分析ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制及業(yè)務流程重組的實現(xiàn)

文/尹冬林

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分析ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制及業(yè)務流程重組的實現(xiàn)

文/尹冬林

摘要：ERP系統(tǒng)是一種以信息技術為基礎結合先進管理理念的新型管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)資源的優(yōu)化配置，提高企業(yè)的運行效率。本文對ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制策略及業(yè)務流程的重組方式進行探究，為當前ERP系統(tǒng)的應用提供借鑒。

關鍵詞：ERP管理系統(tǒng)；內(nèi)部控制；業(yè)務流程重組

一、ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制概述

ERP管理系統(tǒng)是一個以信息技術為基礎覆蓋項目、采購、庫存、銷售及客戶等多個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的現(xiàn)代企業(yè)運行管理系統(tǒng)。在ERP管理系統(tǒng)的運行模式下，內(nèi)部控制以保證財物安全性、真實性、完整性及各項業(yè)務流程高效性為主要目的。通常主要通過對企業(yè)環(huán)境、信息溝通、監(jiān)控、控制活動及風險評估5個內(nèi)容來進行企業(yè)的內(nèi)部控制，利用ERP系統(tǒng)在保證企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的同時也對各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的風險進行防范、規(guī)避［1］。該系統(tǒng)成為當前我國各個行業(yè)、企業(yè)中較為常用的管理系統(tǒng)，極大提高了企業(yè)的業(yè)務水平。

二、ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制

（一）動態(tài)評估ERP系統(tǒng)風險

根據(jù)企業(yè)的運行情況，通常需要建立囊括企業(yè)各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的風險評估體系對企業(yè)進行項目實施前、中、后的動態(tài)風險評估。開展動態(tài)評估，需要做到以下：首先，全面完善評估內(nèi)容，評估的內(nèi)容包括企業(yè)負債、負債率、償債能力及現(xiàn)金流等主要方面，結合現(xiàn)行會計政策評估各個業(yè)務流程中存在的錯誤及帶來的風險。其次，辨別、區(qū)分風險。及時收集、分析企業(yè)各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，分析本企業(yè)在生產(chǎn)、銷售等各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的錯誤從而建立符合企業(yè)實際情況的風險庫及風險識別機制，豐富、完善ERP系統(tǒng)的風險種類，提高風險識別的能力。對生產(chǎn)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的風險進行描述、編號、區(qū)分類型并制定風險等級評估。最后，根據(jù)評估的風險類別結合企業(yè)的實際情況制定相應的風險應對措施，選擇承擔、分擔、規(guī)避等方式。

（二）對ERP系統(tǒng)的關鍵控制點進行全面控制

加強ERP系統(tǒng)的關鍵點控制有利于提高ERP系統(tǒng)運行的高效性、安全性。主要的關鍵點為授權審批體系、業(yè)務流程、職責分離機制、權限控制、審計職能、預警監(jiān)控及運維人員管理等［2］。在上述關鍵控制點中，授權審批體系、職責分離機制是保障企業(yè)活動正常開展的基礎，是避免領導層決策失誤的有效方式。業(yè)務流程的控制需要統(tǒng)一模板，避免業(yè)務重疊、職責不清的情況。權限控制則主要針對于數(shù)據(jù)處理方面，要求數(shù)據(jù)輸入規(guī)范性，同時在對數(shù)據(jù)進行操作時要求系統(tǒng)的監(jiān)控下按照一定的操作權限進行，保障數(shù)據(jù)的安全性。審計職能的控制可建立具有多層級的審計分析模型，利用系統(tǒng)來尋找日常管理工作中的漏洞，規(guī)避管理風險［3］。預警監(jiān)控主要是對企業(yè)各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)風險及財務風險的預警，根據(jù)預警可幫助企業(yè)對風險作出有效的規(guī)避。ERP運維人員的控制則需要對人員的行為、職業(yè)道德進行加強管理，如財務人員則保證財務報表、數(shù)據(jù)處理的準確性，避免人為操作失誤帶來的風險。

