會(huì)計(jì)電算化與手工記賬比較分析

俞開月

[提要] 會(huì)計(jì)電算化是將會(huì)計(jì)的手工處理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理方式，但由于計(jì)算機(jī)存貯容量大、處理速度快等特點(diǎn)，使電算會(huì)計(jì)來源于手工會(huì)計(jì)，又超越手工會(huì)計(jì)，從而使得會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)之間既有許多共同點(diǎn)，又有許多差別。本文就電算會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)進(jìn)行比較，并分析兩者之間的異同點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；手工會(huì)計(jì)；處理；比較

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2016年11月24日

一、會(huì)計(jì)電算化和手工記賬基本概念

（一）會(huì)計(jì)電算化基本概念。會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，其實(shí)就是利用會(huì)計(jì)軟件代替以前的人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過程。

（二）手工記賬基本概念。手工記賬是指純手工進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的處理，人工記賬、算賬和報(bào)賬，這一切是全部依賴于人腦進(jìn)行的。手工會(huì)計(jì)區(qū)別于電算化會(huì)計(jì)，是指不借助計(jì)算機(jī)單純用手工紙質(zhì)做賬的方法，是以前會(huì)計(jì)普遍采用的做賬方法。將來百分之九十的企業(yè)要實(shí)行電算化，手工記賬將逐步淘汰。

二、會(huì)計(jì)電算化和手工記賬基本聯(lián)系

（一）兩者的目標(biāo)一致。兩者的目標(biāo)一致，無論是會(huì)計(jì)電算化還是手工會(huì)計(jì)，它們的最終目標(biāo)是一樣的，都是為了加強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理，提供更準(zhǔn)確、更詳細(xì)的會(huì)計(jì)信息，提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化，參與企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)決策，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）采用的基本理論與方法一致。會(huì)計(jì)理論是會(huì)計(jì)學(xué)科的結(jié)晶，而會(huì)計(jì)方法是會(huì)計(jì)工作的總結(jié)。兩者都要遵循基本的會(huì)計(jì)理論和方法，都采用復(fù)式記賬原理。對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要運(yùn)用“借貸平衡”的原理，編制會(huì)計(jì)分錄，計(jì)入賬戶，再進(jìn)行加工處理，然后編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

（三）基本功能一致。第一步：收集數(shù)據(jù)原始憑證，然后將信息輸入；第二步：將輸入的數(shù)據(jù)和資料存儲(chǔ)；第三步：進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工和處理（如分類、排序、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)和裝訂）；第四步：信息和數(shù)據(jù)的分析和傳遞。

（四）遵循會(huì)計(jì)法規(guī)和制度一致。會(huì)計(jì)法規(guī)是進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的法律依據(jù)。會(huì)計(jì)準(zhǔn)則是指導(dǎo)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范。無論是會(huì)計(jì)電算化還是手工會(huì)計(jì)，都必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的各項(xiàng)會(huì)計(jì)法規(guī)和準(zhǔn)則，盡可能地杜絕會(huì)計(jì)工作中的漏洞和失誤。

（五）對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保存要求一致。會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要史料和證據(jù)。我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管和銷毀都有明確的規(guī)定，各單位必須嚴(yán)格按照規(guī)定來執(zhí)行，違反規(guī)定的將會(huì)受到法律的制裁，由此可見，我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度很高。所以，無論是會(huì)計(jì)電算化還是手工會(huì)計(jì)，都必須妥善保管會(huì)計(jì)檔案，特別是會(huì)計(jì)電算化大部分的檔案物理介質(zhì)都發(fā)生了變化，由手工會(huì)計(jì)下的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案變成了磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，備份的消失和復(fù)制都很容易，這就要求有更加科學(xué)的方法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管。

三、會(huì)計(jì)電算化與手工記賬的區(qū)別

（一）系統(tǒng)初始化設(shè)置不同。手工會(huì)計(jì)的初始設(shè)置相對(duì)簡(jiǎn)單，包括會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、開設(shè)總賬、登錄余額等，而會(huì)計(jì)電算化不同，它的初始設(shè)置比較麻煩，主要有財(cái)務(wù)軟件會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安裝，賬套的設(shè)置、權(quán)限的設(shè)置、會(huì)計(jì)科目及代碼的建立、初始余額的錄入、報(bào)表的名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。

（二）科目的設(shè)置和使用不同。手工會(huì)計(jì)將賬戶分為總賬和明細(xì)賬，明細(xì)賬大多可以設(shè)置到三級(jí)科目，再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要，科目的設(shè)置和使用一般為中文。而會(huì)計(jì)電算化中，有的財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)可以將科目設(shè)置到六級(jí)，而且在使用科目時(shí)只需輸入該科目的代碼即可，不要求輸入該科目的中文名稱，在顯示或打印時(shí)，會(huì)同時(shí)看到科目代碼和科目的中文名稱，大大減輕了會(huì)計(jì)的工作量。

