“互聯網+”時代如何進一步做好檔案管理工作

摘 要：檔案真實記錄了城市、系統、部門和單位工作的開展和結果以及發展歷史。完整系統的檔案是一個單位工作內容與成果的書面概括和客觀的反映，為今后工作的開展提供真實的參考和憑證。檔案管理信息來自單位工作的各個環節，包括單位上級主管對下級下發的指令、條例、規定等。這些信息都是通過檔案管理這項工作來進行分門別類地管理，方便日后的查詢。文章指出“互聯網+”時代給檔案管理帶來了全新的挑戰，分析了當前檔案管理面臨的問題，并就如何解決檔案管理中存在問題提出了相關建議。

關鍵詞：新時期 檔案管理 整體水平

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）10-258-02

檔案管理，就是指檔案業務的管理工作。是檔案部門為了更好地為社會與本單位、本系統提供服務，通過科學、合理、規范的檔案管理方法，提高企事業單位、機關團體的工作效率和工作質量，同時能夠有效地維護一段時期真實的歷史面貌。一方面，檔案管理工作具有現實性，因為它記錄了過去和現在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據；另一方面，檔案的真實性、可靠性決定了檔案是第一手參考材料。新時期如何充分利用有限的檔案和信息，為日益增多的需求提供更多的服務？如何利用“互聯網+”的高科技手段挖掘檔案中的亮點與活力？是擺在我們每一位檔案管理工作者面前的一項艱巨的任務。

一、“互聯網+”時代給檔案管理帶來了全新的挑戰

當前，我們已進入全新的“互聯網+”時代，無論是機關、事業單位抑或是企業，與網絡之間的聯系愈發緊密，各項工作都會因為“互聯網+”的出現而產生新的變革。因此，作為記錄了過去和現在的工作情況以及歷史情況的檔案管理，也面臨著在互聯網的支持下脫離原有的工作思維和工作模式，實現檔案數據管理的升級和轉型的機遇與挑戰。筆者認為，新時期、新形勢、新常態給檔案管理帶來了全新的發展理念，我們要緊緊抓住這一有利時機，順應形勢發展，借助“互聯網+”強大的推動力，根據各自單位不同的性質、需要以及工作范疇，對線上檔案數據管理工作進行優化，盡可能地根據不同的需要給予個性化服務，進一步突出檔案數據管理工作的作用，使其在“互聯網+”時代得到更大的發展。

二、目前檔案管理中存在的問題

一直以來，各企事業單位的檔案管理工作大多是采用傳統的人工管理模式，大量的信息、資料以紙質的形態堆積如山，造成每一個信息的查找、每一項工作的開展都舉步維艱。雖然有一些單位已經配備了電子檔案，但是由于人力、物力、財力等原因在管理方面還不盡人意。一些問題在這種管理模式下還長期存在：其一，內容程式化的歸檔造成“徒有虛名”。由于歷史的原因，許多檔案既沒有完整的相關資料，也缺少相應的系統性。許多單位在層次、分類、結構等方面多元化的發展，導致檔案的信息量遠遠超過了所需要求，檔案內容也更加繁雜。由于單位在進行檔案管理目標不甚明確，檔案的整理也缺少可執行的標準，檔案歸檔時不夠科學，因此就導致了檔案的規范化程度較低，歸檔的材料不齊全，造成歸檔的內容程式化，真正有用的材料很難找到，最后極易走過場。其二，檔案管理制度不夠完善。在之前，檔案發展程度不夠，管理手段落后，管理模式呆板，和當今的電子技術發展脫軌。出現這個問題的主要原因是單位檔案管理部門的硬件設備落后，更新不夠及時。其三，一些領導對檔案管理的意識淡薄，對建檔和歸檔不夠重視，許多單位缺乏基本的檔案管理規章制度，也沒有規范的操作程序。從事檔案管理的工作人員大多沒有經過正規的檔案管理培訓，對檔案建設的熱愛程度不夠，往往是需要哪一方面的材料，就去找哪一方面的信息，“臨時抱佛腳”的工作態度導致檔案管理工作難以積極開展。其四，經費不足造成許多工作無法開展。檔案管理工作的物質基礎是專項經費，這個經費主要用在兩個方面：一是更新硬件設備，例如電腦、檔案庫房等；二是從事檔案科研工作，提高檔案管理的科學水準。加大經費的投入比例，二者缺一不可。其五，在單位內部對檔案管理的重要性宣傳力度不夠，造成許多員工都是在工作調動、晉升、評級、辦理退休手續時才想起自己的檔案。平時對檔案管理不聞不問，根本不了解檔案管理的重要性與性質、內容；有的甚至認為檔案管理可有可無。

三、解決檔案管理中存在問題的相關對策

1.建立健全一套科學、規范的檔案管理制度。優秀的檔案管理工作，必須建立嚴格的檔案管理制度。所以，各單位要將建立與完善嚴格的檔案管理制度作為檔案管理工作的重中之重。我們要嚴格依法治檔，加強制度建設，這體現在制度方面的建設不僅是檔案工作的基礎性工作，也是新時期、新形勢對檔案工作的緊迫要求。檔案的規章制度一般包括文件資料收集標準、整理標準、分類規定、文件歸檔制度、保管制度、借閱制度、各類文檔的保密規定、文書檔案分類編號辦法等。我們需要做到的是在日常工作中，嚴格按照規章制度辦事、處理問題，做到有理有據。

