論教學(xué)秘書在工作初期的角色定位

張秋云　胡燕娜

摘 要 教學(xué)秘書是各項(xiàng)教學(xué)管理工作的執(zhí)行人，教學(xué)秘書的個人素養(yǎng)及能力直接關(guān)系到教學(xué)管理工作的順利開展。新任教學(xué)秘書在工作初期面對紛雜的工作任務(wù)時，容易出現(xiàn)迷茫和困惑。針對這一實(shí)情，本文將結(jié)合職責(zé)功用、發(fā)展前景探討教學(xué)秘書在工作初期階段的角色定位問題。

關(guān)鍵詞 工作初期 教學(xué)管理 職責(zé)功用 角色定位

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.02.006

教學(xué)管理工作有自身的特點(diǎn)，既有規(guī)律性，也有復(fù)雜性，并非一日可以完全掌握了解。原教育部副部長周遠(yuǎn)清在《第一次全國普通高等學(xué)校教學(xué)工作會議上的講話》中曾經(jīng)指出：“教學(xué)管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政雙重職能的一門科學(xué)，是一門需要長期學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能掌握的一門科學(xué)。”新任教學(xué)秘書對工作的不了解，容易對工作本身產(chǎn)生誤解。因此，盡快了解教學(xué)秘書的工作職責(zé)、角色定位、發(fā)展方向是新任教學(xué)秘書必須要做的功課，也是勝任教學(xué)管理工作的必要前提。

1 教學(xué)秘書的職責(zé)

1.1 學(xué)籍管理

現(xiàn)代教育觀尊重學(xué)生的主體地位，倡導(dǎo)學(xué)生能成為自覺自律的活動主體。學(xué)籍管理是對學(xué)生在校期間活動去向的管理，是借助專門系統(tǒng)對信息進(jìn)行維護(hù)與更改。學(xué)生入學(xué)階段，要進(jìn)行信息登記注冊，確保學(xué)校系統(tǒng)中及大學(xué)生學(xué)籍信息網(wǎng)內(nèi)有數(shù)據(jù)可尋。在校期間，學(xué)生由于當(dāng)兵、留學(xué)、傷病、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級等原因，會發(fā)生信息更動。教學(xué)秘書要在第一時間記錄更動的原因，并及時通知學(xué)生填寫申請單。學(xué)生需要憑借申請單到指定部門辦理相關(guān)手續(xù)。學(xué)籍管理是對日常學(xué)生信息的維護(hù)，是確保學(xué)生正常學(xué)習(xí)，正常畢業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.2 資料檔案管理

教學(xué)秘書在日常工作中需要接觸到幾類資料。第一類是試卷資料：按照正常的教學(xué)秩序，每學(xué)期有期初的補(bǔ)考、期中考、期末考。每次考試結(jié)束后，教學(xué)秘書要及時存放試卷，確保空白試卷、試卷答案、試卷分析表、學(xué)生答題卷、成績登記表依次放入指定試卷袋；第二類是申請單：日常工作中涉及到的申請單主要有學(xué)籍更動類的申請單，如休學(xué)申請單、退學(xué)申請單、復(fù)學(xué)申請單。考試方面的申請，主要有重修申請單、緩考申請單、跟讀申請以及免修申請單；第三類是重要文件資料：教學(xué)秘書要及時關(guān)注學(xué)校制定的方針政策，做好要點(diǎn)的記錄，以便應(yīng)對不時之需。第四類主要是教師科研成果的整合，包括課題項(xiàng)目及教學(xué)研究論文。

1.3 課程管理與考試安排

教學(xué)秘書要根據(jù)各教研室下達(dá)的教學(xué)任務(wù)安排課表。在學(xué)期初要將各專業(yè)的課程信息錄入到系統(tǒng)中，除了要確保信息錄入的及時性，還要確保信息的準(zhǔn)確性。每門課程結(jié)束教學(xué)任務(wù)后，教學(xué)秘書要協(xié)助任課老師安排考試時間和考試地點(diǎn)，并及時通知到學(xué)生。

