圖書紙張管理與成本控制

張 健

圖書紙張管理與成本控制

張 健

［摘 要］圖書出版市場競爭的多樣化和復雜性使提高產品質量、降低生產成本變得越發重要。紙張材料作為圖書直接成本的主要組成部分，在出版社的直接成本中占25%～30%。在此總結實際工作經驗，探討加強紙張材料管理的方法與降低直接生產成本的途徑。

［關鍵詞］紙張管理；成本控制；庫存

［作 者］ 張健，機械工業出版社。

圖書出版市場競爭的多樣化和復雜性使提高產品質量、降低生產成本變得越發重要。在出版社的直接成本中，紙張材料成本占25%～30%。紙張材料管理工作的宗旨是做好計劃、保證出書、降低成本、減少庫存；管好、用好紙張材料，縮短資金流動周期；做到賬賬相符、賬物相符、賬目清楚。本文總結實際工作經驗，意在共同探討出版社的紙張材料管理的方法，降低直接成本的途徑。

如何控制直接成本，有兩個途徑，一是提高管理水平，二是降低原材料消耗。近年來，隨著行業發展，紙張材料品質有了很大提升，產品也趨于多樣化，出版社有了更多選擇，使得我們有可能在兼顧提高產品質量的原則下，降低原材料成本。這就需要采購部門與使用部門對原材料的質量、使用壽命和價格的相互關系進行綜合考慮，找出一個合理的點，從而達到降低材料成本的目的。

一、從源頭控制紙張采購成本

紙張材料的采購與使用工作往往歸屬于不同的部門，采購部門更關心直接采購成本的降低，而使用部門從提高印刷品質量、減少工藝事故考慮，則希望更多地采用高質量的高檔材料，兩方面很難統一。材料質量與印刷質量的關系自然不必說，但問題是如何判定影響的程度。況且不同部門會有各自的部門利益和思維方式，其評價和判斷標準也會因人而異。因此，要處理好材料采購成本控制與質量、工藝要求的關系，需要將這些部門的職責統一起來便于綜合考慮。

例如，機械工業出版社本著科學、合理、透明、公開的原則，特制定紙張采購的流程及管理辦法。與紙張供應商簽訂采購合同，合同有效期三年，價格有效期一年，保證采購價格降到最低。并與供應商建立長期的合作伙伴關系，保證供應渠道的穩定、通暢。每個季度將各紙張供應商所提供的每種紙張樣本和相應的規格、克重、價格提供給各編輯室，各編輯室根據需要選擇合適的紙張品種和數量，匯總后制定下一季度的用紙計劃。

二、質量成本與價格的關系

圖書質量是企業的核心競爭力。隨著競爭的加劇，質量成本已經成為企業不容忽視的成本內容。印刷產品質量與印刷材料的合理選用直接相關，因此有必要將質量成本與材料采購成本綜合起來考慮。減少質量成本的主要方法就是很好地執行材料采購的質量職能，材料采購要為質量控制提供一種早期預警的功能。

我們每個人都清楚這樣一個道理：印刷材料的質量和價格是成比例增長的，價格越高的材料，其質量往往也就越好，在生產工藝、環保、印刷質量等方面都會有很大的提高，從而對最終印刷產品的質量產生影響。管理者要從整體出發，合理計算質量成本，將材料采購費用與質量成本綜合起來考慮。同種規格紙在相同質量下，必須優先選擇中標價最低的廠家進行采購。

三、加強庫存紙張的控制

圖書出版印制是一個不斷地消耗紙張材料的過程，因此，必須有一定的紙張庫存儲備。過多的庫存占用資金，而過少的紙張庫存又無法保證正常的生產，因此保持合理的紙張庫存量是非常重要的。

出版社紙張材料管理在采購環節就遵循出版社全年度的出版計劃，制訂出紙張材料各個品種、規格和大致數量，密切關注市場動態，做到科學管理、科學決策。最大限度加快紙張材料庫存及資金周轉速度，減少呆滯物資的浪費。嚴格控制紙張的庫存量，庫存量原則上不超過全年用紙量的30%。材料管理部門沒有與各印刷廠核對材料賬目，財務部分每月結賬完成后，與材料主管部門對賬，賬目核對必須做到賬賬相符；材料管理部門每年定期進行材料的全面盤點工作，務必保證賬物相符。紙張存庫管理需要注意以下幾點：

第一，避免存在大批量長期不用紙張?？刂坪眉垙垉淞?，材料管理部門根據各編輯室提出的用紙計劃（每季度）制訂出紙張采購計劃，按照招標價進行采購，嚴格控制好庫存，控制好生產節奏，并保證生產的正常進行。

第二，合作廠帶料，盡量減少賬戶存在紙張零頭。確定好圖書開本和用紙規格，圖書開本影響紙張利用率要告知編輯盡量選擇常備紙張。如必須使用非常備用紙，盡量采取印廠帶料，由印刷廠直接和出版社結算紙賬，減少賬戶紙張零頭。

