淺談辦公室行政管理精細化的有效途徑

文/湖南省中醫藥研究院 肖彤；湖南中醫藥大學第二附屬醫院 熊蘭；湖南省中醫藥研究院 王維子

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淺談辦公室行政管理精細化的有效途徑

文/湖南省中醫藥研究院 肖彤；湖南中醫藥大學第二附屬醫院 熊蘭；湖南省中醫藥研究院 王維子

【摘要】辦公室行政管理涉及繁雜瑣碎的事務，而要想提高工作效率，必須在精心調研、不斷總結辦公經驗的基礎上實行精細化管理。精細化管理必須提高思想認識，制定科學制度，制度標準流程，規范管理，增強團隊合作意識。

【關鍵詞】辦公室；行政管理；精細化

現代管理理念主張管理的精細化。辦公室作為一個單位正常運轉的重要部門，工作內容繁多、事項復雜，其辦公的精細化不僅關系到辦公室的工作效率，更關系著整個單位的科學化發展。辦公室行政管理的精細化工作必須從思想認識、制度建設、標準化等多方面綜合推進。

一、辦公室行政管理精細化的意義

對辦公室行政進行精細化管理，對于一個單位的發展來說，具有重要意義。一是可以使工作規范化、制度化。通過精細化管理，可以發現以前的工作中存在的不合理現象，從而對問題和工作流程進行梳理，理順工作關系，更科學地做好各項工作。二是可以有效整合資源，減少辦公室人力和物力的浪費，提高工作效率，節約辦公成本。三是精細化管理可以有效化解工作中的矛盾，把許多工作提前考慮到位，做好預防工作，這樣可以避免后面出現更多的矛盾，增強團隊協作意識。

二、辦公室行政管理精細化的有效途徑

（一）細化與量化相結合。辦公室行政管理精細化就是要對辦公室工作進行細化和量化。比如，要對辦公室工作進行定崗和定責，做到職責明確。定崗就是要對辦公室的所有事項進行分類、歸納，根據事物的類別劃分出一定的崗位，根據單位的實際情況及規模大小，合理定崗，如資料的撰寫等文字性工作為一類、協調組織為一類等，進行資源的優化組合。定責就是針對具體的崗位，明確崗位職責所在，進行明確分工，在此崗位就要承擔相應的職責。量化方面主要是指，對制定的崗位和承擔的職責要進行量的考核，哪些任務完成了，哪些工作沒有做好，都要進行量化考核，以此提高工作效率和工作透明度。

（二）流程化與標準化相結合。辦公室行政管理工作有時候會涉及眾多部門，諸多環境，對于這些千頭萬緒的工作，應該怎么樣做才能有一個最優的流程，才能做到最合理呢？這就需要對日常工作進行合理的優化和規劃，用一個科學的標準來衡量日常工作。科學的流程是精細化的前提。例如，對于辦公室文件的管理，從收件到初審分類，到分送到相關領導手中批閱，再到歸檔等，要有一個科學的流程，讓大家知道一個文件流傳的主要環節，以及每個環節應該怎么樣做。這樣就可以減少不必要的中間環節，大大提高工作效率。

三、建立科學的規章制度

制度是進行精細化管理的有效保障，加強制度建設才能把精細化管理真正落到實處。在辦公室行政管理的過程中，要不斷從實踐中總結好的做法、好的思路，然后進行整理和推廣，直至形成制度。例如，對于辦公室的接待工作，要從精細化的角度著手，對方是什么單位，來訪者有多少人，都是什么級別的人來，需要安排哪些接待任務，需要什么人陪同，需要介紹哪方面的工作等都要了解清楚。等到這些工作找到最佳方案后，就要把其上升到制度層面并固定下來，以后只要按照制度具體執行即可。這樣既能讓接待工作有章可循，又可以提高辦事效率，大大優化人員和物質的分配。

四、提高員工的精細化意識

做任何事情都要在思想上加以重視。辦公室的管理工作看似簡單重復繁雜，但只要認真梳理和總結，還是會有很多可以改進的地方和更好的解決辦法。這就需要不斷提高員工的精細化意識，從思想上對精細化工作給予重視。首先要意識到進行精細化管理的意義，腦海中要想到精細化對于工作運轉和資源合理利用等具有的重要意義。有了意識才能有精細化管理的行動。其次要意識到精細化管理不但與辦公室每個人員相關，還應該與單位的每一個人密切相關，樹立大局意識。因為辦公室精細化工作可以減少很多的耗材，節約很多資源，這些都是集體的，相當于為大家創造了財富。

五、提高員工的團隊合作意識

精細化管理不是哪一個人的事情，而是關乎所有辦公室工作人員甚至是單位所有職工的切身利益的。因此，精細化工作需要所有人都參與進來，建立立體的精細化管理團隊合作網絡。大家要聚在一起，為精細化管理出謀劃策，一旦找到最優化的措施后，大家要共同遵守，相互支持。此外，辦公室工作人員是一個單位對外的窗口，直接關系到單位的形象。因此，工作人員要愛崗敬業、廉潔自律、做好每一個細節，尤其是對外的公文、接待等工作，要把握好每一環節，確保萬無一失。

六、結語

精細化管理是辦公室行政管理的有效途徑。因此，我們要提高思想認識，不斷從實踐中總結先進經驗，把細節問題考慮在前，逐漸調整優化工作流程，形成規范的制度，把精細化作為有效的管理方法。

【參考文獻】

[1 ]肖慧敏.論精細化管理在辦公室接待工作中的應用[J ].商業經濟,2013(04).

[2]段紹斌.辦公室精細化管理模式的應用分析[J].辦公室業務,2013(22).

[3]王紅艷.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程,2013(34).