高校規(guī)劃檔案管理工作存在問題及對策

摘 要：高校發(fā)展規(guī)劃作為一種積極主動、面向未來的高校管理方式日益受到高校的重視，越來越多的高校制定了五年發(fā)展規(guī)劃，中長期發(fā)展規(guī)劃以及專項發(fā)展規(guī)劃等，在高校發(fā)展規(guī)劃制定和執(zhí)行過程中產(chǎn)生了大量有保存價值的規(guī)劃檔案。如何科學管理高校發(fā)展規(guī)劃檔案，充分發(fā)揮其在高校發(fā)展中的效用，已成為高校檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。本文從高校發(fā)展規(guī)劃檔案的歸檔范圍、特點以及規(guī)劃檔案管理中存在的主要問題為切入點，提出相關對策，旨在提高高校檔案管理工作質量。

關鍵詞：高校 發(fā)展規(guī)劃 檔案 管理

高校發(fā)展規(guī)劃對學校定位、達成共識、增強資源配置效率具有十分重要的價值和意義。近年來，我國高校普遍加強了發(fā)展規(guī)劃工作，越來越多的高校制定了五年發(fā)展規(guī)劃，中長期發(fā)展規(guī)劃以及專項發(fā)展規(guī)劃，通過制訂發(fā)展規(guī)劃有效促進了高校各方面事業(yè)的快速發(fā)展。高校在制訂發(fā)展規(guī)劃的過程中，產(chǎn)生了大量有保存價值的發(fā)展規(guī)劃檔案。這些規(guī)劃檔案是高校發(fā)展規(guī)劃工作的真實記錄，是高校建設與發(fā)展歷史的再現(xiàn)，是對高校發(fā)展情況進行檢查、監(jiān)督、驗收及修正的重要依據(jù)，在高?？沙掷m(xù)發(fā)展中起著不可替代的作用。因此，如何科學管理高校發(fā)展規(guī)劃檔案，充分發(fā)揮其在高校發(fā)展中的效用，已成為高校檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。

一、高校發(fā)展規(guī)劃檔案歸檔范圍

高校發(fā)展規(guī)劃檔案是指高校規(guī)劃管理部門在規(guī)劃編制管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。高校發(fā)展規(guī)劃檔案歸檔范圍應當包括高校規(guī)劃文本以及在高校規(guī)劃編制過程中、執(zhí)行過程中形成的具有保存價值的過程檔案資料。第一，高校發(fā)展規(guī)劃文本資料。高校發(fā)展規(guī)劃是一種具有導向性的行動綱領，明確學校在一定時期內(nèi)的發(fā)展方向、奮斗目標以及實現(xiàn)目標的途徑和措施。它包括學校總體規(guī)劃、學校專項規(guī)劃、學院及直屬附屬單位規(guī)劃三大類。學校總體規(guī)劃是學校各項事業(yè)發(fā)展的全面規(guī)劃。學校戰(zhàn)略規(guī)劃和五年期規(guī)劃及中長期發(fā)展規(guī)劃都屬于總體規(guī)劃。學校專項規(guī)劃由若干條塊規(guī)劃構成，是總體規(guī)劃的補充和支撐，是總體規(guī)劃的具體化。如高校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、學科和師資隊伍建設規(guī)劃、科技規(guī)劃、實驗室建設規(guī)劃、數(shù)字化校園建設規(guī)劃等。學院和直屬附屬單位規(guī)劃是學校的微觀規(guī)劃，在學校總體規(guī)劃框架下，具有更強的操作性。第二，高校發(fā)展規(guī)劃編制過程資料。高校規(guī)劃的編制過程一般由前期調研分析、規(guī)劃文本起草、評價論證三個階段。在規(guī)劃編制過程中形成了規(guī)劃編制機構設立、調研報告、會議紀要、評價論證意見梳理及修改完善建議等文字、圖表、聲像資料。第三，高校發(fā)展規(guī)劃執(zhí)行過程資料。在高校規(guī)劃執(zhí)行過程中，將對規(guī)劃執(zhí)行情況進行階段檢查及修正，其間將形成階段檢查意見等文字、圖表、聲像資料。

二、高校發(fā)展規(guī)劃檔案的特點

一套完整的發(fā)展規(guī)劃檔案的形成，需要收集整理規(guī)劃編制每一個階段的文字、聲像記錄，最終形成的規(guī)劃文本，以及對規(guī)劃執(zhí)行情況檢查意見等文字、圖表、聲像資料。其特點是規(guī)范編制周期長，涉及面廣，成套性強，現(xiàn)實價值性高。首先，周期長，連續(xù)性強。目前，國內(nèi)高校發(fā)展規(guī)劃編制過程從成立專項工作領導小組啟動編制工作，進而組織專題調研，規(guī)劃部門寫出規(guī)劃草案文本，到召開座談會聽取師生、校友、社會各界意見，召開黨委常委會討論修改，教代會通過，直至最終形成正式文本，通常需要近兩年時間才能完成。而在發(fā)展規(guī)劃正式執(zhí)行中，高校戰(zhàn)略規(guī)劃執(zhí)行期通常為中長期在十年以上，發(fā)展規(guī)劃執(zhí)行期與國家五年期規(guī)劃相對應為五年時間，在此期間學校將組織對規(guī)劃執(zhí)行情況進行階段檢查及修正。因此檔案收集具有周期長、連續(xù)性強的特點。其次，涉及面廣，工作量大。高校發(fā)展規(guī)劃涉及到校內(nèi)各學院、直屬附屬單位以及教學、科研、人事、財務、物資等職能部處。規(guī)劃文本總數(shù)多，規(guī)劃過程文件多，檔案收集具有涉及面廣，工作量大的特點。最后，成套性強，現(xiàn)實價值高。高校發(fā)展規(guī)劃檔案記載和反映了規(guī)劃工作的全過程。一套完整的規(guī)劃工作檔案，其內(nèi)容應包括：對學校基礎數(shù)據(jù)的搜集與整理，為規(guī)劃制定提供的信息資料；規(guī)劃草案出臺后師生員工、校友及各界對規(guī)劃草案提出的意見和建議材料；規(guī)劃制定者在對規(guī)劃進行評價論證環(huán)節(jié)中提交的各種調研報告和規(guī)劃說明；規(guī)劃草案經(jīng)過評價論證后，對規(guī)劃草案中存在的不足進行完善最后形成的規(guī)劃正式文本；規(guī)劃制定后評估和監(jiān)督規(guī)劃執(zhí)行情況的階段檢查及修正文件。

