高校大型學(xué)術(shù)會議組織經(jīng)驗探討

孟凡力

摘要：高校舉辦大型學(xué)術(shù)會議是開展學(xué)術(shù)探討和加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流的平臺，對于高等教育的發(fā)展具有特別重要的意義，筆者結(jié)合南京醫(yī)科大學(xué)的實際就高校大型學(xué)術(shù)會議的組織管理經(jīng)驗方面加以討論。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)術(shù)會議；會議籌備；組織管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）34-0202-02

學(xué)術(shù)會議是百家爭鳴、百花齊放的交流平臺，與會者能夠在此平臺發(fā)表理論和科研成果，追求同行認(rèn)可，提升自己的價值，了解一流科學(xué)家最近的研究動向和最新的科研趨勢。高校舉辦大型學(xué)術(shù)會議是高等院校學(xué)科建設(shè)的重要組成部分。由于高校大型學(xué)術(shù)會議的會務(wù)工作煩瑣、復(fù)雜，組織者必須對會議工作進(jìn)行精心細(xì)致的籌備，才能提高學(xué)術(shù)會議的質(zhì)量，從而最終圓滿、成功地舉辦大型學(xué)術(shù)會議。該文結(jié)合筆者自身工作的經(jīng)驗總結(jié)就高校大型學(xué)術(shù)會議的組織管理方面加以討論。

一、大型學(xué)術(shù)會議前期籌備階段

1.會議籌備工作組的成立。建立會議籌備工作組、收集會議相關(guān)資料和信息是會議組織工作的最首要任務(wù)。組織者往往還要派工作組實地考察會議現(xiàn)場進(jìn)行實際調(diào)研，獲得感性認(rèn)識和辦會啟發(fā)。其次，要建立會議學(xué)術(shù)委員會、組織工作委員會和會議秘書處等組織機(jī)構(gòu)，對會議的各項工作進(jìn)行分工落實和管理；對會議整體進(jìn)行時間性劃分，計劃各項工作的階段進(jìn)度；對會議的總費(fèi)用支出進(jìn)行預(yù)算和分配管理。會議秘書處的設(shè)置是保障會議順利舉辦的關(guān)鍵，其中應(yīng)有1～2人具有與會議主題相關(guān)的專業(yè)背景知識。秘書處人員結(jié)構(gòu)應(yīng)合理安排、分工明確。一般而言，秘書長負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會議的各項工作，可下設(shè)會議學(xué)術(shù)秘書組、財務(wù)管理組、會務(wù)管理組等分支小組進(jìn)行分級管理和協(xié)同工作。會議籌備工作組必須定期召開工作會議，及時通報并商討各項籌備工作的進(jìn)展與階段目標(biāo)。

2.學(xué)術(shù)會議的主題。選好學(xué)術(shù)會議主題是會議成功的重要因素，會議中的所有內(nèi)容都是緊密圍繞會議主題開展的。高校主辦的學(xué)術(shù)性會議是根據(jù)自身所涉學(xué)術(shù)領(lǐng)域來細(xì)分會議主題的。以醫(yī)學(xué)為例，其分為基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)等種類，這種分類，導(dǎo)引了醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)性會議主題與內(nèi)容的細(xì)分。當(dāng)然，學(xué)術(shù)會議的主題在一定程度上是需要創(chuàng)新的，但這種創(chuàng)新不能脫離主辦方所涉的學(xué)術(shù)領(lǐng)域。為確保學(xué)術(shù)會議的質(zhì)量，學(xué)術(shù)委員會可針對調(diào)查反饋的信息進(jìn)行篩選，提出學(xué)術(shù)會議的總體構(gòu)想，討論當(dāng)前的熱點或焦點問題，并進(jìn)一步確定會議學(xué)術(shù)內(nèi)容和主題。

二、會議組織階段

會議組織階段工作是非常重要而煩瑣的，在做好籌備工作的基礎(chǔ)上，要對會議期間的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行精心組織和科學(xué)管理。

1.會議通知。會議通知是會議信息宣傳的重要方式，要做到及時、準(zhǔn)確、簡要，防止重發(fā)、錯發(fā)或漏發(fā)。會議的郵件通知一般可發(fā)3～4輪，可根據(jù)會議的籌備時間適當(dāng)增加發(fā)送次數(shù)。一般來說，第一輪通知比較簡明扼要，旨在告知相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者會舉辦的大致時間、地點、會議主題、主辦方、秘書處聯(lián)系方式和住宿回執(zhí)表等內(nèi)容。會議的第二輪通知就應(yīng)有更全面詳細(xì)的信息，包括本次會議的組織機(jī)構(gòu)、會議主題和征文要求（包括征文格式）、報告形式（口頭或者墻報）、會議大致議程、會議初步學(xué)術(shù)考察路線、住宿回執(zhí)表等。第三輪通知應(yīng)保證在會議前至少一個月發(fā)出，以方便與會者依據(jù)議程安排自己的行程。此外，會議網(wǎng)站或各種移動終端公眾平臺的建立是必須的，它可以更全面地反映會議通知郵件不能反映的信息。

