基于高校輔導員視角的大學生檔案工作研究

文/吳建章 徐婭囡 Wu Jian-zhang Xu Ya-nan

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基于高校輔導員視角的大學生檔案工作研究

文/吳建章 徐婭囡 Wu Jian-zhang Xu Ya-nan

摘要：大學生檔案是大學生在校期間在思想、學習、生活實踐等方面形成的資料。當前，大學生檔案大多由高校輔導員管理，高校輔導員充當著兼職檔案員的角色。輔導員管理大學生檔案，優勢是方便大學生檔案管理、提高大學生檔案質量、促進大學生教育，缺點是業務不熟練、工作量加大。輔導員要在新生檔案的收取和審查、平時檔案的積累與歸位、畢業檔案的整理與轉遞等環節加強大學生檔案工作的體系建設，要從業務知識學習、工作責任感增強等方面強化自身素質和能力。

關鍵詞：高校輔導員；大學生檔案；檔案管理

高校輔導員是開展大學生思想政治教育的骨干力量，是高校學生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導者。［1］大學生檔案是大學生在校期間在思想、學習、生活實踐等方面形成的資料，主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。［2］無論是在教育部24號令《普通高等學校輔導員隊伍建設規定》，還是在27號令《高等學校檔案管理辦法》，都無法找尋到高校輔導員和大學生檔案之間的任何關聯，但現實情況卻是二者緊密連接。

一、大學生檔案管理現狀調查分析

《高等學校檔案管理辦法》中規定：高校應設立檔案館或綜合檔案室，配備專職檔案工作人員管理檔案，管理的檔案范疇包括學生檔案。［2］現實情況是各高校對于學生檔案疏于管理，重視程度普遍不夠。研究者在2014年對上海地區高校大學生檔案管理進行了調查研究，結果顯示上海高校檔案館共有17個，其中涉及學生個人檔案的僅有8個。［3］高校對大學生檔案管理的不規范，最直接的體現是檔案管理人員和部門不統一。

為深入了解高校對大學生檔案管理歸口到哪個部門或由哪些人管理，筆者通過所帶學生對其高中升大學同學在全國范圍內大約200余所高校進行了檔案管理人員和部門的廣泛調查。為了能夠凸顯調查結果的真實性和可靠性，在對調查結果進行統計時，保持了單一學校的調查，如對同一學校進行了多次調查，如調查結果相同，則進行了保留，如調查結果相異，則對所調查學校進行刪除。經過篩選和處理，最終保留了150所調查高校，調查結果。（如下表）

通過對以上調查結果進行分析，無論是山東省內，還是全國范圍內，學生檔案歸口到輔導員管理的占據相當大的比重，其中山東省高校為72%，山東省外為56%，全國范圍內是60%。可見，大學生檔案管理雖然上至教育部和國家檔案局，下至各高校，雖沒有明文規定管理權限歸屬于輔導員，但現實情況是大學生檔案工作已儼然成為高校輔導員工作的重要組成部分。

二、輔導員管理大學生檔案的優缺點

從管理者屬性來看，把大學生檔案劃歸輔導員管理，輔導員扮演著檔案員的角色。輔導員管理大學生檔案，有其優缺點：

（一）優點

一是方便檔案管理。大學生檔案是大學生在校期間由其思想、學習、工作、生活等方面表現形成的資料。輔導員作為大學生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導者，大學生在校期間各方面的活動和現實表現形成的鑒定和材料，都需要輔導員進行把關、審核、鑒定、收取、上交、回收、歸檔，甚至轉遞等。二是提高檔案質量。檔案是歷史痕跡，一經生成便無法更改。大學生檔案在形成過程中，不僅需要文字表述的完整和得體，而且需要書寫的工整和材料的整潔。大學生在形成各項檔案材料過程中，輔導員可強化大學生檔案意識，提高檔案質量。例如，在書寫過程中，輔導員要強調不能使用鉛筆和藍色墨水，字跡要工整，不能潦草，不要出現涂抹和錯別字現象；在內容填寫上，如涉及到個人表現等較多內容時，要打好草稿，認真修改，修改完善后再往資料上謄寫。三是促進學生教育。大學生檔案能動的反映了大學生在校期間的思想狀態、學習質量、工作表現和獎懲經歷等。輔導員與大學生關系最為密切，幾乎所有涉及到的大學生事務，輔導員無不參與其中。

（二）缺點

一是業務不熟悉。輔導員對于大學生檔案的管理，大多時候是新生時收取高中檔案，平時是資料的累積，把學生的資料放置在一起，等到畢業時根據學校要求，再對資料進行整理。可以說，輔導員對于大學生檔案工作也就是資料的簡單累積與整理，并沒有上升到專業角度，無疑不利于大學生檔案高質量的形成。二是工作量加大。輔導員作為大學生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導者，其職責范圍極其寬泛，需要負責大學生思想政治教育、就業指導、心理疏導、黨團建設、學生資助、獎懲評定等內容，甚至還需要做好學生宿舍管理、學費催繳等事宜，可以說凡是涉及到學生的所有事務，都歸口到輔導員，都需要輔導員來處理。把大學生檔案歸口到輔導員，由分外事情轉化為分內事情，輔導員悄然扮演了兼職檔案員的角色，使輔導員原本事務性繁多的工作更加雪上加霜，無形中加大了輔導員的工作量。