2.培養一支具有良好職業道德素質的檔案管理人員隊伍。檔案管理工作專業性強，服務性高，要求工作人員要具有良好的職業道德素質，并且在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面都具有一定的水平。因此，各級各類檔案管理人員要根據工作的需要，努力培養自己具備良好的道德素養。首先，要熱愛自己的本職工作，尊重歷史，尊重檔案、工作作風踏實嚴謹。其次，要具有較強的保密意識。根據工作性質及要求需要，檔案管理人員經常會與政府部門的重要信息接觸，因此，檔案管理人員應當在思想上高度重視，這是評價一個檔案管理人員是否合格的最基本標桿，也是衡量是否符合合格檔案管理人員的義務與職責。

3.加強業務學習，提高自身素質。“學習者強，學習者勝。”當今時代，各種信息瞬息萬變，只有堅持不斷地學習，才能在風云變幻的激烈競爭中保持前進的旺盛動力，檔案管理工作也同樣如此。作為一名合格的檔案工作人員必須刻苦學習，努力鉆研，愛崗敬崗，樂于奉獻，忠于職守。具備檔案管理、勞動經濟、人力資源、歷史、管理、計算機等多方面的知識技能以及良好的職業道德修養。這就要求檔案管理人員必須具備主動學習，勇于開拓，積極向上的態度。一是要開發新思路、樹立新觀念。為了適應當今時代要求，對于檔案管理工作人員的要求不能僅僅是做收集保管工作，更多的應該是在日常的檔案保管工作中，發揮創新意識、創新精神、創新思想，改變檔案工作現在陳舊單一的局面，提高檔案管理工作的效率及社會貢獻率。二是專業技能過關。檔案管理工作人員不僅要對業務的各個流程熟練，而且還對檔案各類載體能夠熟練應用操作。三是要開拓新思維。檔案管理工作看似單一枯燥，其實不然，它需要我們不斷地開拓視野，用新知識、新思想、新理念武裝自己，對新行業、新領域有更深的理解，才能出色地完成檔案管理工作中提出的新挑戰。

4.強化服務意識，提高服務水平。當今社會存在著對檔案管理與檔案管理人員重視度不夠的問題，往往是需要了才想起來，“臨時抱佛腳”。對檔案管理的人力、物力、財力支持度嚴重不足，導致一些檔案管理人員也存在著“做一天和尚撞一天鐘”的問題，學習動力不足，工作積極性不強，滿足于自己已掌握的知識，實際工作中很少或者不習慣將新的技能應用其中，思想陳舊懶惰，不愿花費時間與精力學習和行動。檔案管理工作被局限在接收文件、整理文檔、保管檔案等方面，并沒有完全發揮出檔案應有的關鍵作用。面對當今社會的發展要求，檔案工作應做到盡善盡美，因此，要適應新時代的發展要求，就必須具備新思想、新理念、新方法。這就需要我們以與時俱進的精神，破除舊思想、舊觀念，擺好自己的位置，樹立良好的服務理念，大力提高檔案管理的效率和利用率，在檔案分類、保管檔案類別劃分，以及對檔案及相關重要歷史資料等方面給予足夠的重視，力爭讓檔案管理工作在社會發展大潮流中發揮更大的作用。

5.引進各種人才，利用高科技手段提升檔案管理的科技內涵。“互聯網+”時代給檔案管理帶來了全新的挑戰，在新形勢下，檔案管理工作者勇于擔當，樂于挑戰。要在平凡的檔案管理崗位上作出不平凡的業績，為單位的快速、健康發展盡自己最大的努力。一方面，各單位要積極引進與培養檔案管理人才，讓他們人盡其才，人盡其用，發揮更大的作用；另一方面，要充分利用大數據平臺，通過運用現代技術方法，加強對信息管理和運用，高效地完成檔案管理工作，為高層領導開展決策提供科學、準確的數據。同時，針對本單位在不同時期、不同階段對檔案的各種需求，都能做到“召之即來，來之能用，科學準確，規范有序”。

四、做好檔案管理工作任重道遠

“知之愈深，信之愈篤，行之愈實。”

檔案是一部人類發展的歷史記錄，它關系著廣大人民群眾的根本利益，也關系著一座城市、一個單位的健康發展壯大。新時期新形勢下，檔案更是整個社會共有的寶貴財富，它應該順應社會發展的潮流，為社會所用，使之適應改革開放新形勢的需要，為廣大人民群眾創造出更高的價值。正像習近平總書記所指出的：理想信念是共產黨人的精神之“鈣”。我們要充分認識做好檔案管理工作的重要性，堅持理想與信念，從我做起，從自身做起。切實提高檔案管理工作的水平與實效，強力推進，踏石留印、抓鐵有痕，使之完全適應改革開放新形勢的需要，充分利用“互聯網+”為廣大人民群眾作出更大的貢獻。

參考文獻：

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[2] 葛雪梅.論加強黨校信息化檔案管理的有效途徑.蘭臺世界，2015（12）

[3] 李霄.淺談中職學校檔案管理工作的改進.辦公室業務，2016（2）

（作者單位：內蒙古醫科大學附屬醫院 內蒙古呼和浩特 010050）

[作者簡介：張國光（1973—），男，漢族，碩士研究生，館員]

（責編：若佳）