高校教務管理系統的合一性研究

黃晏?趙玉強

摘 要：本文結合某高校實際，從使用者角度出發，分析了教務管理系統在教學運行中存在的一些問題，提出應借鑒全社會進行的“三網合一”應用技術整合學校現有的各管理信息系統和各種教學資源，以方便系統用戶、提高工作效率。

關鍵詞：教務管理系統；整合；改進策略

隨著計算機的日益普及，網絡的快速發展和數據庫的廣泛應用，使得利用校園Internet進行教務管理已成為可能。不但可以減少工作量、提高辦公效率，而且使目前分散的教務信息得到集中管理。由此各高校相繼使用了數字化校園的核心應用系統——教務管理系統。該系統涵蓋了高校日常教學運行的大部分功能，例如選修課程、排課、安排考試與補考、查詢與統計教學信息等。教務管理是教學工作的重點內容，也是學校運作的樞紐。 當然，從計算機誕生的那個時代到依照摩爾定律飛速前進的今天，關于教務管理信息系統的研究也有幾十年的歷史，但不是一勞永逸。技術的發展、環境的變化、時代的要求，都帶來了新的挑戰和新的問題。

一、目前教務管理系統存在的問題分析

現在高校由于教學對象、教學管理部門、教學特點的差異，往往多套教務管理系統并行，例如有本科學分制系統、研究生信息管理系統、體育選課管理系統、MBA專用管理信息系統，等等，加之高校經過合并，大多擁有兩個或多個校區，地域分散，這些都對系統用戶造成了一些困擾，影響了教務管理系統的使用成效。我們通過對學校各院系數十名教師、教務工作人員以及學生干部進行的訪談調查，歸集了以下幾點反映較普遍的問題。

問題1：任課教師要上多套系統查詢自己上課的時間地點，以防出現同一時間課程沖突或同一時間段跨校區課程因時間間隔太短無法按時到達等問題。如果已經出現這類情況，按目前管理要求，需教師本人在多部門進行協調溝通以調整上課時間。一旦相關管理部門為教師進行了課程調整，又有可能影響到其他教師和學生的上課時間造成新的沖突。任何的調整還要及時向相關教師和學生進行通告，否則可能造成安排落空。

問題2：教師面對的問題對學生同樣存在。學生要上多套系統查詢自己上課的時間地點，以防上課時間沖突。同時需注意各課程間教學場地之間的距離。如在選課時間段發現問題要進行調整，需要學生上多個系統進行退選和重選操作；如錯過了選課時間，則要本人到多部門辦相關手續才能進行退選和重選操作。

問題3：為了防止排課出現沖突，學校采取先排數據量比較大的本科課程，然后再安排研究生的課程。管理研究生排課的操作人員為預防排課沖突，會先將本科排課結果下載下來，作為研究生排課的依據進行下一步工作。這樣就對下載之后本科排課進行的調整就不能及時掌握并反映在研究生課程的安排中。而一些突發和臨時性的教學安排無法顧及多個方面，出現一定范圍的調課，還得各級管理人員想辦法通知相關教師和學生。

問題4：任課老師要經常性登錄本科、研究生等多個管理系統關注自己下個時段的課程安排，然后才能根據排課結果對自己上課、科研、會議等做出安排。各院級教務人員在一些日常教學工作分派如安排某位教師參加監考，也要面對同樣的情況，系統操作處理比較煩瑣。

二、整合教務管理系統的意義

由于現有的教務管理系統多系統并行，造成管理工作過于煩瑣，部分工作不能共享系統內的數據，而需要單獨處理編輯，不能保證教學實施的時效，整合教務系統就顯得十分必要。

1.整合教務管理系統方便了系統用戶

“實現教務管理信息化也是教育現代化 、規范化 、科學化的基礎 ”。對學校而言，教師、學生、教室等教學資源是固定的。之前提到的問題占用了很多師生的寶貴時間，降低了工作效率，從現狀和信息處理水平來看，要解決這些問題，行之有效的途徑就是建立一套完整的教務信息管理系統，整合目前使用的多套信息管理系統的數據和功能。如此既可以避免教學安排的相互沖突，又在一定程度上提高了教室等教學資源的利用效率，大大地方便了學生、教師以及系統管理人員，盡可能地將學生的上課時間安排在利于吸收知識的時間段，符合多網合一的社會需求和技術發展方向。對于優化學校的教學資源利用效率，更好的服務學生和教師是一個好的選擇。

2.整合教務管理系統能夠實現信息共享，提高工作效率

整合之后解決了現有的存在各套系統之間不通用、信息不能共享的問題，方便廣大師生工作和學習，使得學校的教務管理系統水平再上一個臺階。整合之后教務管理系統就成了近似實時的管理系統，能夠減輕管理和操作人員的勞動強度，提高教學工作安排的效能。

3.整合教務管理系統可優化系統管理維護人員配置

原有的各套教務系統都有各自的系統編程升級人員、數據備份管理人員和日常維護人員。整合之后系統用戶將達到一定的數量和規模，可對原有人員進行精簡與合并，培養專業人員集中管理操作，既降低運營成本，又提高了系統工作效率。

三、整合教務管理系統需要解決的問題

1.資源的分配問題

資源包括場地、時間、館藏等，其中場地資源是最便于分配的，但是時間資源的劃分就不那么容易了。學校要對不同性質、不同辦學形式的課程所占用資源的時段，作出相對明確的規定，有個全局性的統一安排。另外，為了貫徹效率優先的原則，針對排課的先后順序進行制度性規定。例如，數量占絕大多數的本科生的教學任務應當最先安排，而數量最少的教學任務可以放到最后去協調解決。

2.信息交互反饋及時性問題

整合后的系統要實現高水平的信息資源共享和跨平臺的信息資源訪問，要解決不同的資源子網的信息共享，提高信息資源共享的利用率。根據高校多校區和教學資源分散的特點，考慮教師、學生的時間等因素，合理地排課并分配教室資源。當發生調整時及時提示操作人員，重新運行自動排課，也可手工進行調整。

3.抵御風險問題

合一的教務管理系統應做到“系統、全面、有效地抵御各類不利于教務系統正常運行的風險”。可以建立多個不同用途和內容的數據庫，各套教務信息管理系統都以這些數據庫為基礎。對于查詢成績、上課時間和教室等相關操作應只對鏡像數據進行。而對各種數據的錄入操作分層、分級、分類管理：如上課時間和教室安排可采取指定人員操作；培養計劃和考試安排采用各學院專人錄入鏡像備用庫；學校相應管理人員經批準后再放入錄入正式庫；關鍵性數據如成績等可由教師錄入——提交備用庫——成績管理人員批準后再放入正式庫和鏡像庫。為了加強數據安全，防范工作還可采用多重加密和專用口令等途徑。

4.人員與經費問題

原有多套教務系統分別歸屬不同的部門，分別有經費、人員、編制的相應管理辦法。如果整合建立一套完整的教務信息管理系統，學校就要解決相應的部門、人員和資金的相關管理流程的重新劃分和落實。

新的教務系統由學校自己組織教務管理系統的開發或招標，要提出完整合理的功能要求。并能借機鍛煉相關學科的教師隊伍，同時也對以后的系統完善和升級做人才和技術準備。

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