探究檔案信息資源管理與檔案管理

摘 要：隨著我國經濟的高速發展和社會化程度的不斷加深，檔案管理事業的發展成了社會普遍關心的重點話題。檔案管理與檔案信息資源管理，在管理的對象、目的、流程以及技術等的方面具有一定的相似性，甚至是相通的，但是在管理的層面、深度、范圍以及具體的側重點方面卻存在著很大的差異性，然而二者之間卻有著很強的相互促進作用。本文簡要介紹了三種常見的檔案管理模式，著重分析探究了檔案信息管理和檔案管理之間存在的關系。

關鍵詞：檔案；檔案信息資源；檔案管理

胡錦濤總書記曾指出： “檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據）借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來，檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。”近年來隨著我國科學技術水平的不斷提高以及信息化發展戰略的不斷實施，促使整個檔案管理范式發生了巨大的歷史變革。如何有效地利用網絡信息時代帶來的巨大便利，真正有效地推動我國檔案事業的健康和可持續發展，成了目前檔案管理事業所要關心的重點。

1 常見的檔案管理模式探究

針對目前我國檔案管理事業的發展現狀，可以將整個檔案管理模式大致分為三種，即以手工為主的管理模式、半手工半自動化的管理模式、信息化管理模式。

（一）以手工方式為主的管理模式

這種模式是一種沿用了很長時間的傳統的管理模式，所保存信息的主要載體是紙質和音像以及實物等文獻資料。在進行實際的檔案信息資源的收集和整理過程中，包括保管、編碼、統計以及鑒定等工作都是依靠人工手動來完成的。這種方式是最具有憑證性和法律效力的檔案管理方式，但是卻會耗費大量的人力、物力和財力，而且工作效率十分低下，在當今這個信息爆炸和網絡發展迅速的時代，這種仍然依靠人工編制檢索來提供檔案信息資源的方式，已經很難適應目前我國檔案管理事業的發展。

（二）半手工半自動化的管理模式

這是一種通過人工操作計算機的方式來進行檔案信息服務的管理模式。隨著計算機網絡技術的高速發展，很多生成的檔案文件都是以電子檔的形式保存的，因此檔案管理人員可以利用網絡計算機來對檔案進行案卷目錄和卷內目錄的編制，使紙質文件同電子檔文件進行同步歸檔，然后通過建立起來的機讀數據庫來實現對檔案信息的查詢與檢索功能。通過建立電子檔案信息管理系統，大大提升了檔案管理的實際工作效率，同時也極大地滿足了人們對于檔案相關信息的檢索與查找的要求。

（三）信息化管理模式

這是一種將所有檔案內容進行數字化和信息化的管理模式，徹底扭轉了以往過分依賴于人工手動管理的局面，使檔案管理方式開始由傳統的手動管理向現代化的計算機管理方式轉變，極大地實現了基于網絡手動檔案管理，再向現代化信息資源管理的方向發展的過程，大大提高檔案信息資源的利用率和資源共享程度。通過將紙質內容轉換為音像等文件的電子歸檔方式，實現了智能化信息檢索與跨地域無縫對接的信息共享狀態。

2 檔案信息資源管理與檔案管理的關系探究

（一）二者相近相通

檔案管理與檔案信息資源管理，二者之間具有很強的相似性。首先，目的相似。二者的最終目的都是為了提供優質的檔案信息服務，以更好地滿足用戶的檔案需求，都是希望能夠實現檔案或信息本身的價值，尤其是就企業而言，更是想通過對二者的有效管理來提升企業的核心競爭力。其次，管理流程相似。傳統的檔案管理業務大致可以被分成六個環節，即檔案的接收、整理、鑒定、保管、統計、提供服務，從而實現對檔案管理的一體化與集成化歸檔。而檔案信息資源管理同樣可以分為這樣幾個部分，即知識的產生、收集、存儲、加工、整理、

評價、利用等。最后，二者的管理技術相似。在當前網絡信息化時代的大環境背景下，對于文件和檔案資源的產生和在各個信息系統的流轉，都是要進行相應的數字化處理的，二者都需要利用網絡搜索引擎、數據資源挖掘等網絡信息技術來進行。

（二）二者相差相異

檔案信息資源管理與檔案管理，二者之間具有明顯的差異。第一，從管理層面上看，檔案管理是專門的管理活動，實在利用多種管理方法對檔案進行管理，而檔案信息資源管理在此基礎上更是管理理念、范式以及價值觀方面的管理。第二，從管理的深度上看，檔案管理主要是對文件和一些具有內容的實體材料進行管理，而信息資源管理除了對文件和文件保存載體進行保存外，更加關注于檔案的實際內容，具體的信息質量。第三，從管理的側重點來看，檔案管理更加側重于對文檔的保存，要求確保文檔的完整、真實可靠，確保檔案的憑證性價值和保存價值，而檔案信息資源管理則更關注于檔案內容的有用性，更在注重它的實際應用價值和現實意義。第四，從管理的特點上看，檔案管理的整個過程要嚴格規劃、制度化、標準化、程序化，而檔案信息資源管理則相對而言比較寬松，相對更加自由而不受太多拘束。

（三）二者相輔相成

檔案信息資源管理可以提升檔案管理的實際質量，同時檔案管理又可以促進檔案信息資源的管理，二者是相輔相成共同促進的關系。首先，檔案信息資源管理可以提升檔案管理的質量。傳統的檔案管理管理一般會嚴格區分文件和圖書情報，更加局限于歷史信息的收集和保管范圍內，而不夠注重具體的信息服務。而信息資源管理要求將包含文件和檔案等一切內容的載體都納入到管理的范疇之中，在很大程度上擴大了檔案管理的信息服務范圍。通過對信息資源的管理，依靠先進的網絡技術和人性化、智能化的服務手段，可以為廣大用戶提供高速度、深層次、寬領域的知識信息服務，從而極大地促進了對檔案管理價值的開放和利用。其次，檔案管理可以促進檔案信息資源管理。檔案的有效管理可以使大量的服務信息被積累起來，在使用的過程中可以不斷集中產生新的文件，而檔案管理尤其強調對檔案文件的歸檔，因此可以為實現檔案信息資源管理提供堅實的知識資源基礎。

3 結語

綜上所述，隨著我國經濟與科技發展水平的不斷提高，以及實現信息化發展戰略的實施，大大推動了我國檔案管理事業的蓬勃發展，同時也給我國的檔案管理領域的價值取向、管理模式帶來了巨大的變革。相較于傳統的檔案管理而言，信息化的檔案資源管理方式具有的明顯的特點。二者之間既是相近相通，同時也是相差相異，并且二者也是相輔相成和共同促進的關系，對于檔案資源的有效管理，大大促進了我國檔案事業的發展。

參考文獻

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作者簡介

郝芳（1983-），女，甘肅武威人，漢，學本科，新疆生產建設兵團第一師高級中學。