1.4 畢業(yè)生管理工作

畢業(yè)生管理工作集中在每年的六月份，其中要經(jīng)過初審、終審兩大環(huán)節(jié)。畢業(yè)生管理工作是對每個畢業(yè)生四年學(xué)習(xí)結(jié)果的審核。教學(xué)秘書不僅要審核總學(xué)分，還要對各類性質(zhì)的學(xué)分進(jìn)行分類審核。畢業(yè)生管理工作看似是集中處理的工作，實(shí)際上也能反映日常信息維護(hù)是否做到了完美無缺。

1.5 日常事務(wù)聯(lián)絡(luò)

教學(xué)管理除了專業(yè)技術(shù)上的工作之外，也會涉及種種聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)事務(wù)。比如會議前期籌備工作、外賓接待事宜以及突發(fā)事件應(yīng)急處理等。

2 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的功用

2.1 確保教學(xué)工作穩(wěn)定運(yùn)行

學(xué)校教學(xué)秩序的穩(wěn)定運(yùn)行離不開教學(xué)秘書的辛苦付出。如果一個學(xué)校缺少了這批工作人員，人才培養(yǎng)方案將無法落到實(shí)處，教學(xué)檢查流于形式，與外校的溝通合作難于開展，學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)也將只是鏡花水月。

2.2 體現(xiàn)學(xué)校軟實(shí)力

教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理部門的一員，在處理事務(wù)時不僅要面對學(xué)校內(nèi)部的師生，也要面對各色外校人員。教學(xué)秘書個人的儀態(tài)形象、語言表達(dá)能力以及處理事務(wù)的能力都會以直觀的方式呈現(xiàn)在學(xué)生面前。師生可以通過教學(xué)秘書這一窗口了解一所學(xué)校的辦學(xué)風(fēng)格及辦學(xué)質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書不僅代表著自身的形象，也代表著學(xué)校的文化和價值追求。

3 新任教學(xué)秘書存在的問題

3.1 對工作性質(zhì)認(rèn)識不到位

教學(xué)秘書是管理崗位，大部分工作要借助網(wǎng)絡(luò)平臺及管理流程操作。基于這一特點(diǎn)，新任教學(xué)秘書容易輕視工作中的突發(fā)狀況，容易忽視與其他部門的聯(lián)系與溝通，認(rèn)為教學(xué)管理就是按部就班的重復(fù)化勞動。而實(shí)際工作中，教學(xué)秘書也要具備應(yīng)變能力、計(jì)劃統(tǒng)籌能力、創(chuàng)新能力，如此才能掌控好工作進(jìn)程，留出更多空間應(yīng)對突發(fā)情況。

3.2 對繁雜事務(wù)缺乏耐心

有相當(dāng)一部分教學(xué)管理工作十分繁雜瑣碎，一旦出差錯，就會對教學(xué)過程產(chǎn)生影響。比如安排考試時，如有監(jiān)考教師未到場，就算作教學(xué)事故處理。新任教學(xué)秘書往往缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏細(xì)心與耐心，對事務(wù)中的細(xì)節(jié)及隱患問題沒有敏感的洞察力和防御意識。如此一來，容易出現(xiàn)捉襟見肘的現(xiàn)象，不僅影響個人情緒，也不利于工作有效開展。

3.3 服務(wù)意識不高

新任教學(xué)秘書容易局限于自己所接觸的工作內(nèi)容，以完成日常事務(wù)為目標(biāo)，缺少為他人服務(wù)的意識。作為教學(xué)管理環(huán)節(jié)重要的紐帶，教學(xué)秘書除了要有一定的執(zhí)行力和管理能力外，也要有服務(wù)意識。教學(xué)秘書要盡量滿足任課老師提出的合理要求，不斷完善工作中的缺陷，虛心聽取或采納對方提出的意見和建議，主動和各部門聯(lián)絡(luò)溝通，積極處理好工作中出現(xiàn)的矛盾及問題。

