淺析文書檔案管理工作的創新

袁芳

摘 要：結合我國市政工程的建設狀況來講，文書檔案管理并不僅僅是一項常規性管理工作，其還是保證市政工程綜合效益及建設秩序的重要一環。鑒于此項工作的特殊性，在具體工作中，管理單位及管理者均要注重創新，以推動文書檔案管理工作的現代化和規范化。本文在簡要探討文書檔案管理工作現狀及創新必要性的基礎上，嘗試提出了此項工作的創新思路。

關鍵詞：文書檔案管理；現狀；創新思路

1 前言

文書檔案管理本質上屬于基礎管理，關系到市政工程養護工作及單位的總體管理水平，因此，在當前的條件下對其進行創新，是保證檔案管理工作實際同步于新時期要求的必要性舉措，也是實現文書檔案管理現代化、標準化的有效渠道。創新的前提是對現行機制進行改革，其中，轉變觀念是第一步。

2 文書檔案管理工作的創新

2.1 管理現狀及創新的必要性

在國家高度重視市政工程建設的背景下，文書檔案管理工作也得到了更多的關注。但結合目前的實際情況來看，文書檔案管理工作中的問題并沒有得到較為徹底的解決，依舊還有一些“頑固問題”遺留了下來，具體有以下幾種表現形式：第一種，管理程序不夠嚴謹。無論是文書檔案管理工作中常見的案卷標題過于隨意，還是組卷混亂問題，都是管理程序不夠嚴謹的體現。在管理機制約束性不強且監督不力的情況下，此項工作往往并沒有真正按照規范程序執行，秩序相對較為混亂。第二種，尚未實現高效檢索。檢索是利用文書檔案的前提，但是，由于人工法目前依舊占比較重，檢索的整體效率還是比較低的，限制了檔案資源的充分利用。第三種，管理者的業務素質有待加強。現在有很多的文書檔案管理人員，依舊固守著舊觀念，對新時期的管理要求及現存問題不以為然，在工作中也不愿意學習計算機操作，甚至對于一些新的管理方法也比較抵觸。上述情況的存在在很大程度上與管理觀念有關，需要從思想上入手盡快轉變。考慮到以上情況，管理創新可以說是創新文書檔案管理模式、實現規范管理、滿足新時期文書檔案管理工作現實要求的必要舉措。

2.2 創新思路

2.2.1在優化現行機制的同時，完善執行保障措施

當前的文書檔案管理工作中之所以存在各種各樣的問題，歸根結底還是現行機制存在疏漏。由于機制存在疏漏，一些不規范現象長期得不到糾正和治理，進而導致了管理成效低下的局面。所以，要想改變文書檔案管理工作的現狀，首先就要重視對現行機制進行優化。機制優化是一項十分艱巨的任務，涉及到管理的各個方面，需要從不同角度入手同步實施改革措施，這就牽涉到執行問題。當前關于文書檔案管理的規范及制度并不算少，但實際工作中卻依舊頻頻出現問題，實質性原因就是執行力出現了問題。在執行得不到保障的前提下，所有的機制都只能停留在理論層面上，無法作用于管理工作。所以，機制優化必須與執行強化同步進行，只有這樣才能夠保證管理機制發揮出實際作用。在具體展開的過程中，應重點關注以下兩點：①以單位實際為依據，理清現行制度之間的關系，并結合新時期的文書檔案管理要求，對相關規定中過時、滯后的部分進行修改，并在同時引入一些先進理念。總體來講，制度清理應按照取長補短、揚棄結合的原則展開，并以促進管理的標準化為目標。為了實現規范管理，建議在修訂制度時，加入一些新的條款，對管理標準及要求進行具體化，借助明確的規定，來強化機制的約束力。②在健全機制的同時，完善執行保障措施，確保上述管理要求落到實處。為了保障執行，建議單位視情況確定規范和監督措施，以提升相關人員的責任意識和自我約束意識。考慮到社會發展及技術進步的影響，文書檔案管理中，還需要緊密結合時代變化，對相關制度進行不斷更新，并借助定期修訂的方式，來確保機制始終與管理工作的現實要求保持同步。