三、高校規(guī)劃檔案管理中存在的主要問題

在高校發(fā)展規(guī)劃檔案管理實踐中，由于規(guī)劃檔案具有的特殊性，導致高校規(guī)劃檔案管理中存在一些不容忽視的問題，主要有以下幾方面：第一，檔案資料收集難度大。由于規(guī)劃檔案的成套性、形成周期長、涉及部門多等特點，規(guī)劃制定者往往只重視編制規(guī)劃文本工作，而忽視了規(guī)劃編制過程文件資料，導致相關檔案收集不完整，造成規(guī)劃檔案收集難的問題。第二，歸檔文件材料不規(guī)范。由于缺乏檔案意識，在規(guī)劃編制評價意見記錄材料中使用字跡易褪色脫落的紅墨水筆、圓珠筆、鉛筆等書寫，不利于規(guī)劃檔案的保存和利用。信息記錄缺失日期、紙質文本與電子文件不符等不完整、不準確等歸檔文件材料不規(guī)范的問題。第三，相關部門缺乏溝通與合作。高校規(guī)劃編制工作涉及多個部門，一些部門檔案意識淡漠，出于方便工作考慮，不能主動上交規(guī)劃文件材料。部門之間不能相互溝通，導致規(guī)劃檔案收集工作存在很多缺陷和漏洞，影響到規(guī)劃檔案和使用，給高校持續(xù)發(fā)展帶來不利影響。

四、加強高校規(guī)劃檔案管理的建議

充分發(fā)揮高校規(guī)劃檔案在高校改革發(fā)展中和特殊優(yōu)勢，加強高校規(guī)劃檔案管理，應做好以下幾方面的工作。第一，加強領導，加大規(guī)劃檔案管理力度。第二，加大宣傳，提高檔案管理意識。高校規(guī)劃部門是收集、利用大量規(guī)劃檔案信息進行新一輪發(fā)展規(guī)劃的制定者，同時又是規(guī)劃檔案的形成者。因此，要加大宣傳，提高規(guī)劃部門全體成員檔案管理意識，充分理解規(guī)劃檔案的重要性，做到熟悉歸檔程序，知曉歸檔內(nèi)容，認真負責，及時移交，共同做好規(guī)劃檔案管理工作。第三，堅持“四同步”，注重全程動態(tài)管理。規(guī)劃檔案管理工作堅持“四同步”要求，即在規(guī)劃工作下達規(guī)劃任務同時與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查規(guī)劃進度與檢查文件材料的形成情況同步；規(guī)劃評價結果與驗收檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況同步；規(guī)劃上報登記和與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。注重歸檔工作關口前移，提前介入規(guī)劃編制，建立事前控制，事中監(jiān)督檢查，事后嚴格把關的全程動態(tài)管理，及時歸檔，定期檢查文件材料收集是否完整，制定材料是否標準規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問題，及時修正，確保歸檔材料的完整性和準確性。第四，加強業(yè)務培訓，提升檔案管理人員素質。加強對規(guī)劃檔案管理人員的業(yè)務培訓，鼓勵檔案管理人員加強檔案管理業(yè)務學習。通過培訓，使檔案管理人員熟練掌握檔案管理工作的先進方法，熟知規(guī)劃制定工作程序，熟悉計算機以及其它辦公自動化設備的操作，熟練使用檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，在提升檔案管理人員素質同時，進而提高高校發(fā)展規(guī)劃檔案管理水平。

綜上所述，高校發(fā)展規(guī)劃檔案反映了學校的發(fā)展理念、發(fā)展指標和行動舉措，是高校發(fā)展的歷史記錄，高校發(fā)展規(guī)劃檔案管理具有非常重要的意義。只有充分重視和加強高校發(fā)展規(guī)劃檔案管理工作，才能使高校發(fā)展規(guī)劃檔案的管理和利用更好的適應高校管理的需求，在學校的運行、管理過程中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

[1]舒暢. 高校檔案的管理現(xiàn)狀[J].《高教學刊》， 2016.

[2]楊凡. 高校檔案工作與高校發(fā)展研究[J].《四川文理學院學報》， 2016.

[3]劉子俠. 高校檔案收集工作存在的問題與對策探究[J].《黑龍江檔案》， 2015

[4]中國大學怎樣規(guī)劃自己的未來——來自“中國高校戰(zhàn)略規(guī)劃現(xiàn)狀”的調查報告[N]. 光明日報，2014-05-20.

[5]羅云，梁敏樂. 問題與對策：我國高校發(fā)展規(guī)劃工作透析[J].《中國電力教育》， 2011.

作者簡介：白育紅，（1966-），女，蒙古族，遼寧阜新人，現(xiàn)為重慶大學發(fā)展研究中心發(fā)展調研室主任，公共管理碩士。