淺談國企科技檔案管理的路徑與實踐

文/寶鈦集團檔案室 王曉芬

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淺談國企科技檔案管理的路徑與實踐

文/寶鈦集團檔案室 王曉芬

【摘要】科技檔案是企業在生產活動中形成的具有保存價值的科技文件的集合。如何讓借閱者更快速、更便捷地查找、借閱科技文件,進行產品的研發，是衡量科技檔案管理者管理水平和素質的基本。本文淺析對國有企業科技檔案的前端控制路徑及后期歸檔管理，旨在為加強和規范企業科技檔案工作提供依據。

【關鍵詞】科技檔案；管理路徑；實踐

科技檔案是企業提高效益與形象的關鍵。在競爭激烈的市場經濟條件下，科技檔案管理必不可少，國有企業一些部門對檔案管理不重視，出現程序不規范，材料整理不全面等情況。作為檔案管理者，首先應具備專業素質，了解單位總的生產計劃，積極與各部門溝通，隨時對生產檔案進行回收、保管及利用。

一、生產定型前文件的前端控制

（一）對定型前科技文件的管理。國有企業發展初期需要一整套技術體系支撐，體系的每一部分都會產生大量科技文件，這些文件分散在不同部門中，如果不對其進行系統整理歸檔，管理環境不適宜，檔案就會出現損壞，檔案利用率就會降低。在前期建立健全檔案管理制度，分段管理，定期回收歸檔，避免“是文必檔”和遺漏現象文件歸檔，加強協助、督促檢查有關部門做好立卷和歸檔前準備工作，劃定機關內單位與單位間，機關與機關間分工立卷范圍，避免重復立卷和遺漏立卷等。

（二）對定型前底圖的管理。底圖是我公司在生產基建科研活動中形成的重要檔案，與藍圖分開保管，平放或卷放在底圖柜內。我單位就有獨立的底圖借閱室，可單獨建立賬目，登記造冊。底圖應先由編制單位進行管理，便于在研發各階段確定發放印制的份數，曬制后發放，妥善管理底圖檔案日后再利用的關鍵。

二、生產定型后文件的歸檔管理

（一）對歸檔科技文件的管理。通過制定具體的檔案管理措施，將各部門分散的原始科技文件集中在一起，經過系統文件分類，期限劃分，進行統一的歸檔管理。我單位科技檔案分類像產品檔案一樣是按年度分部門歸檔；壓力容器分設備設計類按季歸檔；設備，基建類按件數歸檔等。考慮到保護原件的目的，文件編制部門在移交時，移交的目錄清單需復制一份，簽字確認后一份留用，另一份供借查閱。紙質文件的歸檔還應制作電子版目錄，并建立數據庫，既方便借閱者，又提高了工作效率。

（二）生產定型后底圖的接收與保管。歸檔的底圖必須手續齊全，與清單一并移交，檔案管理者應仔細檢查封面，幅面，簽字信息等確認合格后才可接收，并編制記錄入庫。保管底圖要注意防火、防蛀、防潮，保持庫房干凈。溫度控制在14-24度，濕度控制為46﹪-60﹪。檔案改動后做到及時更新，確保現有檔案準確有效。

（三）對定型后藍圖的整理保管及利用。檔案部門接收的檔案應先進行整理，分類，編寫備考表，卷內備考表應標明全部文件總件數，總頁數及需要說明的問題，建立資料分類目錄，填寫封面包括序號、檔案號、案卷題名、保管期限總頁數、備注等。如下附表：

檔案交接登記表

三、推動科技檔案管理信息化的探索

隨著電子文件歸檔的日益增加，個人認為首先要做好企業科技檔案的信息化整合，實現統一管理，統一規劃，統一控制，完成靜態檔案向動態信息的轉變。其次搭建統一的軟件平臺，做到統一配置，統一分類。再次企業可設置單獨的電子檔案庫房，建立各類檔案目錄級數據庫，可通過單位局域網，坐在自己的辦公室就能查閱本單位的各類檔案。加強檔案信息系統管理安全已成為檔案安全體系建設的關鍵，通過安全等級保護工作，實施技術和管理并舉，建立檔案信息系統安全保障體系，才能確保檔案信息系統的穩定有效運行。

評定檔案工作做得是否成功，取決于借閱者能迅速準確地鎖定資料，方便查檔，如何最大限度地利用資源，更需要單位各部門的工作配合。

四、結語

以上方法是經過多年的檔案管理經驗積累而來，在實際工作中表現效果較好，在新時期面臨新的國有企業環境時，應善于總結、創新，解決實踐中出現的問題，提高檔案利用率，為企業做好有力的后勤保障。