第三，加強和完善紙賬材料出庫、入庫、調撥等手續和登記制度。①按生產需求及時購入紙張、材料。購進紙張和其他材料，應堅持質量好、價格合理和規格符合要求的原則。②紙張材料購入后，要盡快辦完入庫手續。紙張材料到印刷廠、裝訂廠后，由印刷廠、裝訂廠開具“紙張材料調撥單”，并附樣張交出版社檢查。③發票到社后，填寫“出版社紙張材料入庫單”，將審核的入庫單、調撥單、發票和印刷廠簽收單一并交材料記賬員及中心主任審核，最后交財務中心審核認證。④印制人員在接受印制任務后，必須對印制工藝、用料及用量做認真的選擇和計算，并開具付印單。復印單一式三份，打印好，送印制部主任審核簽字，確認無誤后，方可實施。紙張材料管理人員根據開出的付印單據，及時調配各種相應的紙張和所需輔料，保證書刊的正常印刷和出版。要盡量避免各印刷廠、裝訂廠之間的材料調撥。如遇特殊情況需要調撥，采取就近原則，由材料管理人員開具材料調撥單，經材料部主任、領料人簽字后方可進行。

四、根據圖書類別，合理用紙

適當的選用紙張材料是降低成本、提高單位品種效益的必要措施。

不同印刷適性的紙張材料成本差距大。在現有的圖書出版中，常用的印刷用紙有銅版紙、膠版紙、字典紙、輕型紙、特種紙等。不同品種的紙張有其不同的印刷適性，具體的使用范圍也有所不同。表1為印刷用紙種類和用途的對照表，從中可以看出各種紙張的價格差異較大，其中銅版紙、膠版紙、字典紙、輕型紙一般按照“噸”“令”計價，其單價依次遞減；而白卡紙和特種紙一般按“張”計價，價格高于前幾種紙。

表1：常用印刷用紙種類和用途

不同定量的紙張材料對直接成本的影響。定量是指紙張或紙板每平方米的質量。種類相同，不同定量的印刷用紙，定量越大的紙張越厚，分攤到每一本書中的印刷用紙成本也就越高。

五、準確預測和判斷紙張行情

市場價格上下波動幅度在±5%（含）以內，合同價格不做調整。當超過50%的供應商以書面形式提出紙張漲價幅度超過5%，則啟動漲價調整機制。若紙張市場降價幅度超過5%，則由出版社提出降價調整。價格確定方法是當價格調整機制啟動后，現行中標廠家和新入圍的廠家重新報價，通過比較價格，按照出版社紙張招標等有關文件，最終確定新的供應商和價格。

六、選擇可信的合作廠

由于筆者所在的出版社沒有紙張材料倉庫，將紙張存放在定點合作廠的紙庫內。選擇責任感強的合作廠，能夠有效避免儲藏過程中的損耗。如果合作廠規模較大，相對其庫房儲存條件好，能夠有效避免因風吹、日曬、雨淋等自然原因造成的損失。如果合作廠責任感強，能夠有效避免因人員疏忽造成的損失。當然，管理不能只靠定點合作廠，出版社紙張材料管理部門和財務部門必須加強紙張材料核算和監督工作，及時掌握紙張材料收、支、存情況。

七、定期對賬和盤點

重視監督管理，及時核對，才能保證紙張材料供應充足，滿足圖書印制的需求；又能避免材料儲備過多，造成資金積壓，影響資金周轉。材料管理部門每月與合作廠核對材料賬目，財務部門每月結賬工作完成后與材料部門對賬，賬面核對必須做到賬賬相符，如果有差錯，應及時查找原因。

盤點有定期盤點和不定期盤點兩種。定期盤點：每年定期進行材料的全面盤點工作，根據各合作廠的材料庫存量的大小及遠近情況分別進行實地盤點和函證的方式盤點。對合作廠的紙張庫存量占出版社總庫存量比例10%及以上的合作廠進行實地盤點；對印刷廠紙張庫存量占出版社總庫存量比例3%～10%的合作廠進行抽查式的實地盤點和函證的方式盤點，但每一個合作廠三年內必須進行一次實地盤點；對合作廠紙張庫存量占出版社總庫存量比例小于3%的通過函證的方式進行盤點。不定期盤點：每半年進行一次不定期抽查實地盤點。

盤點工作要注意以下幾點：

（1）在材料清查過程中，把實物盤點同賬務相結合，在盤點過程中要以賬對物、對物核賬，做好細致的核對工作，保證做到賬物相符。

（2）定好盤點基準日，核對紙張材料賬目、盤點紙張材料余額，收集出版社向印刷企業開具的在途產品印制發料憑證單、盤點期間尚未入賬的造紙廠送紙收料單、印刷企業之間紙張材料往來調撥單及印刷企業工作流程的生產調度單據；按材料了解印刷廠對其碼放、盤點維護、出入庫管理及收發存賬目的記錄，以及出版社與印刷廠的日常核對、管理等情況。盤點的全過程要仔細認真做好盤點、復點、抽查等記錄

工作。

（3）盤點過程中避免重復、漏點等錯誤。由于出版社的紙張材料品種多，規格復雜，收支移動頻繁，數量、金額大。紙張品種多、占地面積大，必須二次盤點數量一致后再做好記錄工作。

（4）定期進行殘紙報廢和減值工作統計，以免造成損失。

八、結語

紙張材料管理工作的宗旨是做好計劃、保證出書、

【參考文獻】

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［4］苗遂奇.現代出版選題學引論［M］.蘇州：蘇州大學出版社，2005.降低成本、減少庫存。管好、用好紙張材料，縮短資金流動周期。做到賬賬相符、賬物相符、賬目清楚。出入庫嚴格執行三級審批手續。定期與財務部核對材料賬目。機械工業出版社也在實踐中逐步摸索紙張材料成本控制與紙張材料管理內部制度的建立。要求相關工作人員提高思想認識，努力提高業務水平和管理能力，在工作中不斷提高管理水平和解決問題的能力，發揮主觀能動性，對執行過程中出現的問題及時解決，不斷建立和完善出版社內部紙張材料管理制度。