關于高校行政管理工作的信息化研究

商鵬 夏立志

【摘要】本文主要以高校行政管理信息化中存在的問題作為出發點，并從提高相關管理工作人員的管理意識、簡化高校行政管理流程和注重計算機軟件的優化升級等方面，探討了優化高校行政管理工作信息化的途徑，以期為高校行政管理人員提供一些參考和意見。

【關鍵詞】高校；行政管理；信息化

隨著網絡信息技術的不斷發展，計算機技術已經深入高校管理體系的各個環節。將信息技術引入高校行政管理中，不僅可以打破傳統管理模式，提高管理工作效率，還可以實現信息資源的優化配置，從而更好地滿足現代信息化社會對高校行政管理工作的要求。

一、高校行政管理信息化存在的問題

（一）管理方法較為落后

由于部分高校行政管理工作人員管理意識的薄弱和管理模式的落后，導致其行政管理工作效率普遍較低，行政管理制度并沒有有效落實到實際管理工作中。其原因主要表現在以下幾個方面。

第一，高校行政管理工作人員不熟悉計算機操作，高校也沒有根據管理人員實際管理水平和學校實際管理效果加強計算機培訓，從而導致管理人員信息化管理意識薄弱。

第二，部分高校并沒有專門設置行政管理部門，將學校有關于行政事務直接交與輔導員或者教師負責，從而導致行政事務得不到有效落實。

第三，目前很多高校采用“大鍋飯”管理模式進行行政事務管理，甚至有些高校領導人員認為采不采用信息化管理技術對管理效率沒有任何實質性的作用。因此高校領導人員自身對待行政管理事務的態度也是影響行政管理工作是否信息化的關鍵因素。

第四，行政管理工作人員在日常工作中習慣性地用紙張記錄相關信息，并用紙質形式查詢相關辦公信息，從而嚴重忽視計算機數據庫的修改工作，造成數據庫信息的不完整性，從而利用信息管理系統的積極性大大降低。

（二）行政管理工作自身較為復雜

就高校行政管理工作而言，無論是在管理內容方面還是在管理程序方面，受限因素太多，從而嚴重影響管理工作人員工作的積極性和和主動性。一旦工作人員不能在工作中發揮主觀能動性，就會使工作變成一個累贅，逐漸成為操作工作的機器。與此同時，在學習行政管理理論知識的時候，并沒有包含如何處理新生事件的方法和途徑，因此很多工作人員選擇將新生事物的問題上報給上級，被動地等待上級給出具體指令和解決方法。一般情況下，信息都是由上級擬定，并將擬定的信息及時傳遞給下級。校辦在信息傳遞過程中充當傳遞員，接收所有外來信息。校辦將外來信息傳遞給上級，上級之間經過討論之后給出具體的指示。校辦在接受到上級的指示或者指令之后，再傳遞給下級相關部門。下級相關部門管理人員提出具體解決措施或者執行方案之后，校辦再傳遞給學校總負責人。由此可見，高校的行政管理程序比較復雜化，信息在不斷傳遞過程中不僅不能保障信息資源的完整性和真實性，還會嚴重工作效率。

（三）嚴重忽視信息軟件的升級

目前，很多高校雖然將計算機技術引入了行政管理工作中，但是管理人員并沒有加強計算機軟件升級工作，將關注的目光放在計算機硬件更新和維修方面，從而會導致高校計算機人才不能有效發揮其自身特長，還會造成資源的浪費。比如高校行政管理人員只是借助計算機進行相關數據統計、撰寫工作報告、收發文件、打印材料等，對于重要程序并沒有借助計算機完成，從而使計算機軟件不能有效發揮其功能和作用。這樣不僅會嚴重影響辦公效率，還會造成信息資源不必要的浪費。

二、優化高校行政管理工作信息化的途徑

（一）提高相關管理工作人員的管理意識

要想提高高校行政管理工作人員的管理意識，可以從以下幾個方面入手：其一，高校可以定期開展相關培訓活動或者行政會議，組織相關行政管理部門工作人員積極參加培訓活動和會議，提高工作人員的管理意識。通過闡述當今信息化社會發展對高校行政管理工作的要求和功能，達到提升管理人員行政管理工作效率和管理意識的目的。其二，高校需要根據崗位管理人員計算機操作水平和崗特點制定科學化、信息化的管理制度，并在提高工作人員專業技能水平的同時提高其計算機操作能力，培養綜合性和社會性管理人才。尤其是加強他們的信息化數據處理能力，能夠適應當今社會對高校行政管理人才的要求，并將所學相關計算機理論知識運用到實踐中。

（二）簡化高校行政管理流程

高校需要站在社會和自身發展角度全面系統地分析當前行政管理制度是否科學化和系統化，深入總結各種行政行為和行政程序，根據現代信息化社會要求和學校管理情況制定科學化、信息化和系統化的管理制定，力求最大限度地將行政管理工作落實到高校管理工作的各個環節，保障行政管理工作的高效性。要想從根源上保證行政管理制度的標準化，首先高校領導人員就需要改變傳統的思維方式和管理理念，學會運用發展的眼光分析問題和解決問題，將復雜化的管理程序進行簡化，實現資源的整合。其次，加強內部管理部門之間的協同管理。傳統的行政管理模式和程序由于經過的部門太多，從而導致信息的不真實性和完整性。基于這一點，高校管理層需要下放權力，直接讓內部管理部門決定相關方案是否可以通過，不僅可以大大提升行政管理工作效率，還可以確保行政管理工作有序進行。

（三）注重計算機軟件的優化升級

針對高校中層管理人員注重計算機軟件的更新和維修、嚴重忽視計算機軟件的升級這一問題，高校需要加強行政信息化計算機軟件的升級工作。因為一套完善化、系統化、專業化和科學化的計算機軟件系統可以幫助管理人員快速有效地處理相關行政數據信息，減少工作人員的工作量，并提高管理工作效率和質量。高校行政管理部門各個環節的工作都有與之對應的軟件處理系統，因此無論是相關數據信息發生變更還是管理流程發生變化，都需要及時對軟件系統進行更改和升級，才能夠保障數據信息的完整性和客觀性。

結束語：

高校行政信息化管理中還存在一些問題，還需要高校根據社會發展要求和崗位要求提出行之有效的解決措施，加快行政管理信息化步伐。而計算機技術的引進不僅可以大大改善傳統管理模式的不足，還可以促進信息資源的優化配置，提高行政管理工作效率。

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