淺談如何做好檔案管理工作

梁 爽

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淺談如何做好檔案管理工作

梁 爽

【摘 要】當今社會發(fā)展日益更新，檔案管理也越發(fā)日益重要。由于檔案工作繁瑣枯燥并且相對封閉，一些檔案管理方法相對陳舊，突破創(chuàng)新極少，使得我們的工作思路及視野受到影響制約。本文就如何做好檔案管理工作提出幾點建議以供參考。

【關鍵詞】檔案 檔案管理 檔案管理制度

一、檔案管理的現(xiàn)狀

隨著檔案管理受重視程度的提高，在實際工作中，檔案管理仍然存在很大問題，表現(xiàn)在檔案管理工作人員專業(yè)素質不夠、檔案管理工作服務意識不夠、對工作重視程度普遍較低、辦公硬件條件參差不齊，檔案管理模式陳舊，其他工作人員參與意識缺失。

二、檔案管理工作的重要性

檔案是依據(jù)、是資源、是財富，檔案工作是涉及到每個部門和個人，同時也是一個機關單位公務活動的真實記錄；通過檔案可以真實再現(xiàn)現(xiàn)階段機關工作的歷史面貌。重視檔案工作，進行規(guī)范化管理，對提高機關各部門的工作效率具有重要的意義。做好檔案管理工作是一個國家健康發(fā)展的需要，是提高單位工作質量、效率的必要條件，是維護歷史面貌真實性的一項重要工作。

三、檔案管理工作中存在的問題

具體表現(xiàn)在以下幾點：一是檔案收集不規(guī)范。檔案在收集過程中，沒有完全按照規(guī)章制度執(zhí)行，收集的資料條件不明確。二是檔案整理不規(guī)范。主要由于檔案管理人員素質參差不齊，檔案資料整理過程中丟失、遺漏、差錯現(xiàn)象普遍存在。三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案使用不規(guī)范。整理規(guī)范的檔案在使用過程中也需要嚴格按照規(guī)章制度，很多檔案管理人員對檔案的借閱沒有嚴格遵守程序制度，容易造成檔案混亂、丟失狀況。

四、對檔案管理工作的建議

（一）加強領導力量

檔案管理工作應當建立健全完備的檔案管理工作責任制度，明確主管領導及其責任、負責的相關工作人員及其責任，要建立統(tǒng)一領導責任制，分工明確，助級負責，明確主管領導及直接負責的相關領導；并逐步建立健全統(tǒng)一領導，分類建檔，逐級負責，運用多種方式相結合進行檔案管理。

（二）規(guī)范管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書類、業(yè)務類、紙質類以及電子文檔類，要實現(xiàn)規(guī)范化的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。首先，要加強檔案管理的硬件設施。存放檔案必須有專門的檔案室，專業(yè)的檔案柜子，做到科學合理高效的管理。其中，要注意檔案室要注意通風、整潔，不準吸煙，做到防火、防盜防潮、防塵防光，來保障檔案的完好儲存。其次，要根據(jù)領導對檔案管理工作的總體部署、規(guī)劃及要求，制定各項檔案管理的制度并嚴格督促指導。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點，是做好檔案工作的基礎，是檔案工作的中心。檔案管理的立卷歸檔要統(tǒng)一原則，保證檔案管理的規(guī)范化、標準化。文件材料的歸檔及管理中，要把好四關：一是把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性；四是把好文件保密關，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

（三）加強檔案管理干部隊伍建設，保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定

一是要進一步加大各級檔案領導干部的培訓力度。組織參加有關檔案培訓班或專題研討班，努力提升檔案干部的領導水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務骨干的培養(yǎng)。積極營造有利于人才成長的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識和先進管理理念的復合型檔案管理人才。檔案人員要注重自學，既要學習檔案專業(yè)知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關的知識，做到知識面廣、業(yè)務精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進一步發(fā)展，提高機關的檔案管理水平。

（四）完善檔案管理設施建設

將信息化管理用于檔案檔案管理之中，可以大大提高檔案管理的效率。因此，配備健全的檔案管理設備，尤其是檔案信息化設備，對重要陳舊的文件材料實施電子存檔，對歷史久遠的資料掃描錄入電子文檔，不僅利于文件資料完好保存，也有利于檔案管理的科學化、規(guī)范化、簡潔化及高效化。

（五）創(chuàng)新檔案管理思路

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。一是要重視觀念更新。檔案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是關鍵所在。二是要有熟練的業(yè)務技能。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務實基礎上促進創(chuàng)新。三是豐富知識儲備。當今社會處于快速發(fā)展時期知識更新成“爆炸”式發(fā)展新的行業(yè)和領域不斷形成對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)因此檔案人員要把學習作為第一需要不斷“充電”拓寬視野了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作多思考、多研究營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

五、結論

綜上所述，科學高效的檔案管理只有堅持創(chuàng)新，與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)管理工作的新局面。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)與利用工作，可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，更能夠使檔案管理這項工作可持續(xù)發(fā)展，適應經(jīng)濟和社會的進步。

作者單位：（黑龍江省大慶市紅崗區(qū)人力資源和社會保障局下崗失業(yè)人員小額貸款擔保中心）