2.會議聯(lián)絡(luò)宣傳。會議聯(lián)絡(luò)工作的順利與否直接關(guān)系到與會者的規(guī)模、與會專家或報告人的學(xué)術(shù)水平層次以及會議期間各項工作的布置，也直接決定了會議的成功與否，所以聯(lián)絡(luò)工作一般由具有相關(guān)學(xué)術(shù)背景的秘書擔(dān)當(dāng)此項工作。為了更廣泛地吸引廣大科研工作者積極與會，擴(kuò)大學(xué)術(shù)規(guī)模，提高會議的影響力，會議的宣傳是必須的。借助于各種網(wǎng)絡(luò)平臺包括傳統(tǒng)的PC端會議網(wǎng)站以及移動終端交流軟件（如微信朋友圈、微博、qq空間等）來宣傳學(xué)術(shù)會議是當(dāng)下最為流行也是最為高效的會議宣傳模式。

三、學(xué)術(shù)會議論文集及相關(guān)材料制作階段

1.投稿論文收集管理。會議第一輪通知發(fā)出后會陸續(xù)收到會議論文的稿件，收到的論文應(yīng)及時歸檔管理，可建立簡潔的Excel表格對論文以及回執(zhí)的信息進(jìn)行匯總以便于管理，包括姓名、性別、單位、論文題目、報告方式（口頭或海報）、護(hù)照號、簽證號、住宿需求、其他備注等信息。學(xué)術(shù)秘書還應(yīng)與參會者保持聯(lián)系，并及時解答相關(guān)問題。論文全部匯總之后，應(yīng)聯(lián)系學(xué)術(shù)委員會組織專家對稿件進(jìn)行審閱和篩選。對于符合條件的論文，應(yīng)及時發(fā)送至秘書處，聯(lián)系并邀請投稿人與會，告知下一步的安排；對不符合要求的論文應(yīng)及時聯(lián)系作者退還稿件。

2.學(xué)術(shù)會議注冊費(fèi)繳納事項。與會者繳納會議注冊費(fèi)在一般安排在收到邀請函后。為更好地安排會議的前期工作，會務(wù)組可鼓勵代表提前安排行程，在優(yōu)惠限定期繳納注冊費(fèi)用，繳納時間越早，優(yōu)惠力度越大。為了方便與會者繳納會議費(fèi)用，會務(wù)組應(yīng)該在會議通知、會議網(wǎng)站以及其他公眾平臺提供會務(wù)組賬戶名、開戶行的行號和名稱、銀行賬號、郵編以及聯(lián)系人姓名與手機(jī)號等信息。

3.會議指南的編寫與制作。會議指南（又稱會議手冊）是幫助與會者更高效、更有序地參加學(xué)術(shù)會議的指導(dǎo)性文本，使用頻率高，幾乎人手一冊。會議指南的編寫需要進(jìn)行大量的文字撰寫、編排和設(shè)計工作。需秘書處人員保持思路清晰的狀態(tài)，避免不必要的錯誤。一般會議指南應(yīng)包含以下內(nèi)容：①會議概況：會議宗旨、會議主題、時間、地點、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等；②會議議程：會議注冊以及會議當(dāng)天的流程安排，以表格的形式呈現(xiàn)為佳；③嘉賓介紹：提供詳細(xì)的會議報告嘉賓的信息及發(fā)言摘要；④組織機(jī)構(gòu)介紹：會議各相關(guān)單位機(jī)構(gòu)的介紹；⑤參會嘉賓名單：列出確定出席會議的嘉賓名單，方便互相了解。⑥會務(wù)信息：酒店、會場地址，交通、食宿和會務(wù)組成員信息等；⑦考察路線活動安排：明確列出行程安排、路線等具體介紹。同時會議指南還可對晚間節(jié)目以及參會贊助商做簡單介紹。會議指南的封底可提供大會組委會的聯(lián)系信息。另外，為提現(xiàn)會議的整體水平，會議指南的造型設(shè)計應(yīng)美觀大方，在進(jìn)行版面設(shè)計時要方便使用者查找與翻閱。

