淺談Excel在會計工作中的應用

吳連香

【摘 要】計算機的發明改變了這個社會的生活，使人類的生活提高一個階層。計算機對于人來說，提高了工作效率，也使工作變得簡單。Excel得到了會計人員的喜歡。本人對Excel的應用范圍、日常使用、應該注意的問題做了簡述。

【關鍵詞】Excel 會計 函數

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2016.12.033

計算機的發明是人類的一項偉大工程，不僅改變了人類的生活，而且給人類的生活帶來了巨大的改變。計算機給人類最大優點就是節省大量的勞動力，讓很多復雜的工作變得簡單。Excel作為專門處理數據的一款軟件，很容易受到會計工作人員的喜歡，簡單易學。那么，Excel這款軟件都適用于會計的哪些范圍？在會計工作中能解決什么樣的實際問題？使用Excel對會計工作者有什么要求呢？在本文中將對以上問題進行一一陳述，做出詳細的解答。

一、Excel的應用范圍

Excel是微軟公司開發的一款常用的辦公軟件，這款辦公軟件不僅僅具備計算、排列、篩選、標記等多種功能，而且可以處理一些日常生活中簡單的數據。會計工作者就是每天都要跟大量的數據打交道，他們的主要工作的內容就是：處理大量的數據，包括每個月的工資核算，員工補助的核算，公司員工的報銷、稅收等等。Excel數據處理軟件是對會計工作十分有用、易學易用的一個軟件，可以幫助會計工作者快速對數據進行處理，并且處理起來比較方便、易懂。

二、Excel在會計日常工作中的使用

（一）基本的工資核算

會計人員的工作，最主要的一部分就是公司員工工資的核算，是最重要的內容，也是每個月必須完成的工作。工資不僅涉及到員工的利益，也涉及到公司的利益，如果出了差錯，給員工和公司都會帶來一些不必要的麻煩，也給自己的工作帶來一些負擔。因此，工資的核算一定要準確、明亮。員工利用Excel制作工資表，不僅僅可以達到方便瀏覽、盡量避免出現計算錯誤的主要目的，而且可以減少會計人員的工作量。由于Excel中已經設置好了一些基本的工資格式，會計工作人員可以根據自己的工作內容進行相應的調整。例如想在第一行輸入了“****工資表”的字樣，就可以將第一行表格進行選中，然后在常用工具欄中選擇“合并居中”的按鈕，這些單元格就可以合并為一個大的單元格，在里面敲上“****工資表”就可以了，這些字會自動居中。然后在下面的表格中可以按需要分別寫上員工的相關信息，比如員工編號、員工性別、所在部門、工作天數、工資總額等。大多數的員工的工作天數是全勤的，但也會有一部分員工會有請假的情況，造成與別的員工的不同，為了便于查看，可以將這些請假員工的工作天數用“紅色”來表明，具體步驟：將所要標記的單元格選中，然后在上面的工具欄中選擇字體顏色為“紅色”，就可以了。利用Excel，工資表的各項內容可以做出標記，利于會計核算，不會出現錯誤。

（二）報銷單的核算

Excel的另一個強大功能就是對數據的核算，將數據輸入之后，利用相應的操作工具進行操作，就能得出相應的結果，這種計算方法就避免了人工計算有可能多算一個或者少算一個的可能，達到準確無誤。在員工進行報銷的時候，會計人員都必須對報銷的款項進行逐一的核算，這時就可以充分利用Excel的強大功能。將報銷的各項名稱按照相應的順序輸入之后，再輸入各個報銷項的相應金額，注意的是這幾項所要報銷的金額要輸入在同一行或者同一列之中，將數據輸入之后，用鼠標左鍵將這些數據全部選中，然后點擊工具欄中的“求和”標志，在這些數據的下一個單元格中就會出現這些數據的和。利用Excel計算的數據時間快、準確度高。

三、會計工作者使用Excel的注意事項

Excel雖然操作簡單，但是對于不熟悉計算機操作的人員而言，也是不那么容易的事情，使用Excel操作就會不那么容易了。像Excel中的一些輸入規則、標記規則、計算方法、函數、公式等等，都需要一定的計算機操作基礎，來保證使用的正確性和可行性。近些年畢業的會計專業人員在計算機上的操作水平都提高得非常快，在Excel上操作上一般不會出現大的問題。但是對年紀較大的老會計而言，對電腦不熟悉，對軟件熟悉度為零，對Excel的操作技能基本為零。這些老會計使用起來就會覺得麻煩了。企業應該對這些老會計進行培訓，讓他們掌握Excel的基本操作和相應的操作技巧，多使用多操作。也可以采取集中培訓的方式，聘請相關的專家進行Excel的操作講解、應用；另外，還可以讓企業中的一些優秀的年輕員工幫助老會計，在最短的時間里學會Excel的操作。這樣不僅可以相應提高員工工作效率，同時還能夠很好的改善員工之間的良好關系。

與此同時，計算機技術還在日新月異的發展，新技術、新發明不斷的更新、強大，Excel的更新換代也很快，功能也會越來越完善，對員工的要求也會更高，新版的Excel會在原來基礎上增加一些功能或者進行功能的改進，便于人們的操作，所以需要員工要不斷的學習使用相應的操作，從會到熟練，最后到精通。所以會計人員應該及時更新自己的Excel版本，及時學習應用最新版本的Excel，讓Excel為自己的工作服務，提高工作效率，提升工作質量。

最后，提醒使用Excel的會計人員也包括所以使用計算機的人員，一定要注意及時的進行文件的保存。在計算機的操作過程中，有時會出現電腦自動關機或者突然斷電等情況，如果出現了意外情況，電腦中的文件就會消失，所做的努力就白費了。所以在進行Excel操作時，一定要及時保存，或者在電腦中設置自行保存，避免重要文件的丟失。

總之，社會在發展，科技在進步。計算機的出現、互聯網的產生，都改變了我們的生活方式，讓人們的生活、工作更便捷，也讓我們的工作效率提高了，生活水平上升了。計算機的功能完善，強大的功能，不但可以快速處理各類的文字、數據、圖片等等，還可以制作視頻、動畫等，并且廣泛應用于工作中的各個領域。計算機中處理數據的軟件也有很多，五花八門，功能齊全，其中也有很多專門的軟件，比如超市處理數據會有專門的收銀機，財務部門處理大量數據會有專門的財務軟件。這些軟件的發明和應用都縮短了人們的工作時間，提高了工作效率。目前，Excel廣泛應用于中小企業的會計部門，為這些會計人員的工作提供了很多便利。當然，Excel并不能解決所有會計工作中的問題，也存在著一些操作上的弊端，但是隨著科學技術的進步，計算機功能的不斷完善，Excel的功能也會進一步的完善，為用戶提供更好的服務。科學技術是第一生產力，科學的發展必將帶來經濟的發展，帶來生活的改變。

參考文獻

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