淺析辦公室“一流三化”管理

鄒慶

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 開展“一流三化”工作，是公司改革發展對辦公室工作提出的必然要求，是對新形勢下辦公室工作規律的客觀總結，是推動辦公室自身建設、全面提升辦公專業工作水平的重要途徑，所以我們要堅持正確的創建方向，必須正確理解“一流三化”工作的內涵，下面就如何有效開展辦公綜合管理的“一流三化”談談筆者個人的看法。

關鍵詞 辦公室管理 綜合管理 一流三化 精益管理

為了積極響應省公司“一流三化”的辦公室建設要求，我們辦公室的有工作的開展都是以《省電力公司辦公室工作綜合評價細則》（川電辦〔2012〕152號）為具體指導的，通過不斷強化內部管理、規范工作流程，加強辦公室系統自身建設，辦公室工作質量和水平得到了全面提升，辦公管理基本實現集團化、標準化、信息化，并逐步建立起政令暢通、協調一致、執行有力、規范高效的一體化行政辦公體系，為公司改革發展提供堅強的服務保障。如何開展“一流三化”建設，需要從以下方面做起：

一、打造一流辦公室，實現標準管理化

傳統意義上的服務、輔助功能和以重復性、事務性為主的工作性質使得辦公室工作長期以來處于“忙而無功”的狀態，也造成了辦公室工作主動性不強、業績評估難以體現，管理創新也面臨更大挑戰。這就迫切需要我們明確定位，主動作為，擺脫重復、低效的工作常態。所謂“有為才有位”，一流辦公室不僅僅是一個輔助性部門，而是企業重要的神經中樞，是對內對外的重要窗口、上傳下達的重要橋梁，具備服務、參謀、橋梁、協調等功能，對于領導者快速準確決策、上下溝通銜接、業務高效運轉具有關鍵的推動作用。為了充分發揮辦公室工作的主觀能動性，迫切需要持續提升辦公室人員專業能力和職業素質，大力引進高學歷、高素質人才，加大內培外送力度，強化到政府辦公廳等辦公系統先進單位去調研學習，打造專業化、精英化的辦公室業務團隊，實現從企業低端行政服務型職員向不可或缺的綜合型智囊團隊的角色轉換。

標準化是現代企業走向規范化、精益化、高效化的必由之路。特別是對于業務分類較細、重復性較高、精準程度要求高的辦公室工作，要想忙而不亂、精益求精、高效有序，就不能停留于經驗主義，而應從辦公室辦文、辦會、辦事各項業務中提煉總結出內在規律和方法，梳理、優化業務流程，統一標準規范，完善相關的管理制度，做到辦公室每項業務“有章可循”，每個崗位都職責清晰，才不會因標準不統一出現“因人而異”的偏差情況，從而減少工作疏漏，也才能最大限度地提高工作效率，實現行政辦公業務由粗放化、經驗化向精細化、科學化轉變，達到事半功倍的效果。

二、積極推行信息化辦公，加大信息配套建設力度

（一）積極推行信息化辦公

以網絡和信息系統應用為標志的信息化時代顛覆了傳統的管理和運作模式，為各行各業的提質增效注入了新鮮的動力。通過打造信息平臺，集成業務功能，固化工作流程，實現無紙化辦公、信息共享、全程管控和高效運轉，為辦公室業務創新指明了新的方向。如國家電網公司全面推廣應用協同辦公系統，融合文件管理、會議管理、督察督辦、值班安排、接待管理等辦公室各項業務功能，實現了行政辦公的標準化、精細化，不但大大節約了時間、空間成本，提高了工作效率，而且借助全程跟蹤和統計分析功能，實現行政辦公業務的全過程閉環管控。除了業務集成信息系統以外，辦公室也應熟練掌握各類辦公應用軟件，密切關注和充分利用新興的網絡工具提高工作質效。如具有短信群發和反饋功能的“協同通信”，具有內外網郵件大容量儲存、分類檢索和統計功能的 Foxmail 軟件，網絡訂票系統、日程管理軟件、以及手機APP、微信、視頻會議等新媒體，可大大提升日常事務的辦理效率。

