信息化在檔案資源整合中的作用探究

劉小婷

摘 要：檔案管理，是指對檔案實體以及信息進行管理的過程。在檔案管理中，檔案資源整合是非常關鍵的一步，是整個檔案管理的核心基礎。除了需要對各級檔案機構(gòu)進行資源的合并外，還要及時的更新、整理與組合。通過以上的工作，使檔案機構(gòu)和檔案資源的內(nèi)部結(jié)構(gòu)能夠達到最大的優(yōu)化。而信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)的研究方向及服務內(nèi)容之一，就是為有關信息管理的工作進行系統(tǒng)的分析及實施信息化管理。本文主要從信息化在檔案管理中的應用入手，分析信息化在檔案資源整合中起到的作用，并探討其信息化建設過程中所存在的問題以及相關措施。

關鍵詞：信息化；檔案資源整合；作用

一、信息化在檔案資源整合中起到的作用

“信息化”對于我們來說并不陌生。從各大新聞網(wǎng)站以及電視媒體的報道中，我們都能看到它的身影。由此可見，“信息化”這個概念的使用頻率之高，范圍之廣。目前，我們已經(jīng)進入到了信息化的時代。在檔案資源整合中，信息化也提供了非常大的幫助。檔案資源整合是很多企業(yè)在人事資源管理方面較為頭疼的一個問題，而信息化在檔案資源整合中起到的作用，在很大程度上為各個企業(yè)提供了方便。

1.提高工作效率

眾所周知，檔案資源整合是一件非常繁瑣的工作。由于信息量的龐大，分類的復雜，使得很多企業(yè)在資源整合過程中浪費了大量的時間。在信息化管理出現(xiàn)以前，人們只能將所有的檔案資源靠人力一一進行區(qū)分和管理。而通過對信息化的運用，使得檔案資源整合的工作效率有了較大的提高。只需要將單個的信息通過電腦錄入到相關的工作系統(tǒng)里，再通過一系列的代碼及程序，將錄入的信息進行有效的排列、分類及整理。這也是信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)的主要研究內(nèi)容之一。并且在該系統(tǒng)內(nèi)，能夠通過搜索進行資源的快速查找和定位，大大的節(jié)省了調(diào)出資源的時間。

2.節(jié)約工作成本

電子化的管理為檔案資源整合節(jié)約了極大的工作成本。在實現(xiàn)信息化管理前，檔案資源管理基本處于人工紙質(zhì)記載的階段。需要大量的人工，將信息記錄在紙上，進行資源的整合和保管，這在成本上也是一筆不小的消耗。通過信息化在檔案資源整合中的運用，節(jié)省了紙質(zhì)的成本輸出，并在很大程度上節(jié)省了人力資源。僅需要一臺電腦便能將信息快速的整合管理。其在節(jié)約工作成本上的作用是不可忽視的。

3.資源易于管理與保存

電子版管理更為簡便。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不同，信息化使資源有了電子版，隨時可以上傳到云端進行備份等。這就完美的解決了異地調(diào)取檔案的難度，使檔案資源整合更加的方便和快捷，使檔案資源更加易于管理和保存。

二、檔案的信息化建設

檔案的信息化建設主要包括以下三個方面。

1.相關軟件的開發(fā)

檔案資源整合達到信息化的前提是，相關的信息管理軟件的開發(fā)。在如今信息化的大前提下，需要對檔案資源進行前端控制并建立相關的安全保障系統(tǒng)。

2.信息的收集

信息的收集是一個漫長的過程。要想增大數(shù)據(jù)庫，就需要擴大信息收集的范圍。不僅要收集一些機關部門的檔案還要對其他機構(gòu)的檔案信息進行收集，此外也要向個人收集。只有擴大了信息收集的范圍，才能不斷的擴充檔案資源，使其更具有可信度和可利用度。