（三）實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息與溝通的暢通

在企業(yè)運行中，信息收集完整性及溝通通暢性尤為重要。因此，為保障信息與溝通的通暢性，應明確企業(yè)信息、整理、分析及傳遞的方式，制定信息篩選標準。針對不同的類別的信息采用內(nèi)、外網(wǎng)進行溝通，如為與客戶的信息來往等對外信息使用外網(wǎng)，如為財務數(shù)據(jù)等使用內(nèi)網(wǎng)，在保證信息溝通通暢的同時避免溝通渠道擁堵。此外，還需建立發(fā)言人及保密制度。發(fā)言人負責向外界及時公布有效信息，對內(nèi)保證信息的真實性。保密制度則對不同信息、職位進行分級授權管理，保障信息的安全性，維護企業(yè)利益。

三、基于ERP系統(tǒng)的業(yè)務流程重組的實現(xiàn)

（一）企業(yè)管理觀念的重組

為提高ERP管理系統(tǒng)的運行效率，應當對當前的業(yè)務流程管理理念進行更新。首先，從觀念上企業(yè)要接受ERP系統(tǒng)的管理理念并適應ERP系統(tǒng)的運行模式。其次，定期進行ERP系統(tǒng)的培訓，提高各環(huán)節(jié)業(yè)務操作人員對ERP系統(tǒng)的操作水平。最后，將民主集中制思想作為工作指導思想，對于工作中出現(xiàn)的問題及時進行溝通，形成統(tǒng)一的意見，提高企業(yè)的管理水平。

（二）信息處理流程的重建

信息處理流程的重建需要從以下幾個方面來進行。首先，信息收集的建立可通過豐富信息的來源渠道、類型來完成；其次，信息識別，可根據(jù)信息的實效性、重要程度等方面來判定；再次，信息的存儲需要按照軟、硬件數(shù)據(jù)管理制度來進行分類別操作、管理；最后，信息的傳遞需要根據(jù)信息的重要性選擇合適的傳遞方式。以協(xié)同業(yè)務為目的對信息處理方式進行轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)信息處理、溝通的多元化。

（三）業(yè)務流程的重組

業(yè)務流程的重組是對業(yè)務的優(yōu)化，在供應鏈整合思想的指導思想下借助共享數(shù)據(jù)庫技術建立“事件”驅(qū)動、決策模型。首先，對業(yè)務的整合，根據(jù)業(yè)務的運行狀況、收益、可行性進行整合，優(yōu)先發(fā)展效益最優(yōu)的業(yè)務；對于數(shù)據(jù)較多、處理過程復雜的業(yè)務工作則共享數(shù)據(jù)庫。其次，業(yè)務的細分。可按照工作性質(zhì)細分業(yè)務，同一性質(zhì)的工作由同一個團隊負責，避免業(yè)務交叉進行，提高業(yè)務工作的專業(yè)性。最后，業(yè)務部門的框架重組。打破原本一項業(yè)務要經(jīng)過多個部門多流程處理的情況，采用專項處理方式，實現(xiàn)業(yè)務流程的簡化［4］。通過對業(yè)務流程的重組，可提高各個部門的業(yè)務水平，提高工作效率。

參考文獻：

［1］賈曉明.基于（ERP）系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制探討［J］.冶金財會，2015（02）：19-20.

［2］程亮.ERP環(huán)境下業(yè)務流程設置內(nèi)部控制點的思考—以A公司銷售與收款循環(huán)為例［J］.財會月刊，2015（26）：60-63.

［3］楊斌.ERP系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部控制研究［J］.信息系統(tǒng)工程，2014（06）：67-68.

［4］楊守云.論ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制及業(yè)務流程重組的實現(xiàn)［J］.經(jīng)營管理者，2014（34）：227-228.

作者單位：（河南豫光金鉛股份有限公司財務部）