4 新任教學(xué)秘書的角色定位

4.1 環(huán)境適應(yīng)者

適應(yīng)工作環(huán)境，是做好工作的前提。教學(xué)秘書首先要和本部門的同事搞好人際關(guān)系。良好的人際關(guān)系能調(diào)動人的愉悅之情，舒緩緊張的辦公氛圍，提高辦事效率。教學(xué)秘書接觸最多的是教學(xué)院長，在平時工作中，要及時將工作進(jìn)展情況匯報(bào)給上級領(lǐng)導(dǎo)，對領(lǐng)導(dǎo)遇到的困難要適時給出恰當(dāng)建議，做到上情下達(dá)，下情上傳。除此之外，教學(xué)秘書要學(xué)會積極與其他部門的領(lǐng)導(dǎo)、同事交流，以飽滿熱情的姿態(tài)面對工作中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)和問題。由于瑣碎的工作內(nèi)容，時刻保持穩(wěn)定平和的情緒狀態(tài)對個人的心理承受力有很高的要求，教學(xué)秘書要調(diào)整好個人情緒，以大局為導(dǎo)向，戒驕戒躁，不以個人好惡評論人，不以私情牽動工作節(jié)奏，盡早適應(yīng)工作環(huán)境，逐步融入到集體生活中去。

4.2 困境試煉者

在工作初期，新任教學(xué)秘書必然會遇到種種難題。比如畢業(yè)生學(xué)分審核工作：這項(xiàng)工作維持時間長，數(shù)據(jù)量大，無法在短期內(nèi)一次性解決。新任教學(xué)秘書遇到這種問題，要理清做事頭緒，分工合作，分階段完成指定目標(biāo)。困難，是工作初期必須要面對的。只有調(diào)整心態(tài)，找到做事的方法，逐步理清混沌不清的環(huán)節(jié)，才能真正挺過困境階段。

4.3 業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)者

新任教學(xué)秘書首先要做到虛心。按傳統(tǒng)觀點(diǎn)，教學(xué)管理工作單一枯燥，無需耗費(fèi)精力便可完成，而事實(shí)上，每一項(xiàng)細(xì)瑣的工作中都蘊(yùn)藏著技巧和注意點(diǎn)。比如在安排期末考試時，如果不做提前準(zhǔn)備，到忙亂的期末階段會因?yàn)槠渌B加的事務(wù)出現(xiàn)信息遺漏、考場錯置、課程沖突等突發(fā)情況。新任教學(xué)秘書有時會因?yàn)橄胱C明自己的能力而不愿放低身段向他人請教，致使原本可以避免的問題一一出現(xiàn)。學(xué)習(xí)是一個人發(fā)展的前提，虛心向有經(jīng)驗(yàn)的同事請教不僅可以拉近人與人之間的距離，也能助推自身業(yè)務(wù)的發(fā)展。

教學(xué)管理工作面對的不僅是龐雜的數(shù)據(jù)及信息，也需要面對人。教學(xué)秘書除了要學(xué)習(xí)基本的信息處理技術(shù)之外，還要提高自身的文字表達(dá)能力、資料歸檔能力、日程統(tǒng)籌規(guī)劃能力以及溝通協(xié)調(diào)能力。

4.4 生涯規(guī)劃者

隨著高校改革的不斷深化，教學(xué)秘書局限于眼前的工作不利于自身的長遠(yuǎn)發(fā)展。教學(xué)秘書要為自己設(shè)定長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)。（1）做工作上的完美主義者。教學(xué)秘書對工作中出現(xiàn)的疏漏不能采取視而不見的態(tài)度，要早發(fā)現(xiàn)，早更正，早處理。教學(xué)管理工作有一定的規(guī)律性，一旦發(fā)現(xiàn)問題不處理，就會在之后的工作中再次出現(xiàn)，如此循環(huán)，不僅會影響教學(xué)工作的高效開展，也會挫傷教學(xué)秘書本人的工作積極性。因此教學(xué)秘書在工作中要勤于做工作筆記，及時羅列工作中不到位、可改進(jìn)的地方，培養(yǎng)自己的責(zé)任心、上進(jìn)心。（2）做科研上的有心人。教學(xué)秘書在完成日常工作之余，可以關(guān)注學(xué)校發(fā)布的課題項(xiàng)目，將日常工作中總結(jié)出來的問題及心得融入到課題研究中去。（3）做自身素質(zhì)的開拓人。教學(xué)秘書除了要掌握堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)知識，還要不斷彌補(bǔ)自身能力上的缺陷。通過學(xué)習(xí)教育學(xué)、管理學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)方面的專業(yè)知識完善自身的知識體系，不斷改變自身處理問題的方式。除此之外，要發(fā)現(xiàn)和發(fā)展自身所長，將自己擅長的領(lǐng)域應(yīng)用到工作中去，不斷提升個人價值。

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