檔案行政管理工作的探討

文/吉林省四平市教育執法監察支隊 何宇

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檔案行政管理工作的探討

文/吉林省四平市教育執法監察支隊 何宇

【摘要】本文重點研究了檔案行政管理職能的歷史發展情況、法律范圍內檔案行政管理職能、檔案行政管理的法定范圍等問題，論述了檔案行政管理職能，最后指出做好檔案行政管理工作的措施。

【關鍵詞】依法行政；行政管理；執法；業務指導

一、檔案行政管理職能沿革

在計劃經濟時期，檔案行政管理應用的主要手段就是指令性的業務指導，檔案行政管理職能主要依靠行政命令得到落實。因此必須認識到在計劃經濟時期，指令性的業務指導模式有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，雖然人們也將其叫做業務指導，但這種指導具有一定的強制特點，所以，在一定意義上可以這樣說，它就是法，就是命令，下級部門一定要遵從與執行，開展檔案工作與業務建設就是在行政命令的狀態下實行的，屬于強制執行。這一現象并不只是表現在檔案行政管理部門當中，而是計劃經濟時期所有行政機關都有的行政特點。

當前社會主義市場經濟發展階段，不再適用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而實行依法行政。在這種變化當中，檔案部門處于改革的前沿。隨著指令性管理逐步轉變為依法行政，及時出臺了《檔案法》，在法律上明確了檔案行政管理部門轉變管理職能的重要性與準確定位。隨著當前推行依法行政，檔案行政管理職能在模式上實現了轉變，不再依賴計劃經濟時期的指令性業務指導而轉變為社會主義市場經濟時期的依法行政為主。行使檔案行政管理職能的部門，也不再規定為一個單獨的部門，而成為業務指導與法規兩個部門。但在傳統思想與習慣的作用下，這種轉變還沒有完全落實到行動當中，特別是在當前的基層，依然實行著指令性的業務指導這種管理做法。

二、　法定的檔案行政管理職能簡釋

依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，認為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體，而沒有認識到行政管理的主要職能是什么。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。

三、如何才能做好檔案行政管理工作

（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是，其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。

（二）檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。

當前，很多檔案行政管理部門都設置了業務指導與法規科，業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，而可以稱其為“檔案管理指導處與檔案指導處”，主要負責檔案行政指導、行政獎勵、培訓、宣傳教育等工作，不擁有強制性行政職能。法規處（科、股）履行檔案行政監督檢查、行政處罰、行政執法監督等職責，負責制定檔案業務標準、規范、政策等，主要行使強制性的行政職能。

（三）增加機構，加強內部監督。加強內部監督是保障依法行政，切實履行法定職責的必要環節。在條件允許的情況下，應增設檔案執法處（科、股），或者統稱“檔案執法隊”，專門履行強制性的行政職能，其中，對查處違法案件沒有決定處置權。法規處（科、股）則主要履行檔案行政監督、審批檔案執法隊查處的檔案違法案件、制定業務標準等職責，履行對同級檔案館和下級檔案部門的行政監督檢查、查處檔案違法案件和行政監督等職責。“檔案管理指導處（科、股）”履行檔案行政指導等非強制性的行政職能。

【參考文獻】

［1］楊凱.淺議轉變檔案行政管理職能的動因［J］.檔案管理. 2013（01）.

［2］陳宏霞.也談檔案行政管理的特征［J］.檔案管理. 2012（01）.