公路檔案的信息化建設及有效管理策略探討

黃錦男

摘 要：隨著社會經濟的發(fā)展以及公路建設水平的提高，公路檔案總數也不斷增多，以往的文件控制形式已經無法滿足時代發(fā)展的要求，因此需要加強公路檔案管理信息化建設，提高信息化水平。公路檔案在交通發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用，檔案管理的信息化建設可以利用網絡進行傳輸和復制拷貝，妥善保存公路檔案，提高公路檔案管理的水平與效率。本文就對公路檔案的信息化建設及有效管理策略進行分析和探討。

關鍵詞：公路檔案；信息化建設；管理策略

檔案管理是一門綜合性較強的學科，涉及十分廣泛的內容，要想統一規(guī)劃與分類檔案，需要花費較長的時間，對檔案管理人員而言是一項重擔。隨著科學技術的發(fā)展與進步，信息化技術被應用于公路檔案管理工作中，改變了以往的管理模式和管理方法，實現了信息化的檔案管理[ 1 ]。當然在實施公路檔案信息化管理過程中，需要科學合理利用資源，采取有效的手段來協調資源，進一步促進公路檔案信息化建設。

一、公路檔案管理信息化建設概述

（一）必要性

隨著電子時代的到來，檔案管理信息化建設已經成為重要的發(fā)展趨勢，這就要求公路檔案管理應適應時代的發(fā)展，提高為社會服務的能力。當前在公路檔案管理工作中，基本采用無紙化辦公的形式，全面應用OA辦公自動化系統，許多文件以機讀文件形態(tài)加以存在，需要對這些檔案文件提供足夠的電腦空間，將其分類存放，從而保證檔案的系統性、價值性與真實性，便于相關部門工作的順利開展。但是目前許多公路檔案管理較為落后，過于重視紙質檔案，檔案信息化意識與信息化素質不強，缺乏標準與規(guī)范的檔案管理工作，導致信息化管理存在一定難度，影響公路檔案信息電子化的發(fā)展。由于公路檔案信息化建設要求實現檔案信息共享與檔案數據信息庫建設等，科學運用現代科技，轉變工作服務方式，因此需要積極加強公路檔案管理的信息化，從而加快公路建設發(fā)展步伐。

（二）現狀

公路檔案管理信息化建設現狀具體如下：

1）缺乏統一的管理方式。公路檔案管理部門各分局的差別較大，檔案標注、整理及分類習慣有所不同，這樣往往難以統一公路檔案管理，增加檔案管理的難度，影響檔案管理信息化建設。2）缺乏完善的管理模塊。目前公路檔案管理缺乏較強的基礎業(yè)務和較高的管理質量，不同類型與不同時期的公路檔案之間難以融合；同時檔案管理的標準不夠統一，缺乏共同的規(guī)范及標準，嚴重影響公路檔案的信息化建設[ 2 ]。3）歸檔意識淡薄。公路檔案信息化管理對管理人員的要求較高，需要其具備良好的專業(yè)知識和專業(yè)能力，但是許多公路人員缺乏較高的專業(yè)素質水平，無法深入理解和掌握信息化檔案管理的形式與內容，影響檔案管理工作的有序開展。此外，部分管理人員在實際工作中習慣于傳統紙質文件工作，無法適應信息化管理，從而降低文件的真實性和工作的實效性。

二、加強公路檔案管理信息化建設的策略

（一）建立健全檔案管理機制

要想實現公路檔案管理的信息化建設，需要嚴格按照規(guī)章制度開展管理工作，制定科學可行的管理制度，對現有檔案管理機制加以優(yōu)化，確保檔案信息管理建設的安全。同時以檔案規(guī)范為依據，合理構建公路數字檔案館，通過數字化形式來管理公路的全部檔案，實現檔案信息的共享，有效滿足社會對檔案的使用需求。另外，公路檔案管理部門可以充分利用互聯網通訊優(yōu)勢，構建資源信息共享的網絡平臺，以此拓寬信息渠道，讓人們了解相關的公路建設信息，實現資源信息共享，提高工作效率。

（二）加強網絡化服務

對于公路檔案管理工作而言，其需要從大量檔案信息中提煉出規(guī)律性與結論性的數據，然后將其歸納整理，形成文字精練與結構嚴謹的綜合體，為相關部門的決策提供參考依據[ 3 ]。如交通公路系統工程建設部門可以積極構建計算網絡，將其與檔案管理工作相結合，在網絡中統一納入全系統的檔案資料，便于深層次開發(fā)與綜合性利用各種檔案，實現檔案管理工作的科學化、規(guī)范化與標準化。此外，可以實現檔案信息網絡動態(tài)化管理，為社會活動的決策者或司機等提供有效的信息，避免因路況等因素而造成物力與人力的浪費，保障人們的生命財產安全。

（三）加強管理人員素質

公路檔案管理工作的有效性在一定程度上取決于檔案管理人員素質高低，因此公路主管部門需要積極培訓檔案管理人員，使其掌握新的知識，提高自身的業(yè)務知識水平和專業(yè)素質，成為優(yōu)秀的檔案管理人員。隨著辦公自動化的深入發(fā)展，電子文件被應用檔案管理工作中，需要檔案管理人員積極學習電子檔案管理知識，與時俱進，從而為企業(yè)形成良好的形象做出貢獻。此外，檔案管理人員應對文件歸檔工作和電子文件鑒定加以重視，鑒定文件的真實性和完整性，保證電子文件背景信息與內容的完整性。

（四）加強與電子政務的結合

檔案信息資源是電子政務建設中的重要信息資源，需要將檔案信息化建設與電子政務建設相結合，使檔案信息資源的開發(fā)利用及檔案信息化建設成為電子政務的重要內容，將其在電子政務中的作用加以充分發(fā)揮[ 4 ]。同時需要將辦公自動化與檔案信息化相結合，爭取相關部門的支持，統一規(guī)劃，加強領導，以此促進檔案管理信息化建設的協調穩(wěn)定發(fā)展。

三、結語

綜上所述，公路檔案管理信息化建設作為一項系統而復雜的工程，其在實際建設過程中還存在一系列問題，如缺乏統一的管理方式、檔案管理模塊不完善、歸檔意識淡薄等，嚴重影響檔案管理的效率及水平，不利于檔案管理的信息化建設。基于這種情況，需要結合實際情況，建立健全檔案管理機制，加強檔案信息的網絡化服務，強化檔案管理人員素質，加強與電子政務的結合，利用規(guī)范的措施來進行信息化的公路檔案管理建設。這樣才能保證公路檔案管理工作的科學化、規(guī)范化與標準化，加快公路檔案管理的信息化建設，促進公路交通事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1] 黃祝娥.淺談公路檔案信息化建設及有效管理[J].低碳世界，2015，32：161-162.

[2] 李鳴宇.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究[J].才智，2015，05：365.

[3] 封愛萍.加強企業(yè)檔案管理信息化建設的有效策略研究[J].中外企業(yè)家，2015，05：208+213.

[4] 王秀娟.新時期公路建設工程檔案管理策略研究[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013，10：248.