淺談人事檔案在中學人力資源管理中的作用

劉亦子

摘 要：人事檔案管理是中學人力資源管理中的重要方面，人事檔案管理工作的好與壞，直接關系著學校人力資源的優化配置和管理效果，對于中學人力資源的開發與利用也具有重要的作用和意義。

關鍵詞：人事檔案；中學人力資源管理；作用

中學人力資源管理過程中，人事檔案管理屬于各項信息的載體，能夠為中學人才的聘任和選拔提供可靠的依據，促進人力資源開發工作的順利實施，促使中學人事檔案管理工作更好的適應現代化的發展需求。在此種情況下，加大力度對人事檔案在中學人力資源管理中的具體作用進行研究和分析，具有重要的現實意義。

1 人事檔案在中學人力資源管理中的實際作用

1.1 人事檔案能夠為中學人力資源管理合理的保存相關信息，并提供準確可靠的信息查閱服務

人事檔案在中學人力資源管理中，具有良好的應用價值，能夠為學校各項活動進行精準可靠的記錄和保存，并且為人力資源管理過程中相關信息的調取和查閱提供可靠的依據。就實際情況來看，中學人事檔案主要包含學校教師和職工的年齡、學歷、履歷情況以及職位變動情況等相關個人信息，促使學校能夠對教師有一定的客觀性評價，從而為行政職務和科研職務的綜合性審視提供可靠的依據，真正為中學人力資源管理過程中教師資源的優化配置的實現奠定堅實的基礎。

1.2 人事檔案能夠為學校人力資源管理提供可靠的人事關系變更依據

人事檔案管理是學校人力資源管理中的重要組成部分，能夠為學校人員流動提供可靠的依據，尤其是中學教職工的人事檔案的準確性，在一定程度上關系著學校流動人員的薪資問題，與學校流動人員的切身利益密切相關。在教職人員工作變動后，人事檔案也會出現不同程度的變動，會隨著教職人員本身到新的工作單位去，并且人事檔案內部關于教職人員的工作單位、工作年限、科研成果的相關信息資料直接關系著教職人員的福利待遇。也就是說，在學校人力資源管理中，人事檔案在其中發揮著不可替代的作用，是非常重要的文件資料，應當引起學校人力資源管理部門的高度重視。

1.3 人事檔案能夠為中學人力資源管理提供客觀的人員素質證明

就宏觀層面來看，中學人力資源管理工作具有一定的復雜性和特殊性，不僅包括普通教師和高等教師的招聘，還包含學校校長的招聘以及專業技術性教師的招聘等工作，因此學校人力資源管理工作的順利高效開展存在一定難度。而人事檔案的有效管理和應用，能夠對應聘者的年齡、學歷、專業、科研成果以及先前的工作表現等來進行衡量和考察，以促進人力資源管理工作的順利進行。盡管人事檔案可能會存在一些主觀性或者虛假成分，但是也能夠為教師責任心和合作精神的考察提供一定的依據。因此認識檔案管理在中學人力資源管理中發揮著不可替代的作用。

2 人事檔案在學校人力資源管理中存在的意義

2.1 人事檔案管理能夠為學校人力資源管理過程中教職工信息的核實提供依據

中學人力資源管理工作中包含著多項內容，實際涉及的利益因素眾多，學校需要定期對教學成果和科研項目進行考察和評估，此項活動不僅關系著教師的獎金、工資和名譽，還關系著教職工的升遷問題。考察活動的順利開展，需要對教職人員的學歷、科研成果以及工齡等進行評價和考核，而人事檔案是這些考察因素的重要載體，能夠為教職工信息核實提供準確可靠的依據。那么為了更好的提高學校人力資源管理效率，學校應當充分做好人事檔案管理工作，規范人事檔案信息的錄入，并進行安全可靠的保存，維護人事檔案信息的準確性，從而更好的為中學人力資源管理提供服務。

2.2 人事檔案管理能夠積極推進中學人力資源管理工作的順利開展，對人力資源進行科學化的預測

人事檔案管理主要對中學教職人員的相關信息進行準確的記錄，在此基礎上，學校能夠結合人事檔案來對人力資源結構進行優化分析，促進學校人力資源管理效率和管理水平的提升。人事檔案能夠提供具有高度客觀性和系統性的人力資源配置相關信息，進而合理預測人才需求。此種情況下，學校能夠更加深切的認識到當前學校人才結構實際情況，明確人才空缺，進行積極制定切實可行的人才招聘和利用計劃，推進學校的進一步發展。

3 學校人事檔案管理工作要點

3.1 實現信息由單一化到多元化的轉變

學校人事檔案是對校內教職工等人力資源進行評價考核的重要參考依據，因此，只有其記錄的信息越詳細，才能保證評價的全面性、科學性和合理性這就要求學校人事檔案管理信息內容實現單一化到多元化的轉變，相關部門在收集教職工信息時，不僅要搜集姓名、年齡、工作經驗等這些基本的信息，還要涉及個人才能、價值取向、學術觀點這些有助于學校進行人力資源開發和利用的信息，實現人事檔案信息的多元化。

3.2 提高人事檔案管理的信息化水平

隨著科學技術的高速發展，傳統的人事檔案管理模式弊端日益顯露傳統人事檔案主要是紙質的，并且其管理主要依靠人工在檔案室進行，傳統模式下的人事檔案管理重復率高、效率低下，并且容易出現人為的失誤。引進現代化計算機技術，實現人事檔案管理的信息化，可以很好的解決這些問題。所謂人事檔案管理信息化，主要是依靠計算機以及各種先進的技術完成人事檔案管理的各項環節，將復雜的人事信息進行信息化處理與保存，如此一來，既便于更改，又便于瀏覽，同時也不會出現人工任意篡改的現象。總之，提高人事檔案管理的信息化水平有助于避免傳統模式下人事檔案管理的弊端，提高其效率，使其更好地服務于學校內部各項人力資源工作的展開。

3.3 建立健全人事檔案信息管理制度

正所謂無規矩不成方圓，只有建立健全人事檔案信息管理制度.才能確保學校人事檔案管理工作的順利開展。就學校而言，應建立健全人事檔案信息管理制度，完善人事檔案的收集制度、整理制度、編目制度以及保存制度，此外還有人事檔案的借閱制度和保密制、分類以及統計制度只有實現各項制度的標準化，才能實現人事檔案管理工作的規范化，才能確保其功能得以有效發揮。

就中學人力資源管理的總體情況來看，科學化的人事檔案管理能夠為中學人力資源的開發和利用提供可靠的基礎，真正實現人力資源的優化配置。那么中學在人力資源管理過程中，應當將人事檔案管理工作與學校其他改革保持高度一致，實現同步發展，從而促使人事檔案的實際應用價值能夠得到有效的發揮，從而更好的為學校人力資源管理工作服務。

參考文獻

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