民辦高校固定資產管理系統的設計分析

張瀟　張建榮

摘 要 改革開放幾十年來，我國的教育事業迅速發展，高校的規模在迅速壯大，資產規模在急劇膨脹、組成和結構也在日趨復雜和多樣，日常管理難度越來越大。學校使用固定資產管理系統來管理資產，不僅克服了傳統管理模式下管理資產容易出錯的和重復勞動的問題，還可以解決了管理過程中實物與賬務的統一，及設備的動態管理，最大程度的降低資產管理人員的工作量，提高辦公效率。

關鍵詞 民辦高校 固定資產 系統設計

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.08.005

Abstract Decades of reform and opening up， the rapid development of education in our country， the scale of colleges and universities in the rapidly growing， asset size in the rapid expansion of the structure and also in more and more complex and diverse， daily management difficulty is more and more. Schools in the use of fixed assets management system to manage the assets， not only to overcome the traditional management mode of assets under management to error and duplication， can also be used to solve the unified management in the process of physical and financial， and equipment dynamic management， the greatest degree of reduced asset management staff workload， improve office efficiency.

Key words private college； fixed assets； system design

在《高等學校財務制度》第二十九條明確規定，學校的固定資產（包括占有或使用）可以通過貨幣進行計量。高校固定資產有其自身的特殊性，它與其它企業、事業單位的資產性質有所不同：第一，它是一種經濟資源，代表著高校的經濟潛力和權力，可以為其創造和提供一定的客觀物質條件。第二，它一定是被部門占有并且正在使用的。第三，它還包括了高校的財產、債權和其它權利。第四，資產的價值一般都是以貨幣的形式來計算。

江西服裝學院當前賬務和實物的管理方式是：由財務部門對全校進出的財務進行管理，由后勤資產管理部門對全校的資產進行統籌管理，各分院部和部門直接管理和使用實物，實物設備在那個部門使用，其管理權就劃分到該部門管理。當前這種人功或半人功的管理方式已嚴重落后，無法適應學校的發展需要。

1 學校資產管理存在的問題

（1）資產管理制度的不完善和不健全，造成無章可循。如資產在申請采購時審批比較嚴格，但是在入庫管理過程中卻不是很嚴格、隨意性較強、缺少嚴格的入庫管理制度。資產由資產管理部門轉交給資產申請使用部門后，雖然對資產進行了造冊登記，但是缺少在日常管理過程中的監管。

（2）資產管理部門每年年底都會對全校的資產進行清查，其主要是通過人工查詢，手工記錄方式，查看貼在設備上的卡片，再將清查的數據與原始的數據進行核對，這種方式不僅效率不高，而且遇到卡片破損或丟失，就很難對該資產進行審核，造成清查工作難以開展，如此一來高校的資產情況就很難查清。

（3）當資產需要從一個部門轉移到另外一個部門時，要經過領導審批，兩個部門辦理交接手續，再由賬務部門在賬務中做資產變動處理，因為需要手工記錄變動數據，所以整個變動過程緩慢，從而無法保證賬、物同步一致。

（4）固定資產的總量是衡量學校綜合實力的一個重點，資產總量越多對學校的發展就越有利。而隨著資產總量的快速增加，管理人員確沒有增加，致使資產的日常管理工作難以及時準確完成。特別是在固定資產進行折舊處理的問題上，因為上述兩個原因，所以基本上不對資產進行折舊處理，財務上資產的價格也始終保不變，在這種情況下統計出的資產數據就不可能是資產的真實狀況。

（5）近年來，江西服裝學院的購置資金渠道多種多樣，有財政的專項撥款、各類企事業單位的贊助、各項科研經費、以及學校從各方面自籌的資金等渠道。多數資金在流入學校時，多改寫指定用于某一方面，無法統一調控和規劃，導致采購的不合理和資源不能共享等問題。

（6）江西服裝學院采用的是財務部門管理賬務，資產管理部門管理臺賬，使用部門管理實物的模式。由于多方管理，而又不能第一時間互通信息，當發生購置、調撥等業務時，容易導致入賬的不及時，導致賬務與實物不符。

2 系統設計的需求分析

需求分析是發現、求精、建模、規格說明和復審的過程。在系統工程及軟件工程中，需求分析是指在創建系統時，系統在范圍、目的、功能和定義時所做的工作（也可以是修改現在系統或新產品所做的工作）。分析和尋找新系統的解決方案是建立在需求分析的基礎之上，所以系統設計與分析人員都十分重視顧客的需求，將其作為系統開發過程中的一個關鍵。本系統通過對江西服裝學院固定資產管理實際調查，了解資產管理過程中用戶的實際需要，分析出適合江西服裝學院固定資產管理系統的需求。本文中的需求分析主要有用戶需求、業務需求、功能需求和非功能需求。

