做好高校畢業生檔案轉遞工作的幾點體會

傅若宇

摘 要： 高校畢業生檔案對畢業生個人今后工作、學習、生活有著重要的作用，畢業生檔案轉遞工作做得好壞與否關系到畢業生的切身利益，應該引起高度重視。作者結合多年檔案轉遞工作實踐，從責任意識到重視轉遞工作中各環節的管理談談自己的幾點體會，有助于把今后畢業生檔案轉遞工作做得更好。

關鍵詞： 高校畢業生 檔案 轉遞

高校畢業生的檔案是畢業生在校學習期間生活及社會實踐的真實記錄，包括畢業生的就業通知書、在校學業成績表、體檢表、各學年的鑒定表、畢業生登記表、黨團材料、獎懲證明及高考錄取信息等原始材料，是唯一能真正證明個人學習經歷的憑證。大學生畢業后在進行擇業、考研、考公務員、資格證申請、結婚等與日常生活或事業發展相關選擇時都需要依據個人檔案做相應證明，特別是就業后轉正，定級、參加勞動保險等，更離不開檔案。正是檔案涉及了畢業生個人今后工作、學習生活的方方面面，所以檔案對畢業生來說非常重要，應該引起高度重視。高校作為畢業生檔案的最后出口，怎樣做到把畢業生檔案完整無誤地轉遞至其應該留存的地方，是高校畢業生檔案管理工作中的重要一環。我結合多年畢業生檔案轉遞工作實踐，談幾點體會。

1.要有較強的責任意識

畢業生檔案轉遞是一項重要而嚴肅的工作，不論是畢業生還是管理者，都要認識到檔案對畢業生個人的重要性，認識到若檔案錯亂或者丟失對畢業生影響的嚴重性，要提高重視程度，增強責任意識。本著對每一個畢業生負責的精神，認真、細致地對待每一個環節，確保畢業生檔案在形成和轉遞中不出任何差錯。

2.要重視轉遞中各環節的管理

首先，要明確畢業生檔案的最終去處，這是要提醒畢業生重視的，在這一環節應注意：（1）在沒有搞清用人單位是否具有人事主管權之前不要把檔案轉入這個單位，應將其落入這個單位所在地的人才交流中心，防止丟失或跳槽時用人單位扣住檔案不放。（2）要詢問清楚用人單位性質，如是國家機關、事業單位、國有企業，他們或他們主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案，其他各類非公企事業單位、各類民營機構無人事管理權，由人才中心實施人事代理接收畢業生檔案。（3）將要在一線城市就業的畢業生，由于落戶困難，多采取人戶分離的就業方式，這樣畢業生的檔案最好先不要落在就業城市，而先行落回畢業生生源所在地，待日后需要調整時也是人事主管部門之間的轉遞，保證不會出現差錯。

其次，整理形成畢業生檔案和轉遞是重要一環：（1）檔案的整理。目前多數院校學生檔案是放在各院系管理的，畢業生檔案形成和轉遞由各院系完成，這樣可以分散壓力，便于管理。我們在檔案管理中采取的是專人專管負責制，任務明晰，責任到人，有利于工作的開展。畢業生檔案轉遞正值畢業季，一方面學生就業急需檔案，另一方面畢業生的很多材料正在形成且分布在多個部門，學生多，材料出來需要一定的時間。這就需要專管老師反復多次去各部門督促，力爭在較短的時間內把畢業生所需的材料全部匯齊，加班加點，集中整理，在此不建議較多人突擊，避免人多事雜忙中出錯。正常應該是由專管老師按專業、班級、學號把畢業生的各種材料按檔案目錄內容分好，流水撿拾，集齊后對照標有畢業生編號、專業、姓名的檔案袋信息，無誤后放入其中。每生如此，依次按專業、班級分別放置。待所有畢業生材料全部裝袋結束后，再統一按學生的轉遞單位開具檔案轉遞通知單，依次放入所開具學生的檔案袋內，并對檔案進行專業、姓名、檔案材料內容及轉遞信總核對，正確后封袋密封。整個過程清晰、有序、不易出現錯誤。（2）檔案的轉遞。在整理畢業生檔案的同時，應把畢業生檔案轉遞的信息按郵政部門的要求采集好，按專業、班級、序號統一發送至郵政EMS終端，由他們打印出所有檔案的轉遞清單。特別值得注意的是，要盡可能把一些諸如單位名稱、地址、接收人、電話、郵編等信息提供準確，以保證郵件能轉遞成功。專管老師要督促郵政部門及時反饋打印出的轉遞清單，并按郵政部門要求裝袋貼單，碼放整齊待郵政收件。在這個過程中也不要忘記再次核對畢業生轉遞信息及專業、姓名，避免張冠李戴，出現錯誤。

最后，在畢業生檔案順利寄出后，要盡快回收郵件轉遞的運單號，及時與輔導員溝通，方便畢業生查詢自己檔案的轉遞實時狀態。

總之，畢業生檔案轉遞是一項重要的工作，它雖不是多么繁雜，難度也不大，但它對畢業生的影響是十分重大的，一點也馬虎不得。多年來我們在檔案轉遞的實際工作中，正是由于重視以上各個環節的工作，在轉遞中未出現過檔案錯亂或丟失的現象，受到畢業生的贊許。因此要做好畢業生檔案轉遞工作，較強的責任意識和耐心是必備的，認真細致是做好工作的關鍵。這是我在多年檔案轉遞過程中獲得的一些體會，也希望這有助于今后把畢業生檔案轉遞工作做得更好。

參考文獻：

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[2]朱愛琴.如何加強高校畢業生檔案管理[J].檔案管理，2010（7）.