4.相關(guān)文秘材料準(zhǔn)備。根據(jù)會議的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)意圖，會務(wù)組秘書需撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿、歡迎詞、主持詞和交流材料等。在文秘材料時，秘書組要把握好文本的撰寫、校對、印刷、分裝等環(huán)節(jié)，避免臨時出現(xiàn)問題而措手不及。

5.學(xué)生志愿者培訓(xùn)。由于高校學(xué)術(shù)會議通常會邀請學(xué)生志愿者為會議服務(wù)，而大多數(shù)學(xué)生都是首次參加會務(wù)工作，所以要加強(qiáng)對學(xué)生志愿者的培訓(xùn)。從注冊工作到會場服務(wù)，都要事無巨細(xì)地進(jìn)行指導(dǎo)和說明。在實際操作初期，可能會由于缺乏經(jīng)驗而出現(xiàn)一定的不適應(yīng)和業(yè)務(wù)不熟現(xiàn)象，但隨著會務(wù)工作的不斷開展，加之一段時間的實戰(zhàn)鍛煉和相關(guān)指導(dǎo)，方能保障會務(wù)工作得以順利進(jìn)行。

四、會議召開階段

1.會議報到和注冊。報到和注冊是會議最為煩瑣和忙碌的階段，從參會者的住宿登記到會議物品的發(fā)放必須事無巨細(xì)，也是最容易忙中出錯的階段，注冊工作的順利與否直接關(guān)系到整個會議的運(yùn)作。會議秘書長負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)工作。前期負(fù)責(zé)收集整理會議回執(zhí)的會務(wù)組成員熟悉與會代表的情況，所以應(yīng)當(dāng)由他們擔(dān)任注冊的核心工作，并注意重點核對信息參會者的注冊信息。所有物品的領(lǐng)用（包括胸卡、會議手冊、文件袋、餐券、抽獎券等）都應(yīng)當(dāng)由專人做好嚴(yán)格登記，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。為避免出現(xiàn)突發(fā)事件，防止注冊隊伍擁堵，提高注冊效率，會務(wù)組可在會議籌備時做好臨時預(yù)案，另設(shè)置一個席位專門接待未注冊人員或處理其他問題。

2.會議召開。會場入口處應(yīng)提前張貼會場分布圖、會議日程海報、報告人介紹海報以及與會者自制的學(xué)術(shù)海報。會務(wù)組會場工作人員應(yīng)該在會前充分考察會場的燈光、電腦、多媒體投影儀的運(yùn)行是否正常，并準(zhǔn)備另外筆記本電腦和多媒體投影儀1～2臺備用以防止出現(xiàn)會場出現(xiàn)儀器故障等，會務(wù)組會場工作人員應(yīng)在報告前提前聯(lián)系報告人將PPT送至?xí)?wù)組整理并送到各分會場調(diào)試。應(yīng)格外注意的是，工作人員應(yīng)防止報告人的PPT演示文件外泄，以保護(hù)報告人自主知識產(chǎn)權(quán)的合法權(quán)益。如遇報告人缺席臨時取消報告時，應(yīng)及時修改報告議程，并告知會場主席通知與會者當(dāng)日修改報告順序。

五、會議結(jié)束后的會務(wù)工作和資料歸檔階段

一般來說，會務(wù)工作并未因會議日程結(jié)束而宣告完成。會務(wù)組應(yīng)該為與會代表辦好離會手續(xù)，如向代表開具帶有公章的參會證明等。為了提高今后的會議工作水平，會后資料的整理歸檔也是關(guān)鍵的階段。一般需要?dú)w檔的資料有會議通知、會議議程、邀請函、會議開幕式上的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會全體合影、會議現(xiàn)場照片、張貼海報照片、代表注冊簽到表、會議紀(jì)要、論文摘要集以及相關(guān)費(fèi)用財務(wù)票據(jù)等材料。從開始到結(jié)束，會議相關(guān)資料的收集整理工作應(yīng)持續(xù)貫穿會議工作的始終。一次大型會議，既是一次嚴(yán)格的考驗，也是一次難得的鍛煉。作為會務(wù)工作者應(yīng)時刻保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作狀態(tài)，不斷總結(jié)會務(wù)工作經(jīng)驗，積極探索會議組織新方法、新思路，在保障人力、物力、財力的前提下，成功舉辦大型學(xué)術(shù)會議，在提升高校學(xué)術(shù)水平和專家學(xué)者們的科學(xué)素質(zhì)上更好地發(fā)揮作用。

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