高職教育文秘類崗位見習實習教學探究

龔石彥

【摘要】分析文秘類崗位工作內容，有效組織好見習實習實踐教學。本文從學生見習實習手冊如何進行設計，教師應該從哪些方面對學生進行指導，如何評價學生見習實習成績，學生對文秘類崗位見習實習有哪些收獲進行探究。

【關鍵詞】文秘崗位 見習實習 教學探究

【中圖分類號】G712 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）19-0050-02

漢語類、文秘類專業(yè)本專科學生在大三、大四見習實習時，選擇最多的崗位便是文秘類崗位。哪些屬于文秘崗位作了如下分析：核心崗位有：行政助理、辦公室文秘、辦公室文員；相關崗位有：檔案管理、接待、客戶服務等。學生選擇此類崗位的進行見習實習，教師應該如何進行教學設計，如何進行指導，本文對文秘類核心崗位從以下幾個方面進行探究。

一、崗位工作內容與所需核心能力

（一）核心崗位工作內容典型任務。

1.辦公室文員工作偏重于基礎事務。如填寫工作日志；清潔、整理領導和自己的辦公環(huán)境；辦公設備的基本使用與維護；收、發(fā)傳真及日常接待；收、發(fā)文件；印制材料，布置會場及會議后勤服務；統(tǒng)計考勤等。

2.辦公室秘書工作偏重于基本技能。除有時候完成文員所做的基礎事務工作外，秘書人員應該要能夠撰寫文書；組織會議，撰寫印制會議材料，安排座次；做好會議記錄，撰寫會議紀要或簡報；負責辦公室的信息、機要和保密工作；做好辦公室檔案收集、整理工作；制定活動方案，合理安排活動場地、進行經費預算，布置會場、安排座次；邀請活動嘉賓，安排用餐及住宿、來賓的接待與送行；做好公司宣傳工作；辦公用品、印章的保管、登記，開介紹信，證明信；做好公司各類活動的支出、流水賬登記、統(tǒng)計工作。

3.行政助理工作應注重協(xié)調與參謀。傳達領導指示，布置相關部門、員工的工作任務；收集業(yè)務信息，為領導提出參考建議；陪同上司出差或代替出差；按領導要求與客戶進行溝通或談判；協(xié)調各部門、員工之間的工作進度；制定各種大中型活動方案；為領導收集行業(yè)信息，提出參考建議，協(xié)助領導對公司業(yè)務做出決策；協(xié)助上司進行企業(yè)事務管理，代表上司處理日常事務、出席某些活動。

（二）文秘崗位群通用核心能力分解。

1.日常事務處理能力。主要有撥打（接聽）電話的程序和技巧；會收發(fā)傳真，使用常用辦公設備；電子郵件的收發(fā)及處理存檔等。

2.會議安排能力。確定會議目的、參會人員、時間、議程；落實會議室和參會人員數(shù)量；擬訂會議通知或采用電話通知、郵件通知等方式，臨近開會時注意提醒；會前儀器調試、會場布置；做好會中服務，做好會議記錄；會后撰寫會議簡報和會議紀要。

3.溝通協(xié)調能力。內部溝通要準確理解領導的授意、做好上情下達的工作；注意與其它部門和同事的協(xié)作與溝通。外部溝通要熟悉相關業(yè)務，注意溝通技巧和基本禮節(jié)。

4.寫作業(yè)務能力。要有調查研究和收集材料的能力；學會合理安排正文的表述次序；用詞用字應準確、規(guī)范，標點符號使用正確；能按照《黨政機關公文格式》要求，結合單位實際對寫好的文書利用電腦進行合理排版。

二、教學大綱與指導手冊的編制

（一）教學大綱編制時，要明確崗位見習與實習的目的。

結合崗位工作內容和所需要具體具備技能來撰寫，強調學生的寫作能力、溝通協(xié)調能力、計算機操作能力要達到什么樣標準。

（二）編制手冊時，要將見習實習中的每項任務設定為手冊中的相應模塊。

首先，列出手冊填寫說明，見習實習要求，明確見習實習的時間長度，成績認定標準。其次，明確見習實習目的，學生做了哪些準備，見習實習單位情況介紹（包含見習單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話；所屬產業(yè)、行業(yè)；業(yè)務范圍、規(guī)模、工作環(huán)境、企業(yè)文化和目前的發(fā)展狀況等，文秘核心崗位和文秘相關崗位所在部門名稱）；見習實習的內容及任務（包含崗位描述及崗位詳細情況介紹）；崗位所需能力分析；單位對學生工作的評價，校內指導教師評價。最后，針對大三學生，可以要求他們結合見習企業(yè)的實際情況，通過論文或者調查報告的形式呈現(xiàn)見習實習的成果，如：“應用文寫作能力在企業(yè)運用情況分析”、“文秘人員與領導的相處之道”、“文秘人員溝通能力分析”、“禮儀素質在工作中的運用情況”、“會議與企業(yè)管理效率情況分析”、“企業(yè)商務活動策劃方案”、“計算機能力在××企業(yè)文秘崗位群中的應用情況調查”等。只要教師能督促學生認真完成，必將能為他們下一階段的畢業(yè)論文和就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供良好的信息支撐。綜合以上幾個部分，就可以編制出合適的手冊。