（三）運(yùn)算工具不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)運(yùn)算工具是算盤或電子計(jì)算器等，計(jì)算過程每運(yùn)算一次要重復(fù)一次，由于不能存儲(chǔ)運(yùn)算結(jié)果，人要邊算邊記錄，工作量大，速度慢。電算化會(huì)計(jì)的運(yùn)算工具是電子計(jì)算機(jī)，數(shù)據(jù)處理由計(jì)算機(jī)完成，能自動(dòng)及時(shí)地存儲(chǔ)運(yùn)算結(jié)果，人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所希望的信息。

（四）信息載體不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)所有信息都以紙張為載體，占用空間大，不易保管，查找困難。電算化會(huì)計(jì)除了必要的會(huì)計(jì)憑證之外，均可用磁盤、磁帶做信息載體，它占用空間小，保管容易，查找方便。

（五）賬簿規(guī)則不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)規(guī)定日記賬、總賬要用訂本式賬冊(cè)，明細(xì)賬要用活頁(yè)式賬冊(cè)；賬簿記錄的錯(cuò)誤要用化線法和紅字法更正；賬頁(yè)中的空行、空頁(yè)要用紅線劃消。電算化會(huì)計(jì)不采用傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)中的一套改錯(cuò)方案，凡是登記過賬的數(shù)據(jù)，不得更改（當(dāng)然還是要輔以技術(shù)控制），即使有錯(cuò)，也只能采用輸入“更改憑證”加以改正，以留下改動(dòng)痕跡。對(duì)需要打印的賬頁(yè)的空行、空頁(yè)可以用手工處理。

（六）賬務(wù)的處理程序（會(huì)計(jì)核算形式）不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)處理賬務(wù)的程序有4種，但都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄與計(jì)算的根本弱點(diǎn)，伴之而來的是人員與環(huán)節(jié)的增多和差錯(cuò)的增多。成熟的電算化會(huì)計(jì)的賬務(wù)處理程序用同一模式來處理不同企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，成本核算程序以軟件固化形式在計(jì)算機(jī)里，從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表的過程都由計(jì)算機(jī)處理完成后，任何要求的輸出都能得到滿足。

（七）會(huì)計(jì)工作組織體制不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)組織工作以會(huì)計(jì)事物的不同性質(zhì)作為制定的主要依據(jù)；電算化會(huì)計(jì)組織體制以數(shù)據(jù)的不同形態(tài)作為制定的主要依據(jù)。

（八）人員不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)中的人員均是會(huì)計(jì)專業(yè)人員，其中的權(quán)威應(yīng)是會(huì)計(jì)師；電算化會(huì)計(jì)中的人員由會(huì)計(jì)專業(yè)人員、電子計(jì)算機(jī)軟件、硬件及操作人員組成，其中權(quán)威應(yīng)為掌握電算化會(huì)計(jì)中級(jí)的會(huì)計(jì)師。

（九）內(nèi)部控制方式不同。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)憑證的正確性，一般從提要、內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額、會(huì)計(jì)科目等項(xiàng)目來審核；對(duì)賬戶的正確性一般從三套賬的相互核對(duì)來驗(yàn)證；還通過賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符等內(nèi)部控制方式來保證數(shù)據(jù)的正確，堵塞漏洞。電算化會(huì)計(jì)由于賬務(wù)處理程序和會(huì)計(jì)工作組體制的變化，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼由原會(huì)計(jì)人員進(jìn)行外，其余的處理都由計(jì)算機(jī)部門負(fù)責(zé)。內(nèi)部控制方式部分被計(jì)算機(jī)技術(shù)替代，由手工控制轉(zhuǎn)為人機(jī)控制。

以上種種區(qū)別，集于一點(diǎn)，就是由于電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式的改變，引起了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)各個(gè)方面的變化，這一變化將使得系統(tǒng)功能更為加強(qiáng)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更為合理，系統(tǒng)管理更為完善。

四、會(huì)計(jì)電算化對(duì)手工記賬的影響

（一）對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響。現(xiàn)在的企業(yè)在建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供的信息全面、能夠及時(shí)對(duì)高層人員進(jìn)行相應(yīng)的提醒，因而大大提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，改變了會(huì)計(jì)工作的面貌，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境、會(huì)計(jì)職能發(fā)生了很大的變化?，F(xiàn)時(shí)會(huì)計(jì)的基本職能是核算和監(jiān)督，會(huì)計(jì)管理的主要范疇局限在對(duì)會(huì)計(jì)事項(xiàng)本身的記賬、算賬和審核上。企業(yè)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營(yíng)管理后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)職能必然相融合，形成高度發(fā)達(dá)的管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能將向全方位拓展：一是要為企業(yè)外界的需求者提供信息；二是要滿足企業(yè)內(nèi)部管理的需要；三是為促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展服務(wù)。會(huì)計(jì)管理將進(jìn)入全面信息化時(shí)代。與以往的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相比較，未來的網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)電算化兼有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理層、信息管理層、會(huì)計(jì)決策層與決策支持層在內(nèi)的多層次網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)在現(xiàn)實(shí)資金流量管理的同時(shí)進(jìn)行物流管理，真正實(shí)現(xiàn)購(gòu)銷存業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)監(jiān)控的一體化管理，成為企業(yè)管理中最有效的決策支持系統(tǒng)。財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性和實(shí)用性將得到較大提高。

