保障機制。運行保障機制是最基礎的實現機制構成要素，它能夠確保高職院校檔案信息在現代化網絡環境下的持久、有效、健康、有序運行?！皹藴室幏稒C制”“法律法規機制”以及“利益平衡機制”是運行保障機制的三大核心要素，它們相輔相成、缺一不可。其二，合作與激勵機制。網絡環境下的檔案信息管理工作雖然解放了不少勞動力，但對成員的合作意識要求卻越來越高了。高校檔案信息資源雖具有一定的公共性，但并非可以自由獲取，需要借助一定的規章協議以及合作機制來明確各個成員、組織的權利和義務。同時，還要確定相應的激勵機制，促進成員之間的合作交流、學習，激發成員的積極性，從而為共享機制的形成奠定良好的基礎。

（二）加強高職院校的檔案信息資源建設。網絡環境下高職院校檔案信息資源共享模式十分強調檔案信息資源建設，其主要包括兩方面內容：第一，特色數據庫的建設，即建立起具有學校特色、資源合理配置、利用率較高、使用較為便捷的高職院校檔案信息數據庫，然后將這些數據存儲在信息系統中，并設置不同類別的檢索詞。第二，對特色資源進行整合，即對高職院校的特色數據庫、特色資源進行科學地整理組合，將分散的資源逐步統一到一起，這便于資源的共享和利用。特色資源的整合是一項較為復雜的過程，其包含多個層次的內容，既包括硬件環境整合，也包括軟件環境整合、人力資源整合等方面的內容。

（三）建立檔案信息標準體系。在現代化的網絡環境背景之下，檔案信息標準體系的構建是檔案信息資源共享模式的重要內容之一，其屬于檔案信息化頂層建設，包括檔案信息基礎標準、采集標準、技術標準、管理標準等多種構成形式。在建立檔案信息標準體系的過程中要注意遵循以下幾個原則：首先，要做好信息標準體系的頂層設計，嚴格按照科學的模型進行構建，以確保檔案信息的規范性和科學性。其次，要立足于我國國情，與國際接軌。作為我國教育教學事業的重要組成部分，高職院校在促進我國整體教育水平方面發揮著重要的作用。鑒于此，高職院校檔案信息的標準化體系要充分借鑒國內外相關經驗，取其精華、去其糟粕，這樣才能夠加快高職院校檔案信息資源建設步伐。

（四）加強檔案信息立法工作。我國高職院校檔案信息資源共享建設起步較晚，很多方面尚未成熟，相關的法律法規還不健全，加之網絡這一特殊的環境，亟須我們加快檔案信息立法工作進程。一方面，我們要對現有檔案信息資源的法律、法規、政策等進行清查，廢除不符合當今網絡社會現狀的方針政策，對有關網絡環境下信息資源建設的法律法規進行修改完善。另一方面，根據現代網絡環境，重新制定一些檔案信息資源整合方面的法律法規，重點解決信息壟斷、信息犯罪、信息污染、信息泛濫等方面的問題，推動檔案信息資源建設與現代社會的同步發展進步。

三、結語

在現代網絡環境之下，高職院校檔案信息資源的共享與構建是一項較為繁瑣的工程，其涉及到多方面的問題，不可一蹴而就，需要相關工作人員和學者的共同努力。本文中，筆者在潛心研究前人研究成果以及實踐考察的基礎之上，對高職院校檔案信息資源建設進行了深入的剖析和論述，并提出幾種有效模式與保障策略。鑒于學識有限，研究中可能存有一些不足之處，希望大家能夠及時提出指導意見，以共同促進高職院校檔案信息資源建設。

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