3 系統的總體設計

系統的設計也常常被稱作為系統的邏輯設計，它是在前期的需求分析、數據庫設計等方面的工作完成的基礎上，根據用戶日常管理的需要，滿足用戶的管理要求，也就是說用戶提出了要求，系統就要解決這些要求。

3.1 系統總休設計

本系統功能的總體結構是建立在分析江西服裝學院資產管理需求的基礎上，并將資產管理和數據統計作為分析的重點。本文中的固定資產管理系統的功能模塊主要由資產管理、資產審核、查詢、統計分析、用戶管理、重新登陸、退出系統等七部分組成。每一個部分就是一個子系統，每一個子系統又由多個子模塊組成，雖然每各模塊都是相對獨立的，都有著不同的功能，但它們都不是完全獨立，彼此之間相互聯系。

3.2 用戶登錄界面設計

用戶的登錄界面是用戶或管理員進入系統的第一個界面，用戶根據管理員提供的用戶和密碼（也可以是自己注冊），進入到系統中去。系統會根據用戶或管理員登錄的用戶名和密碼與數據庫中的信息進行核對，信息正確時方可進入，否則無法登錄。

3.3 系統主界面設計

為了方便用戶操作系統界面，在主界面的設計時，將窗口分成四個部分。左側列出了固定資產的主要若干信息，采用樹形層次結構。右邊是根據左邊的操作，顯示用戶所需要的信息。上面顯示菜單以及常用功能，下面用來顯示左邊操作時的信息統計和當前時間。

3.4 管理功能設計

管理功能設計分為基本信息管理設計、功能設計、系統設計、網絡設計、數據庫設計等。在基本信息管理設計中，分為資產分類設置、基本資料設置、資產編號規則設置、資產顯示列設置；功能設計中包括了固定資產增加、固定資產維修、固定資產租借、固定資產歸還、固定資產報廢；系統設置主要用于系統的日常維修，包括數據庫的管理，保障系統的安全；在設計系統時，對用戶的網絡服務、功能需求以及性能要求進行了解和分析，在遵循網絡設計原則的前提下，采用瀏覽器/服務器/數據庫服務器三級模式管理，瀏覽器向服務器發送數據請求，服務器響應請求操縱數據庫服務器并把結果返回到瀏覽器。數據庫是指長期儲存在計算機內、有組織、可共享的數據集合。數據庫中的數據按一定的數據模型組織、描述和儲存，具有較小的冗余度、較高的數據獨立性和易擴展性，并可為各種用戶共享。

4 系統實現的主要功能

4.1 固定資產增加

傳統固定資產管理中，固定資產的信息基本上都是記錄在紙制的表格中。當計算機進入校園后，我們又將固定資產信息輸入到計算機的某個辦公軟件中去，雖然相比傳統的紙制表格有了很大的進步，但是這些軟件不能提供批量錄入，每一條資產信息都要逐條錄入，所以管理人員在錄入過程中費時又費力，工作效率自然就比較低了。在設計過程中我們特別增加了可以批量錄入的功能，以便我們的用戶或管理人員快速準確地錄入資產信息。

4.2 固定資產維修

所有固定資產都有一個生命周期，設備在長時間使用過程中必然會有磨損、損壞或故障等情況，如果不進行及時的處理，必然會影響到日常的工作和教學，當出現這種情況時，必須及時對設備進行修理，保證其正常運行和使用，發揮它的效能。普通用戶首先填寫設備維修申請單，此維修單上詳細記錄資產的基本信息，同時記錄設備維護的日期和維修費用等。

4.3 固定資產租借

為了充分發揮資產自身價值，為學校獲取更多的收益，有時會將部分資產租借給其它單位或個人使用。以前是由租借單位或個人手寫租借單，當使用完后歸還后拿回租借單，這種方式存在一定的管理漏洞，當租借單位或個人長時間不歸還時，極易出現資產的流失。如果通過固定資產管理系統中的租借功能進行管理，一方面可以保障學校的利益，另一方面也能時刻掌握資產的動向，便于對資產流動加以管理。

4.4 固定資產歸還

當租借出去的資產歸還時，普通用戶可以通過此功能提交申請單，審核通過后，可以快速地將租借出的固定資產進行歸檔。

4.5 固定資產報廢

固定資產因使用不當或設備自然老化，就會出現設備不能正常使用，此時就要對設備進行報廢處理。資產報廢主要針對的是老舊或是因損壞嚴重而無法使用的設備，在填寫報廢單時要寫明資產的類型、編號、資產價值、報廢原因、報廢時期，以及處理報廢的審核人員和審核日期。

5 總結

隨著江西服裝學院的發展，其固定資產的種類和數量會越來越多，資產日常管理工作也會越來越繁重，所以設計出一套適合學校的固定資產管理系統，從而代替當前學校的管理方式，將分散在各部門資產信息匯總在一起，通過固定資產管理系統實現資源共享，從而簡化資產管理水平、提高辦公效率，最大化地提高設備使用率，已成為資產管理過程中的首要工作。

參考文獻

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