淺談如何加強學校檔案管理工作

王瑞珍+張琳

摘要：在學校人才培養過程中，檔案工作顯示出其舉足輕重的作用，它是研究改進、提高教育事業的不可多得的寶貴史料和學校管理工作不可缺少的重要環節。本文主要對如何加強學校檔案管理工作進行探討，以期檔案管理規范化。

關鍵詞：學校檔案管理；加強；工作；培養

學校檔案，是經過檔案工作人員去粗取精后，關于學校各項日常工作中形成的第一手資料，也是學校建設發展、各項工作經驗和教訓的真實寫照。檔案管理是學校管理工作和教育事業極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用，對于學校研究改進以及提高教學質量有著重大的意義，它是衡量學校管理水平的標志。檔案管理工作是一項系統工程，如何采用科學的方法對其進行規范的開發、整理、積累等管理工作，是許多檔案工作人員關注的重要課題，因此，在加強學校檔案管理上主要是做好以下幾方面的工作。

一、培養高素質檔案管理人才隊伍

學校檔案工作是一項基礎性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關重要，檔案管理人員素質高低關乎檔案管理工作的質量。只有進一步提高學校專兼職檔案人員的素質，才能為學校做好檔案管理工作提供人才保障。優秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質、業務素質、知識素質，這三種素質缺一不可。①政治素質，即檔案工作人員要用科學發展觀指導自己的工作，做到愛崗敬業、忠于職守、實事求是。②業務素質，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理人員要精通計算機網絡技術、多媒體技術以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應知識化、信息化迅速發展下檔案信息繁多的新形勢。③知識素質。檔案工作實質上是專業性、服務性很強的工作，因此檔案人員還要掌握相應的科學文化知識，以適應檔案工作發展與需要。為了培養高素質檔案管理人才隊伍，一方面，學校必須要強化檔案管理人員的在職教育、繼續教育，制定相應的培訓計劃。另一方面，學校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對檔案專業知識熟悉和專業技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進學校檔案工作不斷向前發展。

二、實現檔案管理現代化

隨著改革的發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數量越來越多。數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。①加強檔案管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識和科技知識。特別是運用現代化科技手段和先進的管理方法來管理檔案的基本技能。所以，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。②掌握好現代化管理技能并提高綜合素質。以前檔案材料的形成，從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是用手工抄寫為主。而現今電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以全部完成文件的起草、修改、刪減、打印、登記、匯集、統計等工作，使文件的形成、運用、轉換等每個環節同自動化辦公銜接起來。這種現代化科技手段和先進的操作管理技術，都非常需要檔案管理人員去掌握和運用。檔案管理數字化和信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作人員的必然方向。因此，檔案管理工作人員要根據自己的崗位工作，一邊學習一邊操作，并在提高業務素質的同時，注重計算機知識和信息文化的學習，爭取使自己成為信息知識、網絡文化的綜合型檔案管理人才。③利用現代化技術整理檔案。檔案匯集著大量的指示，同時也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作很繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以達到事半功倍的效果。④檔案信息的保密。保密制度作為一項非常重要的工作，在網絡條件下必須根據實際情況準確地把握，在檔案信息直接上網的情況下，必須對用戶權限進行限制。影響集體利益、影響穩定和安定團結、涉及個人秘密的檔案等，都因其合法的權益受到法律保護，都屬于限制利用的范圍。因為檔案信息有別于圖書、資料，有一定的特殊性，所以對網上能查閱的檔案應區分內、外部檔案，不能公開的檔案信息要按保密法嚴格界定使用權限。

三、加強學校檔案信息的開發利用

檔案是客觀反映一個單位工作的真實記錄，是一種重要的信息資源，合理利用這些資源，將為學校工作的開展提供許多便利。一是深層次開發檔案信息資源。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學科研、實驗、調查報告、數據分析、管理模式、經驗教訓、規章制度等方面有用的信息材料，對提升學校管理品位，提高教學質量都將發揮重要的參考作用。可將這些檔案掃描至計算機，利用現代電子技術和通訊設施制作成光盤收藏或專題網頁，通過校園網供教職員工或社會各界利用。二是加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，挖掘得深，是能夠為教職員工提供更好的服務的，是能夠為領導決策提高準確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統編研思路，多編研一些與教育教學有關的價值較高的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關心的熱點問題開發檔案信息資源加以整理匯編。三是加快檔案信息資源以及數據庫和網絡建設。檔案室作為提供檔案信息的重要來源之一，逐步建設成為學校信息系統的一個重要“節點”，這就需要檔案人員改變方式，如逐步由檔案室分類、編目，過渡到運用標準機讀目錄，建立自己的室藏檢索系統和能夠發揮自己室藏特色的數據庫。同時應考慮與網絡技術的兼容與連接，條件成熟便可進入校園網和局域網，將本校的具有特色的檔案信息提供給教職工或社會，實現真正意義上的檔案信息資源共享。

綜上所述，想要做好學校檔案管理工作，首先應該加強意識，規范管理，做好檔案的收集、整理、歸檔工作，學校應重視對檔案進行信息化管理，并且要大力推進現代化建設，提高檔案管理人員素質，使管理手段高效化，檔案工作標準化，只有這樣才可以使檔案價值得以充分體現，達到學校檔案管理的目的。

參考文獻

[1] 曾永青，《加強學校檔案管理的幾點思考》[J]，《教育教學研究》，2011.92.