2.2.2加強管理隊伍建設

文書檔案管理工作中，管理人員屬于影響工作效率的最關鍵因素之一，也是管理水平的決定性條件。鑒于當前還有很多人員對自身職責認識不清，管理單位有必要盡快將其錯誤觀念轉變過來，并借助培訓等繼續教育方式，來加強隊伍建設。管理機制、規章要求都需要人去落實和執行，所以，無論從哪方面說，加強對人的管理都是非常必要的。結合當前的管理人員構成來講，管理隊伍中最大的問題在于結構不合理，表現為高素質人才相對匱乏。針對這種情況，建議在推進隊伍建設的同時關注以下幾點：①建議針對在職人員身上存在的問題，實施有目的的強化培訓。培訓應緊密貼合管理工作的要求系統進行，以保證管理人員在把握管理內容的同時，更新管理辦法和手段。②為了使管理人員在具體工作中能夠主動進行自我約束，單位還應逐步確立考核機制，并輔以激勵措施，以表彰優良的方式，來調動管理積極性。考核是一種無形的約束，可使管理人員真正重視工作質量與成效，并逐漸培養起效率意識。而激勵措施的價值則在于，其可以與考核結果掛鉤，驅使管理人員主動改善自己的工作。③鑒于人工檢索效率不高，且滿足現實要求的程度低，建議對管理人員實施專項培訓，以提升其計算機操作能力，使其能夠更好的適應管理崗位的要求。

2.2.3更新管理技術

結合文書檔案管理工作的現實情況來講，落后的已經不僅僅是管理者的觀念，還包括相關的管理技術。技術是工作效率的保證，在技術已經明顯滯后的情況下，工作效率必然與現實要求存在不小差距。因此，盡快對管理技術進行創新，也是亟待落實的一項工作。同時，考慮到此項管理的服務功能，技術更新還是優化服務質量的必要舉措。關于技術創新，本文的建議為：①管理中應注重新技術的引入，使現代技術為管理工作服務。其中，網絡技術是一項可有效提升文書檔案管理效率的技術，將其引入管理工作中，可以借助計算機的效率優勢，推動此項管理的智能化，對于實現高效管理具有重要的現實意義。②出于滿足現實要求的考慮，在更新技術的同時，還應注重同步實施信息化建設，并借助網絡和計算機為資源共享提供依托。資源共享不僅是文書檔案管理工作水平提高的重要標志，也是充分利用文書檔案資源，發揮其參考依據作用的重要渠道，現實中應對此給予重視。

2.2.4關注細節，避免疏漏

對于一項工作來講，細節往往可以起到決定整體成效的作用，文書檔案管理工作也是如此。所以，關注細節是做好此項工作的基本要求。為了避免因細節問題影響大局，在管理中應重視以下幾點：①從管理制度層面上對細節問題作出明確規定，并對要求的落實情況實施監督。②以重要性為依據，對管理對象進行分類，并實行分類管理。分類管理的優勢在于其可以針對不同類別的檔案進行個性管理，既有利于減輕管理負擔，又可以保證機密文件的安全性，在提高效率方面作用明顯。③對管理程序進行明確，并嚴厲禁止私改程序的行為。這樣做可以提升管理的標準化水平、避免私改程序導致的不必要問題，有助于減弱人為因素對管理成效的負面影響。總而言之，處理好細節問題，才能減少管理疏漏，工作的有效性才會得到增強。

3 結語

總體來講，文書檔案管理是一項看似簡單、實則異常復雜的工作，且對市政工程建設與維護有著不容忽視的影響。鑒于當前的管理中依舊存在管理程序不夠嚴謹、管理效率整體偏低、管理人員素質有待提升等問題，建議現實中在加強重視的基礎上，從優化機制、更新技術、推進隊伍建設、關注細節等方面進行改善。

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