三、大學生檔案工作的體系構建

（一）新生檔案的收取與審查

最初的大學生檔案源自高中檔案，高中檔案包括反映高中學業的紙質版的發展報告（各省市名稱不一，內容也不一）和反映高考情況的電子版的電子檔案（各高校進行打印，并放置到學生檔案中），其他的還包括團員檔案、黨員檔案等。由于高中檔案的來源途徑不一，高校對高中檔案的收取方式也不盡相同。高中檔案作為大學生檔案的重要組成部分和檔案完整性的必備材料，輔導員必須把高中檔案的收取作為新生入學事務的重要工作來抓，要在最短的時間內通過學校各部門和大一新生來收取，對于高中檔案未收取到或缺失等各類情況，要通過招生辦等學校部門或新生聯系高中就讀學校查找原因，盡快落實，直至收取到檔案為止。高中檔案收取完畢之后，輔導員要對收取材料進行比對和審查。輔導員不僅審查檔案的真實性，而且審查材料的完整性。對于高中檔案審查出來的問題，能完善的要盡快完善，超出完善范疇之外的事情，要報學院或相關部門來處置，把存在的問題消除在萌芽之中。

（二）平時檔案的積累與歸位

大學生大學期間在思想、學習、工作、生活等方面形成的檔案材料大部分是在平時累積的，如大學生思想進步，會形成黨員材料；學習優秀，會形成獎學金登記表等材料；工作突出，會形成優秀學生干部等材料；還有參加一些學科競賽、進行職業鑒定等形成的材料。在這一階段，輔導員要有意識的積累和保存這些材料，在各部門審批的材料，在各部門備完案、蓋好章之后，要及時回收。材料回收之后，輔導員要有意識的進行歸位。有條件的輔導員，如果學校或學院有專門針對每位學生配置的檔案袋，可隨時把學生形成的個人材料放置到自己的檔案袋中；如沒有為每位學生專門配置檔案袋，可把學生材料進行歸類，把相同材料放置在一起。不管采取哪種方式放置，都要保存材料的完整性，不能出現丟失現象。

（三）畢業檔案的整理與轉遞

畢業季是大學生檔案形成的重要時期，如畢業生登記表、就業通知書、學籍卡、學業成績單等，輔導員需要把前期累積的材料和畢業時形成的材料進行整理，一并裝入檔案袋。輔導員對大學生檔案進行整理時，要做到細心、細致，一是把檔案裝入個人檔案，不能混淆；二是把所有大學生形成的檔案都要轉入個人檔案，不能出現檔案轉遞完畢之后，再發現尚有重要檔案未裝入檔案袋現象。對所有材料檢查無誤后，輔導員作為材料的把關人，可以根據學校的要求進行封檔，然后交由學校相關部門進行轉遞。封檔之后，接下來的工作是檔案轉遞。根據學生的就業去向進行轉遞，對有明確就業意向的學生檔案要根據升學學校或就業單位提供的檔案地址，通過機要、快遞等方式進行轉遞；對外省市的檔案轉遞，要根據外省市的文件要求，投遞到相應省市的人力資源與社會保障廳、人才交流中心、大中專分配辦公室等，有的可能轉遞到畢業生的生源地的市縣等；此外，輔導員可能會參與到學校到省內的市縣檔案轉遞，這需要通過交通工具進行運輸，需要輔導員在運輸過程中確保檔案的安全，在到相應市縣部門交接過程中，要交接清楚，留存好交接單。

四、輔導員做好大學生檔案工作的對策

首先，要加強業務學習。任何一項工作，都由其專業知識和專業能力組成，必須在掌握專業知識基礎上，鍛造專業能力。其次，要增強工作責任感。輔導員在大學生檔案工作過程中，必須增強工作責任感，以高度的責任心認真對待大學生檔案工作。一是注重大學生檔案的保護，要妥善保管好大學生檔案；二是注重大學生檔案的開發，輔導員可把大學生生成的其他重要材料如職業資格證書的登記表、參加社會實踐的登記表等開發出來，在可能的條件下，一并把它們裝入檔案之中。再次，要提升大學生檔案意識。高校輔導員除做好常規的大學生檔案工作之外，還有一項重要的涉及到大學生檔案的事情必須予以高度重視，那就是培養和提升大學生的檔案意識。大學生檔案意識是指大學生對檔案和檔案工作的認知與態度，特別是對自己檔案的認知、了解、利用和開發。大學生檔案意識的樹立不僅能夠促進大學生檔案的規范化建設，而且對于大學生就業和自身的后續發展都會產生重要影響。

（責任編輯：聞 道）

參考文獻：

［1］中華人民共和國教育部.普通高等學校輔導員隊伍建設規定［EB/OL］.http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/ moe/moe_621/201001/81843.html， 2006-07-23.

［2］中華人民共和國教育部.高等學校檔案管理辦法［EB/OL］. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/ moe_621/201001/81841.html， 2008-08-20.

［3］廖穎. 對增設"學術類"檔案的質疑［J］.檔案學通訊，2015，（2）.

中圖分類號：G275.1

文獻標識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0128-03

作者簡介：

吳建章（1974—），男，山東臨沂人，臨沂大學資源環境學院講師，碩士。

徐婭囡（1976—），女，山東臨沂人，臨沂大學外國語學院講師，碩士。

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