（二）對(duì)初次確認(rèn)和再次確認(rèn)的影響。在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)中，我們?cè)诮佑|到這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)首先應(yīng)進(jìn)行初次確認(rèn)，即將經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息，看這些發(fā)生的業(yè)務(wù)是否能用貨幣進(jìn)行貨幣計(jì)量則進(jìn)入會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)。如果不能用貨幣進(jìn)行計(jì)量則摒棄。初次確認(rèn)之后會(huì)計(jì)人員還必須根據(jù)管理者的需要，確認(rèn)哪些賬簿資料中哪些內(nèi)容應(yīng)列入財(cái)務(wù)報(bào)表，或是在財(cái)務(wù)報(bào)表中解釋多少財(cái)務(wù)資料。對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行加工、提純、濃縮或者是加以擴(kuò)充和重新歸類等。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，我們也應(yīng)該根據(jù)原始憑證這一載體，進(jìn)行初次確認(rèn)和再次確認(rèn)，將原始的經(jīng)濟(jì)信息轉(zhuǎn)化成我們需要的會(huì)計(jì)信息。

（三）對(duì)記賬憑證的影響。在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)中，會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核后的原始憑證進(jìn)行分組登記，當(dāng)此筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為貨幣資金收入時(shí)將其登記入收款憑證，當(dāng)原始憑證反映該筆業(yè)務(wù)為貨幣支出項(xiàng)目時(shí)，將其登入付款憑證。轉(zhuǎn)賬憑證是用來反映與貨幣資金收付無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，根據(jù)有關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填列。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的記賬過程也是一個(gè)虛過程，因?yàn)椴]有生成實(shí)際的賬。“記賬”就是將前憑證庫(kù)文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標(biāo)識(shí)或者另外形成一個(gè)賬后憑證庫(kù)文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對(duì)其修改。如果有錯(cuò)誤，只能采用類似于手工會(huì)計(jì)下的紅字沖銷法，通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時(shí)不登記日記賬、明細(xì)賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時(shí)再采用瞬間成賬的做法：根據(jù)科目余額庫(kù)文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫(kù)文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，當(dāng)即形成所需要的“賬簿”，并予以輸出。同時(shí)，這種瞬間成賬的方式也便于會(huì)計(jì)報(bào)表瞬間形成成為可能。至于很多會(huì)計(jì)軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣，即只有記賬才能查詢和打印。

（四）對(duì)賬簿設(shè)置規(guī)則的影響。賬簿作為存放經(jīng)分類匯總的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體，是一個(gè)承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶。手工會(huì)計(jì)離開賬簿，其報(bào)表的編制便成了無本之木、無水之魚、賬簿只是賬簿的外表形式，賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。在手工會(huì)計(jì)中，要為會(huì)計(jì)六大要素分別設(shè)置資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、利潤(rùn)收入、費(fèi)用等六大類賬戶，并要設(shè)置總分類賬和不同的明細(xì)分類賬。手工會(huì)計(jì)規(guī)則規(guī)定的日記賬、總賬要使用訂本賬冊(cè)，明細(xì)賬要使用活頁(yè)式賬冊(cè)，通過若干個(gè)賬套來實(shí)現(xiàn)相互牽制，相互核對(duì)的目的。有借必有貸，借貸必相等在這個(gè)復(fù)試記賬法的記賬規(guī)則下，同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須同時(shí)在兩個(gè)或者兩個(gè)以上的賬戶中反映該筆業(yè)務(wù)的來龍去脈，手工會(huì)計(jì)下我們必須根據(jù)記賬憑證將這些業(yè)務(wù)逐一記錄相應(yīng)的賬簿中。

五、結(jié)論

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展的一個(gè)歷史性的飛躍。會(huì)計(jì)電算化極大地減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性，為用戶提供及時(shí)準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，有助于加強(qiáng)管理，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力；能有效地減輕會(huì)計(jì)工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們從簡(jiǎn)單重復(fù)而又無味的記賬算賬中解放出來，以更多的精力從事更主要的管理和決策工作，從而提高會(huì)計(jì)人員的地位。大力推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程，可以加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理與資金監(jiān)控，從而提高資金使用效率和降低資金風(fēng)險(xiǎn)，并且還可以推動(dòng)其他各項(xiàng)管理。特別是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的快速更新和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與發(fā)展，更對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化提出更新更高的要求。我國(guó)企業(yè)和會(huì)計(jì)軟件商家應(yīng)聯(lián)合起來，消除一切影響會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的不利因素，推進(jìn)我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展。

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