云南地州高校檔案管理人員職業生涯規劃與管理探析

【摘要】地州高校檔案館（室）做好檔案管理人員職業生涯規劃與管理的工作，有利于檔案管理人員確定發展的目標，實現個人的規劃，體現自己的人生價值，為高校檔案事業的發展做出更大貢獻。本文以保山學院為例，對云南地州高校檔案管理人員職業生涯規劃與管理進行探析。

【關鍵詞】檔案職業生涯；規劃與管理；探析

一、保山學院檔案管理人員現狀

學校綜合檔案室于1991年11月25日成立，全校各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中統一管理，在人員結構上：共有34人，其中：專職檔案員1名，負責全校檔案的立卷歸檔工作，檔案的查閱和編研工作，擬定全校的檔案管理工作計劃和方案，指導全校的檔案業務工作。兼職檔案員33名，負責本部門文件材料和重要資料的收集和整理。在學歷結構上：10%研究生學歷，70%本科學歷，20%專科以下。在年齡結構上，80年以后出生的占80%，其他占20%，在職業規劃方面，60%的檔案管理人員知道自己的能力、性格、興趣愛好，對當前個人的發展狀況滿意還算滿意，認為使自己的目標實現不了的主要原因是發展的機會很少，空間也不大，工作量太大，缺少學習、培訓和提高的機會。30%的檔案管理人員對檔案職業生涯規劃知道的很少，明白自己職業生涯規劃的空間和職業能力不足，10%的檔案管理人員對檔案職業生涯規劃根本不知道。說明學校對檔案管理人員的職業生涯規劃體系尚不健全，缺乏體系的規劃和培養，同時也說明保山學院檔案管理人員實施檔案職業生涯規劃的重要性。

二、保山學院檔案管理人員職業生涯規劃和管理

（一）保山學院檔案管理人員職業生涯初期的開發與管理

1、檔案管理人員職業生涯初期存在的問題。檔案管理人員的職業生涯初期，一般是進入檔案室工作到30歲，大多數人認為檔案管理工作是沒有多少價值的職業，學校領導、社會和學生等對檔案職業也存在著誤解，認為檔案職業是無專業技能的行業，是人人都可以干的職業。因為新進人員本來就缺乏對檔案職業的了解，所以容易造成職業茫然，鑒于這些現象，檔案管理人員表現出對自己從事的檔案工作的自信心不足，在檔案管理過程中采用不積極的態度，從而導致工作質量下降。

2、對檔案管理人員職業生涯初期的開發和管理。在這個階段，檔案室的領導和老同志要幫助他們熟悉工作環境，引導他們進行自我定位，做出個人的職業生涯規劃。具體辦法如下：

（1）首先幫助新進的檔案管理人員認識自我，制定職業目標和職業發展方向。新進檔案室的檔案管理人員對組織和自身都缺乏一種準確的判斷，所以檔案室的領導和老同志要關心他們，了解他們的工作能力、優點、不足和特長，掌握他們的心理需求，有針對性地進行引導，使他們迅速融入檔案室這個大家庭，做檔案室的基礎工作，比如：檔案資料的收集整理，使他們在工作中得到成長，同時向他們灌輸職業生涯規劃的意識，幫助他們確立自己今后的發展方向和目標。（2）其次對新來的檔案管理人員做上崗引導和崗前的業務培訓對于初次走上崗位的檔案管理人員，給他們作上崗指導和崗位配置非常重要。在上崗前的指導中，可以給他們介紹綜合檔案室的歷史、各項規章制度、人員結構等等，這樣有利于減少檔案管理人員入館初期的焦慮和不安情緒，讓他們迅速地適應新環境。

（二）保山學院檔案館員職業生涯中期的開發和管理

1、檔案管理人員職業生涯中期存在的問題。檔案管理人員進入職業生涯中期，一般年齡在30—50之間，由于檔案管理工作比較清貧、寂寞和社會地位偏低，一個人常常工作了10多年之后，才發現自己沒有被領導賞識，工作業績平平，也不被認可，沒有炫耀的社會地位，也沒有工作的滿足感，更沒有工作的成就感。在這個時期，檔案管理人員如果出現了以上種種問題，對工作就會喪失信心，工作熱情也會相應的驟減，對待工作就會采取應付的態度。2、檔案管理人員職業生涯中期開發和管理。在職業生涯中期，檔案管理人員確立了職業生涯的發展方向，在這一方向上會做出很多努力，以便爭取在檔案管理工作中得到穩定的地位和相應的薪水，如果檔案室不能滿足檔案管理人員各個方面的需求，可能會失去優秀的人才，也可能會導致檔案管理人員的不滿情緒，以至于他們為檔案事業獻身的精神越來越差。所以在這個時期主管和分管檔案室的領導，要搭建一個能夠讓他們實現職業生涯目標的平臺，提供有利的條件，使他們實現職業生涯的目標，體現他們的價值。

（三）保山學院檔案管理人員職業生涯后期的開發和管理

1、職業生涯后期存在的問題。檔案管理人員進入職業生涯后期，一般年齡在50歲到退休之間。這個時期由于精力、體力逐漸衰退，檔案管理人員對職業生涯發展的需求也隨之降低，原來的工作熱情減低了，這個時候對家庭、社會和個人愛好等活動的需求越來越高。因為職業生涯后期的檔案管理人員，已經在檔案室工作了很多年了，對檔案室有很深厚的感情，即將要到退休時間，很多人會有失落感。

2、職業生涯后期的開發和管理。檔案管理人員在職業生涯的后期，學校領導和檔案館領導對他們要關心和體貼，在各個方面對他們進行照顧，這樣對工作才不會產生影響。具體辦法是：

（1）讓他們輔導，幫助新來的檔案管理人員。很多年齡大的檔案管理人員，都積累了豐富的檔案工作經驗。學校領導應該提供條件，使他們成為新檔案管理人員的良師益友，讓他們從事傳、幫、帶工作，將他們多少年積累的工作經驗得以傳給年輕的檔案管理人員。對于有豐富的工作經驗，身體狀況很好的檔案管理老同志，應該返聘到檔案室工作，可以讓他們感受組織的關心和關懷，以贏得他們對檔案事業的忠誠。（2）檔案室領導要加強人文關懷。在檔案管理人員的職業生涯中，營造“以人為本”的管理方法，鼓勵即將退休的檔案管理人員發展各種各樣的興趣愛好，來豐富他們的生活，支持他們多多參加社會公益活動，對他們在生活上給予關心和照顧，想盡辦法解決他們的后顧之憂。檔案室的領導只有真誠體諒和熱忱關懷他們，在檔案工作中才能真正體現出“以人為本”的管理理念，對中青年檔案管理人員會起到一種的穩定作用，以此提高整個檔案室的凝聚力。

參考文獻

[1]黃雅君.《新時期高校檔案管理人員職業生涯規劃的思考》.周口師范學院學報，2015.1.

作者簡介

寸常興，女，1962年12月生，館員，本科，保山學院，研究方向：高校檔案工作管理理論和實踐，檔案編研。