3.檔案資源的運用

檔案資源整合與管理的最終，是達到檔案資源的有效運用。我們通過對檔案資源的搜集、分類、整理與保存，都是為了能夠為相關部門或個人提供相應的幫助。通過對大量信息的搜集及整理，使其能夠被檢索和調(diào)用，達到檔案資源的有效利用。

三、檔案信息化建設過程中存在的問題

1.人才的培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)一直是檔案資源整合工作中的重點。人才為第一生產(chǎn)力，只有保障了相關方面的專業(yè)人才，才能讓工作更快更好的有效開展。在工作過程中，要切實的注重相關人才的培養(yǎng)。因為檔案資源整合是一項及其復雜的工作，需要用到計算機方面的人才以及資源管理方面的相關人才。因此，在檔案管理的信息化建設過程中，要加大人才的培養(yǎng)力度，積極引進人才，挖掘人才，給其較好的成長空間和工作氛圍。

2.地方實施過程中的存在的問題

上行下效指的是上面的人怎么做，下面的人跟著效仿。但是在實際工作過程中，由于地域的差異性以及經(jīng)濟發(fā)展程度的不同，使地方在效仿上級的工作中，往往會出現(xiàn)很多問題。因此，信息化建設仍然存在著很多現(xiàn)實的問題。在工作開展過程中，需要根據(jù)當?shù)氐木唧w情況，進行試點推廣，切記盲目的進行大范圍的適用，以減少不必要的成本損失。例如，先在一個地方進行試驗，購買相關的設備。當取得較好的成果的時候，再根據(jù)具體的情況推廣到其他適用點。以此來減少經(jīng)濟上的損失和人力資源的浪費。

3.信息的有效處理

檔案資源整合的信息化固然為工作的開展提供了很大的便捷。但是，信息的有效處理仍然是檔案資源整合信息化建設過程中不可避免的一個難題。因為數(shù)據(jù)庫較大，信息較多，分類較雜，使得在檢索過程中會搜集出很多的相關信息。而在這些被檢索出的信息中，只有極少數(shù)部分是有用的，大部分都是一些沒有太多利用價值的信息。因此，如何在工作中有效的規(guī)避無用信息，也是檔案資源整合信息化建設過程中的重點。因此，在信息的處理過程中，不僅要進行分類，還要對信息的重要性有所鑒別。例如，對于文書類的信息優(yōu)先建設，以滿足大部分機關及個人的需求。使得其在搜索過程中能夠有效的節(jié)省時間。然后再依據(jù)其他的分類信息，進行相關關鍵詞方面的強化，突出其重要信息。

總而言之，信息化在檔案信整合建設過程中扮演著重要的角色，是當今檔案信息管理不可缺少的技術手段。通過在檔案資源整合過程中對信息化的運用，有效的提高了檔案信息管理的工作效率，極大的節(jié)省了工作中的成本。此外，也對許多部門以及個人的工作提供了很大的便利。但是在檔案資源整合的信息化建設過程中，仍然存在著一些問題需要去優(yōu)化，因此，要加快檔案信息化管理的進程，需要積極的培養(yǎng)相關的人才，使得檔案信息的資源能夠得到充分、快捷的運用，從而能夠促進整個檔案管理的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 王嵐；李國華；覃兆劌；歐陽旭明；黃二衛(wèi)；蔡盈芳；；企業(yè)檔案工作的發(fā)展研究報告[A]；回顧與展望——中國檔案事業(yè)發(fā)展研究報告[C]；2010年.

[2] 王昆；基于web2.0的社會性網(wǎng)絡的信息生成模式研究[D]；天津師范大學；2010年.

[3] 桑丹；我國高校圖書館信息資源優(yōu)化配置的經(jīng)濟學分析[D]；西北大學；2010年.

[4] 熊婭；張勇；；基于信息檔案中心的信息資源建設研究[A]；2012年MIS/S&A學術交流會議論文集[C]；2012年.