信息時代下做好檔案管理工作的對策探求

武曉東

摘 要：檔案管理工作對社會政治、經(jīng)濟、文化、科教等都有著重要作用，信息化時代給檔案管理工作注入了新的發(fā)展元素，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、通訊技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應用，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文通過分析信息化時代下檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀分析，針對檔案管理中凸顯的問題進行探討，提出信息時代做好檔案管理工作的對策和建議。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；對策探求

網(wǎng)絡信息時代的快速發(fā)展推動信息時代的到來，信息時代的發(fā)展和創(chuàng)新讓許多行業(yè)和工作發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理工作即是如此。檔案，顧名思義，是國家機關(guān)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，而檔案管理工作就是專門工作人員利用科學的原則和方法，進行檔案管理工作，為社會的政治、經(jīng)濟、文化等活動而服務的工作。我國在“十五”期間，將檔案管理工作列為重點發(fā)展的行業(yè)[1]，明確提出各級檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化工作，充分利用信息技術(shù)加強檔案管理，使之科學化、精確化。

一、當前檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員是檔案管理工作的中堅力量。在當前的各級部門檔案管理機構(gòu)中的檔案管理工作人員，大部分是檔案管理相關(guān)專業(yè)，具備一定的檔案管理基礎知識，但是對信息時代下的計算機網(wǎng)絡知識掌握不夠到位，缺乏適用于檔案管理的計算機技術(shù)。另一方面，有部分工作人員是憑經(jīng)驗進行檔案管理工作，雖然有嫻熟的業(yè)務技能，然而綜合素質(zhì)偏低，不利于檔案管理信息化發(fā)展。檔案管理人員素質(zhì)的參差不齊，嚴重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）檔案管理軟件應用的多樣化

在信息技術(shù)和計算機技術(shù)的革新發(fā)展下，對檔案管理軟件的研發(fā)力度在不斷的加大，有效的將檔案管理工作引向信息化發(fā)展之路。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息化發(fā)展趨勢，對電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)一體化要求比較高，目前的檔案管理軟件難以滿足不同檔案管理辦公需要，這就造成每個檔案管理部門之間的對接極為不便捷，甚至不能有效的進行檔案工作的轉(zhuǎn)接，降低了檔案信息的共享性，影響了檔案管理信息化進程。

（三）部分檔案生命周期比較短

傳統(tǒng)的檔案載體一般都是密封的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件具有其本身的弱點，第一：信息周期比較短。紙質(zhì)文字的保存年限畢竟有限，在檔案管理中無法做到及時更新，很多年歲久遠的檔案出現(xiàn)文字模糊、記錄缺失，造成檔案信息的不完整；第二：不可抗力影響因素比較多。紙質(zhì)文件在潮濕、干旱、火災、水災等等不可抗影響因素下，都極容易造成破壞，有些檔案沒有備份及其它相關(guān)記載，很容易造成檔案遺失損失。

（四）機密檔案的安全性有待加強

對已經(jīng)開始投入使用的信息化電子檔案管理來說，電子檔案的安全性和完整比較重要。不法分子通過網(wǎng)絡技術(shù)對檔案信息進行篡改或者偷盜，造成機密檔案的信息泄露和破壞，還有些黑客技術(shù)專門惡意攻擊檔案管理的相關(guān)存儲系統(tǒng)，造成檔案的丟失和損壞，后果都是比較嚴重的。

二、信息時代下做好檔案管理工作的新策略

根據(jù)以上檔案管理中存在問題進行分析，可以明確知道，信息時代下我國檔案管理工作中存在著許多問題，要科學合理的解決這些問題就需要發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，對檔案管理工作進行調(diào)整，以加強檔案管理工作的信息化為長遠目標，科學合理的做好檔案管理工作，進行有效的新思路和新策略探討。

（一）更新檔案管理理念，提高管理意識

在任何一項工作中，最重要的是工作理念的與時俱進，檔案管理工作亦然。根據(jù)上述分析，要做好檔案管理工作就需要更新檔案管理工作理念，強化工作人員檔案管理意識。在各級各類的人才服務中心的檔案管理人員提高檔案管理的意識，認識到檔案管理對于社會經(jīng)濟、文化工作的基礎性作用，認識檔案管理的重要性和價值意義，把握檔案管理的工作重點，為信息時代下提高檔案管理水平奠定思想基礎，并努力為社會人才發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務。

（二）加強檔案管理工作的人才培養(yǎng)

在信息時代下的檔案管理工作，計算機技術(shù)應用越來越廣泛，普及力度將會越來越大，自然對檔案管理工作人員的人才素質(zhì)也越來越高。在當下對檔案管理人才的培養(yǎng)上，不僅要注重對管理人員的檔案管理知識考察，也要加強對管理人員計算機技術(shù)的掌握，將檔案管理工作中常用的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡管理技術(shù)進行逐步的培養(yǎng)，幫助檔案管理人員更好的適應社會檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）完善高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫建設

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和技術(shù)更迭，信息時代下檔案管理形式也要與時俱進，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理合理的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)。信息化檔案管理的基本形式以數(shù)字為主，也就是數(shù)據(jù)庫信息。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫不僅能保證檔案管理的安全和完整，而且可以讓檔案管理工作變得便捷和智能化。在完善數(shù)據(jù)庫建設時，要著重建立統(tǒng)一的檔案管理軟件，這類統(tǒng)一一致的檔案管理軟件可以滿足各級各類檔案管理部門的工作內(nèi)容，有效的在檔案對接中進行轉(zhuǎn)換和更新，讓檔案信息更為安全和完整。

（四）加強檔案信息的安全防護工作

計算機網(wǎng)絡技術(shù)的運用讓檔案管理工作變得信息化和智能化，這就需要加強檔案信息的安全防護工作。對機密性檔案的保存要做好重點防護，防治檔案信息的丟失和遺漏。第一：建立檔案管理工作室的安全防護。安裝檔案管理辦公室的防盜門窗、智能監(jiān)控系統(tǒng)，并做好加密措施，定期的排查檔案管理中的不安全隱患。第二：機密獨家檔案信息做好備份。嚴防計算機的黑客侵襲和病毒侵襲，定期檢測檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性，并對電腦系統(tǒng)進行不安全隱患排查。少數(shù)電子檔案更新和轉(zhuǎn)換時做好備份，防止斷點數(shù)據(jù)丟失。通過一系列的信息化手段做好檔案管理工作。

三、結(jié)語

在信息時代下，更新理念、創(chuàng)新管理是必然要求。檔案管理工作關(guān)系到社會的方方面面，信息時代下檔案管理工作的完善需要順應時代發(fā)展潮流，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，做好檔案管理工作。同時也要加強檔案管理工作人員的工作責任心，樹立其認真負責、踏實細心的工作態(tài)度，切實的做好檔案管理工作，實現(xiàn)信息時代下檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、信息化，使其朝向更好的方向穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012.

[2]冷艷.信息時代如何做好檔案管理工作[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015.