三、教學過程的實施與指導

（一）見習實習前的動員指導。

去單位之前，教師要利于3-6次指導課的時間，首先給學生講清崗位見習和實習對于高職教育教學的意義，對于他們未來在工作單位上成長的重要性。其次帶領學生回顧理論課堂教學中有關文秘類的知識，文秘類不同崗位工作內容的側重點和能力要求。分析崗位能力要求及自我實際能力，找出自己的優(yōu)勢和不足。見習實習論文或調研報告的如何寫作，調查問卷的設計要求。最后是對一些紀律的要求，禮儀禮貌的要求，基本人際交往和溝通的方法。

講清在選擇企業(yè)的時候應注意以下兩個方面：一致性，它是指見習實習崗位應與文秘專業(yè)培養(yǎng)目標所確定的就業(yè)崗位保持一致。見習實習的目的是立足于具體的職業(yè)崗位，將專業(yè)理論知識與實際相結合，全面提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。先進性，是指對所見習實習的文秘崗位，單位有規(guī)范的管理，規(guī)章制度完備，符合企業(yè)和社會實際，能跟上時代步驟。

（二）見習實習過程中的指導。

1.加強學生的心理指導。

學生在見習實習的過程，由于周圍環(huán)境、人際圈子、生活方式、工作方式等方面的變化，容易出現(xiàn)心理隱患，輕則影響學生的見習實習效果，重則影響學生對職業(yè)生涯的規(guī)劃、甚至給單位的生產帶來一定的損失。因此，作為校內指導老師，學習見習實習單位離學校不遠的，要到單位去看學生，因為在陌生的環(huán)境中，如果有他曾經很熟悉的老師來看他們，關心他們，會給他們心理上一種“娘家人”還是很關心自己的心理安慰感，能穩(wěn)定他們的工作情緒，安心踏實的做好見習實習工作。對于離校遠的見習實習單位，教師可以用建立QQ群、微信群等方式，主動問問學生在見習實習中的困難，聽聽他們的心聲。讓他們覺得學校沒有忘記他們，一直在關心和關注著他們。

2.加強學生專業(yè)能力的指導。

文秘專業(yè)能力是指具有相應的文秘專業(yè)知識及素養(yǎng)，能夠獨立運用所學知識處理問題、解決問題，實現(xiàn)既定目標，并對結果進行客觀評估的能力。見習實習為學生提供了一個職業(yè)活動的工作平臺，親身體驗企業(yè)文秘人員的工作內容。教師通過現(xiàn)場指導和網絡平臺（結合QQ群、微信群等方式）指導的方式，對學生在工作中遇到的專業(yè)方面的問題，要給予相關指導，真正實現(xiàn)“學中做、做中學”的職業(yè)教育理念。

五、如何進行總結與評價

考核是規(guī)范學生崗位見習實習過程管理最有效的方法。從以往的實踐經驗來看，學生見習實習的文秘類崗位，大多都分散在不同的企事業(yè)單位。如果采用企業(yè)指導打分占較大比重，校內指導教師打分占少量比重的方法。會導致對學生的成績評價結果不太客觀公平，有的單位企業(yè)指導教師會給學生98分、99分甚至給出100分等現(xiàn)象。而有的單位的指導教師只給學生70多分，甚至只給到60分左右。這樣整個班級或整個專業(yè)的學生成績并不客觀。

可以在見習實習評價要求這樣設計：第一，企業(yè)指導教師給出寫實性評價意見，不給具體分數(shù)，教師根據(jù)意見結合在網絡平臺（以QQ群、微信群）的交流或現(xiàn)場指導的情況，學生手冊填寫情況給出過程性分數(shù)。第二，考慮到見習實習前動員指導課對學生也極其重要，那幾次課程的出勤率、作業(yè)情況也納入一定成績比例。第三，在課程總結階段，學生提供的見習實習照片、總結材料、啟示等要在總結課程中進行展示，這也應該納入一定的成績比例。可以設計為：見習實習動員指導課占20%；見習實習過程占60%；見習實習總結課20%。這樣的綜合評價，學生對每一個部分均會比較重視，評價出的成績也才相對客觀公正。

六、結束語

高職教育崗位見習實習教學設計與開發(fā)是一項長期的任務，也是高職教育教學體系重要的環(huán)節(jié)。如何更好的讓學生在見習實習過程中，“零距離”接觸實際工作崗位，通過“做中學”、“學中做”的方式提高自己綜合職業(yè)素質。在教學過程中，教師還要不斷總結、不斷完善。保證見習實習效果，提高人才培養(yǎng)質量。

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