（二）加大信息配套建設力度

積極推廣桌面辦公系統“雙機單屏”模式，節約硬件成本，合理利用資源，逐步淘汰老舊辦公設備，使辦公效率不斷提升；加大信息輔助系統投入，開通上線行政辦公 “政企通”通信平臺和“農政通”短信群發平臺，確保信息通暢，實現辦公信息的傳遞、處理過程迅捷；統籌公區域會議管理，應用會議管理系統對會議的計劃、安排、審批進行管理；完善本部數字化會議室配套設施建設，配備LED顯示屏、高清投影儀、音響系統、呼叫系統等電子系統，使會議活動信息化程度不斷提高。

三、深入推進“一流三化”，扎實做好當前重點工作

目前各項任務繁重，公司辦公室系統要以更高標準，更高要求，扎實做好當前的各項重點工作。

（一）夯實管理基礎，深入推進“一流三化”創建

基礎管理是企業經營管理的共性內容和重要支撐，是衡量企業經營管理水平的重要標志。要對照“一流三化”標準，完善各項管理制度、管理標準，梳理優化業務流程，促進管理上下貫通、左右集成和全面覆蓋；深化信息化應用，打破管理壁壘，消除信息孤島，促進工作協同，實現各級辦公室業務的無縫對接、整體優化和高效運轉。

（二）提升決策服務層次，當好參謀助手

更加圍繞中心、服務大局，自覺融入企業發展戰略和中心工作，主動想大事、謀全局、獻良策，敏銳把握工作中突出矛盾和熱點問題，針對性提出意見和建議，為領導提供高水平決策參考。信息報送、調查研究、文件起草，都要高站位、寬視野，密切跟蹤經濟運行走勢和行業發展動態，提出切實可行的措施建議，努力做到“參在點子上、謀在關鍵處”。強化重大決策計劃管控和責任落實，抓好跟蹤督辦，確保應督必督、督則必果。

（三）提升溝通協調效能，營造良好發展環境

牢固樹立全局意識，建立健全工作匯報、輿論宣傳聯動機制。圍繞關系公司發展的重點工作和敏感問題，系統策劃，積極向各級黨委政府匯報，爭取理解支持，不斷優化外部環境。特別要做好安全穩定工作，將其作為硬約束和硬任務，加強應急值班和信訪維穩工作，嚴格落實領導責任，加強預警，及時發現傾向性、苗頭性問題，提前化解矛盾，第一時間妥善應對突發事件，確保萬無一失，維護公司形象。

（四）提升服務水平，保障企業高效運轉

強化服務理念、拓寬服務領域、創新服務方式、樹立良好的企業形象。切實抓好文字、信息、會務、秘書等各項服務工作，提升服務質量和水平。進一步加強文檔管理和保密管理，提高工作標準化、規范化水平。深化協同辦公系統應用，加快一體化行政辦公平臺和電子文件管理系統建設，為公司業務工作提供高效便捷的信息支撐。

（五）提高隊伍整體素質，不斷加強辦公室自身建設

一流的事業需要一流的隊伍，要按照建設“五型團隊”、提高“六個能力”的要求，著力把辦公室系統打造成團結協作的大家庭、人才培養的大學校、干事創業的大平臺。強化能力培養，注重作風建設，鼓勵深入基層，接上“地氣”，主動學習，攢些“底氣”，大膽嘗試，多些“銳氣”，求“三實”、戒“三表”，打造一支追求卓越、素質優良、作風過硬、開放創新的高素質團隊，為公司提供堅強人才支撐和組織保證。

四、結語

綜上，實踐永無止境，創新永無止境。辦公室系統將在公司黨組的正確領導下，認真學習貫徹公司會議精神，以深入開展“一流三化”創建工作促進辦公室工作價值的全面提升，為深入推進“兩個轉變”，實現公司又好又快發展提供更強有力的服務保障。

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