檔案備份的方法和策略

摘 要：檔案在我國發揮著無可取代的重要作用，所以對于檔案的保護工作就顯得尤為重要。檔案備份是充分保護檔案的一種策略，它能夠使重要的檔案在遇到自然或者人為原因損毀時，能夠用備用的檔案代替已經毀壞的，確保檔案損壞時不致使檔案信息流失。隨著計算機技術應用到檔案管理領域，檔案備份變得相對簡便了，但是也出現了很多新問題，本文從檔案備份基本概念引出話題，分析其重要性，并對其主要方法進行評價，最后探討檔案備份工作中應當注意的要點和策略。

關鍵詞：檔案；備份；方法策略

檔案是人類社會發展的產物，在我國社會主義國家發展和建設過程中起到至關重要的作用。隨著時間的推移，各種類型的檔案越來越多，很多珍貴的舊檔案也在不斷老化甚至損毀，檔案的保護問題成為了擺在檔案管理者面前的一個難題。其中，檔案備份是一種最為有效的檔案保護手段，它不僅對原始檔案進行保護，還能夠在原始檔案出現任何問題時候能夠提供備用的信息，至少不會使檔案所載內容消失。隨著計算機技術在檔案管理領域的廣泛應用，檔案備份更加便捷，但是卻也出現了一些新的問題。總之，無論哪種類型的檔案，檔案備份都非常重要，探索出檔案備份的方法和策略非常重要。

1 檔案備份及其重要性

“備份”這個概念并不是近些年才出現，但是卻是在計算機領域發揚光大。計算機領域的備份指的是在硬盤等存儲介質中，將數據進行復制或者壓縮保存到本身空間或者其他存儲設備，當基本信息出現問題不能訪問或者被意外刪除時，能夠進行還原。檔案備份有廣義狹義之分，狹義上的檔案備份指的就是各種類型檔案在計算機存儲設備上的備份，而廣義上的檔案備份值得則是任何能夠復制、壓縮、傳播的方式。本課題探討的一律為廣義上的檔案備份，即不限于在計算機存儲設備上的備份。

檔案備份十分重要，其重要性體現在以下幾個方面：

第一，檔案備份能夠在原始數據出現損毀等情況時及時恢復。無論是傳統的紙質檔案，還是光盤、磁帶、照片等記載影像資料的檔案，又或者是電子檔案，都面臨著不同程度的損毀風險。特別是諸如地震、洪水等不可預知的自然災害或者人為縱火等意外事件發生時，如果沒有備份的話只能眼睜睜看著檔案損毀。有多份檔案備份的情況下，能夠最大程度地保障檔案的安全性。

第二，檔案備份能夠使社會管理更加便捷。有很多部門形成的檔案是相對機密的，是不對外公布，也不允許隨意調取的，檔案的全部或部分備份能夠使檔案部分對外公開，極大方便了社會管理。舉例來說，病人在某家醫院治療形成醫療檔案，如果未來患者去別的地區別的醫院進行治療，醫療檔案的備份如果能夠被部分調取的話，就能夠讓醫生更準確和直觀地了解病人之前的情況，極大地提高了醫療的效率。

2 檔案備份的方法和策略研究

（一）檔案備份的主要方法及其優劣勢研究

檔案備份有很多不同的方式，各種方式都有自己的優勢和劣勢所在。

第一，純粹的復制。純粹的復制指的是在檔案形成的時候直接形成多份或者形成后進行復制，分別保存于不同位置。這種方法主要包括紙質檔案的復印或者抄寫，影音資料的復制等。這種方法類似于各種文件的“一式幾份”，它的優點是單份檔案的破壞和損毀不影響檔案信息的流失，每一份檔案備份其實都是原件，都可以在檔案損毀時候拿出來當做檔案原件使用，缺點是如果只進行了有限次數的復制，當每一份復制都出現問題時無法解決。

第二，計算機硬盤備份。這種方式與純粹的復制有一定的差別，這種方式下，檔案的原件和復制件無論從格式上還是表現形式上都有一定的差異，但是其根本還是復制，只不過是經過計算機內部處理以后的復制。在檔案出現問題時，備份文件能夠直接還原到未出問題時的狀態，對損毀的檔案直接進行覆蓋。這種方法的優點是理論上可以進行無限次數的覆蓋和還原，缺點是是計算機硬盤非常依賴，硬盤出現故障很容易出現備份的流失。

第三，云備份。這種方式近幾年才開始廣泛應用，其指的是將檔案數據上傳到云端。它的優點非常明確，包括速度快、不受時間和空間的限制隨時可以調取或者覆蓋原檔案，存儲量非常高、成本適中等等。但是云備份的缺點也是非常明顯的，那就是對于計算機硬件和網絡數據的安全提出了雙重要求，一旦存儲服務器遭到病毒或者木馬侵襲，很容易導致檔案數據的流失。

（二）檔案備份工作中應當注意的要點和策略研究

針對上述檔案備份的重要性和基本方法研究，筆者認為，檔案管理工作人員在檔案備份工作中應當注意以下幾點：

首先，根據自身情況靈活選用各種或者多種備份方式。上述幾種檔案備份方式各有優缺點，各個部門要靈活選用。例如，對于珍貴的文物，只能保護，無法復制，備份的也僅僅是檔案的內容而非文物本身；而對于戶籍信息管理部門來說，純粹的復制就不大適合，而硬盤備份和云備份則是最優的選擇。

其次，要建立起應急的管理機制。因為各種備份方式都有能夠破壞檔案本身的事物，所以對于各種不同的備份方式，要有針對性地加強對這種方式影響最大的風險的預防。例如，紙質檔案及其復印件，防火防水防腐蝕工作就一定要當做頭等大事來做，并且做好各種滅火引水的準備。

最后，做好技術的研發，使檔案的備份變得更加安全，對所有可能的風險都能夠進行有效的遏制。云備份已經得到廣泛應用，未來應當不斷創新，研究出外界因素影響最小的備份方式，使檔案實現徹底的、真正的安全。

3 結語

無論從國土面積，還是經濟發展水平，又或是人口數量上來說，我國在世界上都稱得上是一個大國。管理和治理這樣一個龐大的國家，檔案對于很多領域來說都非常重要，能夠大大降低對國家和社會的進行管理的難度，檔案制度也是我國相當長時間之內必須沿用和發展的重要制度。對于檔案管理工作來說，檔案備份已經成為當前最為重要的核心工作之一，它既能夠形成多份原始資料，存放于不同位置，方便更多主體調取和使用，又能夠在某一份檔案出現損毀情況下，保留檔案的信息，方便檔案的修復和再造。所以檔案備份工作應當受到人們的重視。在未來，檔案管理人員一定要熟悉檔案備份的各種方法和策略，切實做好檔案管理工作，最大限度地保證檔案的完整性。

參考文獻

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作者簡介

劉穎（1978—），女，漢族，湖南新化人，大專，助理館員，主要工作檔案管理。